מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

מבקר לשכת עורכי הדין בישראל דוח שנתי 2023

אמיר ויזל

מבקר הלשכה ונציב פניות הציבור

30 אוקטובר 2024

2

תוכן

1 . דבר ראש הלשכה 3 2 . דבר מנכ"ל הלשכה 4 3 . דבר יו"ר ועדת הביקורת 5 .4 מכתב מלווה 7 .5 ריכוז כרונולוגי של דוחות הביקורת 14 2020-2024

6 . ועדת הביקורת 16 2023 7 . עיקרי דוחות הביקורת 23

- 1/23 תקבולים ודמי חבר. 24 - 2/23 ועדת אתיקה צפון - מעקב יישום המלצות 27 - 3/23 ועדת אתיקה מרכז - מעקב יישום המלצות. 29 – 4/23 מינוי בוררים 31 – 5/23 ועדת אתיקה – מחוז תל אביב 32 - 6/23 בית הדין המשמעתי מחוז תל אביב 35 - 7/23 ועדת אתיקה – מחוז דרום 36 - 8/23 בית הדין המשמעתי – מחוז דרום 37 – 9/23 מחוז ירושלים) + שכר ודיני עבודה (לשכה 38 – 10/23 דוח שנתי פניות הציבור 39 2023 6 . בעיות מרכזיות 42 א. נהלים 42 ב. מערכות מידע 46 7 . תמצית ממצאים והמלצות 48 8 . פירוט הדוחות 80 2023 תקבולים וגביית דמי חבר 81 ועדת אתיקה מחוז צפון – מעקב יישום מעודכן ( 102 )2021 ועדת אתיקה מחוז מרכז– מעקב יישום מעודכן ( 126 )2021 מינוי בוררים 147

ועדת אתיקה תל אביב (משנת 203 )2021 בית הדין המשמעתי – מחוז תל אביב 257 פעילת ועדות האתיקה – דרום 276 פעילות מזכירות בתי דין – דרום 319 תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש –

ירושלים + לשכה 343

דוח פניות הציבור 369 2023

נספחים 399 א. נספח – 1 נוהל המבקר הפנימי 400 ב. נספח - 2 נוהל טיפול בתלונות (אתיקה – נוהל חדש) 408 ג. נספח - 3 סמכויות ודרכי פעולה של נציב פניות הציבור בארגונים שונים 414

3

דבר ראש הלשכה

חברות וחברים יקרים,

אני מתכבד להציג בפניכם את דו"ח מבקר לשכת עורכי הדין לשנת 2023 . הדו"ח המפורט מסכם, בין היתר, את פעולות הביקורת הפנימית בלשכה לשנת 2023 וכן פעולות שבוצעו על ידי ועדת הביקורת של הלשכה והמועצה הארצית במשך שנת הדו"ח, לרבות, דוחות מבקר שבוצעו במהלך שנה זו, אך פורסמו לאחריה. קיום ביקורת פנים אפקטיבית, אמינה ובונה מהווה לשיטתי, דרך מיטבית להביא להגברת השקיפות והמינהל התקין מחד, ולשיפור התרבות הארגונית והשירות שניתן על ידי הלשכה לציבור עורכי הדין מאידך. לפני כשנה התקיימו הבחירות למוסדות הלשכה, בהם נבחרתי להוביל את הלשכה ולייצבה לאחר שנים לא פשוטות. תוצאות הבחירות היו חד משמעיות ובמסגרתם הביע ציבור עורכי הדין את עמדתו באופן חד וברו. כן לשלטון החוק, כן לדמוקרטיה וכן לעצמאות מערכת המשפט. חלק בלתי נפרד ממימוש שלושת הערכים הללו, מצוי בקיום ביקורת פנימית בלשכה, באופן ישר, שקוף וגלוי, וכך בכוונתי לנהוג. דו"ח המבקר השנה שם דגש על 2 תחומים רב שנתיים, והם: תחום האתיקה ותחום המיחשוב. בכל הקשור לזה האחרון, אני שמח שהוא מגיע בד בבד עם השקתו של אתר הלשכה החדש בחודש אוגוסט 2024 , אתר עליו עמלנו רבות והכל לטובת שיפור השירות והשקיפות עבור ציבור עורכות ועורכי הדין.

