מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

249

4.17 בגין 50% מהפניות, לא הוקפד על הטבעת תאריך קבלת הפניה בחותמת נתקבל, כמו כ ן, לא התקבל תיעוד למועדים נוספים בפניה (כגון מועדי שליחת מכתבי הודעה בגין הפניה לצדדים) ועל כן לא ניתן לבחון את זמני הטיפול. 4.18 לעניין מועדי שליחת המכתבים לצדדים: עבור 4 מקרים שנדגמו, הפניה לנילון נעשתה מעל 100 ימים מקבלת הפניה וקליטתה במערכת. עבור 2 פניות נוספות, נשלחה הודעה לצדדים (המתלונן והנילון) כי הפניה נסגרת בשל היעדר אסמכתאות לטענות מהמתלונן (לאחר שנעשתה פניה למתלונן לקבלת ההשלמות ולא נענתה). 4.19 הואיל והמערכת הישנה לא תומכת באפשרות ביצוע מעקב ממוכן והתראות על חריגות מזמני טיפול וכן הפקת דוחות בקרה, כל המעקב אחר חריגים, מבוצע באופן ידני. 4.20 השלמות מדגם – :2023 השלמת מדגם של הטיפול בפניות משנת 2023 , נערכה בעקבות התובנה, שהצגת הממצאים לתקופה קודמת מתחייבת לצורך מתן ביטוי נאות של ההתקדמות המשמעותית בטיפול הוועדה בפניות, כפי שבא לביטוי בדוח הביקורת הנ"ל ובדוחות הוועדה עצמה. ואכן, ממצאי המדגם הצביעו על שיפור ניכר, כפי המודגם להלן:

מועד שליחת מכתב הודעה על קבלת התלונה למתלונן

ימים מקבלת התלונה, עד להעברתה לבדיקה ראשונית

ימים מקליטת במג'יק ועד העברה להתייחסות הנילון

מועד שליחה לנילון לתגובה מקדמית

מועד הקמת התלונה במג'יק

מועד קבלת הפניה במחוז

מספר סידורי לשנה

מס"ד שנה

0

05/01/2023 05/01/2023

0

05/01/2023 05/01/2023

18

2023

1

11

02/02/2023 13/02/2023

0

02/02/2023 02/02/2023

106

2023

2

1

06/03/2023 07/03/2023

1

06/03/2023 06/03/2023

323

2023

3

18/04/2023 17/12/2023 כ- 8 חודשים*

1

17/04/2023 17/04/2023

335

2023

4

0

08/05/2023 08/05/2023

0

08/05/2023 08/05/2023

394

2023

5

■ כעולה מהטבלה, זמני הטיפול בפניות שנדגמו משנת 2023 , בהתייחס להעברתן לבדיקה ראשונית, עמד על כיום אחד (טופלו ביום קבלתן או ביום למחרת).

לא נמצאו בעיות בתיעוד המועדים במערכת החדשה.

■

■ בהתייחס לזמני הטיפול בפניות לעניין שליחתן לנילון לקבלת תגובה מקדמית, נמצא ב- 4 מתוך 5 מקרים, הזמן שחלף עמד על פחות מ- . 14 ימים ■ במקרה אחד (מס"ד 4 ) חלפו כ- 8 חודשים בטרם העברת התלונה להתייחסות הנילון. מבדיקת הביקורת עלה כי ביום 18/4/23 (יום לאחר קבלת התלונה) נעשתה פניה למתלוננת עם קבלת הפניה על מנת שתסיר מהתלונה פרטי מידע רגישים. בין התאריכים 18/4/23-17/12/23 הוועדה לא ביצעה פניה יזומה אל המתלוננת. ביום 17/12/23 נשלחה תזכורת למתלוננת כי עליה לשלוח תלונה מתוקנת או שפנייתה תיסגר. לשאלת הביקורת באשר לסיבה להתארכות לוחות הזמנים במקרה זה נמסר כי, התלונה עלתה במסגרת התלונות הפתוחות בדוחות הבקרה המבוצעים אחת