הדו"ח שלפניכם מעיד כי ללשכת עורכי הדין יש את היכולת והכלים לבדוק ולבחון את עצמה, תוך קיום ביקורת פנים ארגונית ראויה הכוללת שיתוף פעולה בתוך הלשכה עם הליכי הביקורת.

בהזדמנות זו לברך ולהודות לוועדת הביקורת היוצאת בראשות עו"ד רחל לויתן ולאחל בהצלחה לוועדת הביקורת החדשה שמונתה בראשית שנת 2024 , בראשותם המשותפת של עו"ד נור רסלאן (מ"מ יו"ר הוועדה הקודמת) ועו"ד רועי ברזילי , אשר נכנסו לנעליה של ועדה מקצועית ומסורה. בכוונתי לדאוג לכך שגם בקדנציה הקרובה יימשך שיתוף הפעולה בתוך הלשכה עם הליכי הביקורת. אני רוצה להודות על כתיבת הדו"ח למבקר הלשכה, מר אמיר ויזל, לחברי ועדת הביקורת היוצאת ולמנכ"ל הלשכה, עו"ד איתי שונשיין על עזרתם בביצוע הביקורת והוצאתה מהכוח אל הפועל.

אנו נעשה מאמצים כדי שמסקנות הדו"ח יופנמו בהקדם ויובילו לשיפור עבודת הלשכה לטובת כלל ציבור עורכי הדין.

בברכה,

עמית בכר, עו"ד ראש לשכת עורכי הדין

4

דבר מנכ"ל הלשכה

דו"ח הביקורת השנתי 2023 של מבקר הפנים של לשכת עורכי הדין הועבר לעיוני ולהתייחסותי.

מדובר בדו"ח חשוב המהווה המשך ישיר לעשייה הרבה שנעשית בלשכה בנושא ביקורת הפנים והתרבות הפנים- ארגונית. והכל, לצורך קבלת ביקורת בונה ואמיתית לשיפור תהליכים ארגוניים ולהפקת לקחים אשר יובילו את הארגון קדימה.

הנהלת לשכת עורכי הדין וחברי מנגנון הלשכה משקיעים רבות בשיפור המערך התפעולי של הארגון., תוך שימת דגש על קיומו של שיתוף פעולה בין כלל הגורמים הרלוונטיים לקידום נושא זה. בהתאם, השקיעה וממשיכה להשקיע הלשכה זמן ומשאבים במטרה לוודא כי פעולות המערך האדמיניסטרטיבי בארגון מתבצעות באופן שקוף ותקין, שירותי ויעיל, תוך הקפדה על הנחיות החוק. השנה, הקדשנו תשומת לב רבה לקידום תפקידי הליבה של הלשכה. זה המקום להדגיש, שלעבודת הביקורת שמור תפקיד חשוב וחיוני להשרשת תרבות ארגונית תקינה, ראויה ושקופה ושמירה על רציפות פעילותם של הגופים המבקרים הינה משמעותית ביותר. כמנכ"ל הלשכה, אני סבור כי מערך ביקורת פנימית אפקטיבי, הינו גורם מסייע הכרחי במאמצי הנהלת הלשכה להביא לשיפור מתמיד של הארגון. בהתאם, יצירת תרבות ארגונית בנושא זה איננה עניין של מה בכך. אך לשמחתי, הצלחנו לעמוד במשימה בצורה מיטבית וזו הזדמנות טובה להודות למבק ר הלשכה, מר אמיר ויזל ולחברי ועדת הביקורת היוצאת של הלשכה, על הקמת התשתית המקצועית, עבודת הביקורת בתנאים דוחקים לעיתים ועל כתיבת הדו"ח המפורט לשנת 2023 , המוגש בזאת. עוד אבקש להודות ולאחל הצלחה רבה לוועדת הביקורת החדשה של הלשכה שמונתה בראשית שנת 2024 , בראשותם המשותפת של עו"ד נור רסלאן (מ"מ יו"ר הוועדה הקודמת) ועו"ד רועי ברזילי .

בימים אלה, החשיבות לביצוע ביקורת מקבלת משנה תוקף, ולטעמי יש בה לתרום תרומה מיידית לשיפור עבודת הלשכה על מחוזותיה ואגפיה, לרבות בבניית יסודות ארגוניים ותפעוליים חיוניים להמשך פעילותה של הלשכה בעתיד.

לפני סיום, אבקש להודות לראש הלשכה , עו"ד עמית בכר על הסיוע בנושא ועל החשיבות שהוא מייחס לביקורת פנים ולהבנה המשותפת כי יש בביקורת זו כדי לטייב את השירות שניתן לציבור עורכות ועורכי הדין.

בברכה,

עו"ד איתי שונשיין, מנכ"ל לשכת עורכי הדין

5

דבר יו שבי ראש ועדת הביקורת

לפני כחמש שנים התחיל מהפך בפעילות מערך הביקורת הפנימית בלשכת עורכי הדין. התהליך החל עם מינוי ועדת ביקורת פעילה ומינוי מר אמיר ויזל כמבקר פנים בלשכה. נערכו סקר סיכונים ותכנית ביקורת רב שנתית שמסתיימת בסוף 2024 . פורסמו עשרות דוחות ביקורת של מבקר הפנים, הוגשו ונדונו בוועדת הביקורת של הלשכה, שדיווחה למועצה הארצית ובנסוף פרסמו דוחו"ת רבים מטעם ועדת הביקורת שהוגשו למועצה הארצית ופורסמו באתר הלשכה.

בשנה זו סקרה הוועדה מספר רב של דוחות סופיים שהוציא המבקר. כן נמסר כי במהלך שנה זו התחיל המבקר בבדיקות של נושאים נוספים, שהדוחות בגינם יסתיימו בשנת 2024 , בהתבסס על תכנית הביקורת.

עבודת הביקורת נעשית בשיתוף פעולה מלא עם ועדת הביקורת. וועדת הביקורת ומבקר הפנים סייעו לקידום תהליכים כגון הרביזיה במערך האתיקה ותהליכים רבים נוספים. אין ספק שהפעילות המבורכת של המבקר מאפשרת להציף נושאים החייבים בתיקון ולוודא שתיקונים אלו מתבצעים.

הוועדה מברכת את המבקר על המשך פעילותו הענפה במהלך שנת 2023 ועל הדו"ח המקיף של פעולותיו בשנת 2023 .

עו"ד רועי ברזילי

עו"ד נור רסלאן

יו"ר ועדת ביקורת (משותף)

יו"ר ועדת ביקורת (משותף)

6

30.10.24

לכבוד: עו"ד עמית בכר ראש הלשכה

שלום רב

הנדון: דוח המבקר השנתי 2023

בהתאם לסעיף 19 ו(ה) לחוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א – 1961 , תיקון תשע"ו, 1 (להלן: "חוק הלשכה") הנני מתכבד להגיש לכם בזה דין וחשבון על פעולות הביקורת בשנת 2023 . במתכונתו זו, מוגש הדוח בשנה הרביעית . הוא מהווה חלק ממערך הביקורת הפנימית של הלשכה, שהוקם במהלך ( 2019 מינוי ועדת הביקורת ) והמשכו במינוי מבקר הלשכה ( .)1.1.20 פעולות המבקר בלשכה מתבססות על חוק הלשכה וחוק הביקורת הפנימית ( 1992 ), וכן, על ההנחיות המקצועיות של לשכת המבקרים הפנימיים בישראל, על נוהל המבקר הפנימי של הלשכה ועל נוהל ועדת הביקורת, שאושרו רשמית ע"י המועצה בישיבתה מיום 30.3.22 2 הדוח מסכם את פעולות הביקורת הפנימית בלשכה לשנת 2023 , כולל דוחות שבוצעו במהלכה, אך פורסמו לאחריה, וכן, הפעולות הרלוונטיות של ועדת הביקורת ושל המועצה ה ארצית בענייני ביקורת במשך שנת הדוח. כמו כן, משלים הדוח את פעולות הביקורת להשלמת הנושאים מתוכנית 2023 שבוצעו במהלך ,2024 אך לא הסתיימו עד לסוף .2023

כמתחייב, נדונו דוחות הביקורת בוועדת הביקורת, ותמצית החלטותיה מובאות במצורף לתמצית הממצאים וההמלצות, שלהלן.

ועדת ביקורת חדשה

פעילותה של ועדת הביקורת מתבססת על סעיף 10 א לחוק הלשכה 3 . עקב תקופת הבחירות וסיום הקדנציה של ועדת הביקורת הקודמת, היא קיימה במשך תקופת הדוח - שנת 2023 -רק 3 ישיבות, אך במהלך המחצית הראשונה של 2024 שלאחריה, כבר קיימה ועדת הביקורת החדשה 9 ישיבות, במטרה לגשר על הפער. בישיבות אלו דנה הוועדה בדוחות הביקורת משנת 2023 , ביצוע ובניית תוכניות העבודה, וכן בעריכת סקר סיכונים חדש ומיכרז למיקור חוץ חדש. בהתאם לס"ק ) 10 א(ו 4 , במהלך השנה הגישה הוועדה (הקודמת) למועצה שני דוחות פעילות חצי שנתיים, ודוח שנתי מיום 25.1.23 , שהוגש למועצה שוב ביום

1 חוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א- 1961 , תיקון התשע"ו, סעיפים 19 ה- 19 ו (המבקר הפנימי), עמ' 14-15 , קובץ תקנות הלשכה, . 2019 2 הנוהלים אושרו רשמית בישיבת המועצה הארצית .30.3.22 ראה נספחים לדוח. 3 שם, עמ' .6 4 שם.

7

8.5.23 5 .

טיוטת הדוח השנתי 2023 של הוועדה הקודמת למועצה נכתב ביום 13.8.23 והתייחס לתקופה 1.1.23- 1.9.23 . הדוח נכתב ע"י עו"ד נור רסלן , שהיתה אז מ"מ יו"ר הוועדה הקודמת, וכיום - יו"ר (משותף) של הוועדה החדשה. הדוח הזה לא הוגש אז למועצה, ונערך לאחרונה מחדש ע"י עו"ד נור רסלן כ יו"ר ועדת הביקורת החדשה . הוא הוגש לאישור הוועדה החדשה ונכלל בדוח שנתי זה. 6 דוחות הוועדה יוגשו למועצה, כמתחייב בחוק. פעולות הביקורת בדוח זה, חבות תודה מיוחדת לוועדת הביקורת הקודמת, בראשותה של עו"ד רחל לויתן. הוועדה בראשותה, אשר סיימה את עבודה בסוף תקופת הדוח כוועדה סטטוטורית שמונתה ב- 2019 , פעלה מאז למלא מחדש את החלל שנפער במשך שנים רבות במערכת הביקורת הפנימית בלשכה בתקופה שקדמה למינויה ולמינוי המבקר. בישיבותיה האינטנסיביות, הדיונים בדוחות ובנושאים הרבים שהונחו על שולחנה, יצרה הוועדה מחדש, כמעט יש מאין, נהלי עבודה ודפוסי פעולה, שחסרו ללשכה במשך שנים, והניחה את התשתית להמשך ניהולה התקין. כל אלה נתנו גיבוי ותמיכה לעבודת הביק ורת וקיבלו ביטוי בדוח זה. ותבוא על הברכה ועדת הביקורת החדשה שמונתה בראשית שנת 2024 , בראשותם המשותפת של עו"ד נור רסלאן (מ"מ יו"ר הוועדה הקודמת) ועו"ד רועי ברזילי , אשר נכנסו לנעליה של ועדה מקצועית ומסורה. הוועדה החדשה נכנסה , כאמור, לעבודה אינטנסיבית במטרה להדביק את הפערים שנפערו בין זמני הפעילות והבחירות, וכבר הספיקה לפעול בתחומים רבים, כגון: ביצוע תוכניות העבודה, תוכניות העבודה לשנה הבאה, דיון בדוחות ביקורת, סקר סיכונים חדש (שנמצא בשלב מיכרז), מיכרז למיקור חוץ חדש, ועוד. תוכנית הביקורת השנתית בלשכה מתבססת על תוכנית ביקורת ארבע שנתית, שנבנית באופן מתודולוגי באמצעות סקר סיכונים מקצועי, שנערך מדי 4 שנים. התוכנית הרב שנתית הנוכחית מסתיימת בסוף שנה זו. היא נבנתה בשנת 2020 על פי סקר הסיכונים הראשון שנערך במסגרת הקמת מערך הביקורת החדש בלשכה באמצעות משרד חיצוני, שזכה במכרז. על בסיס הסקר הראשון נבנתה תוכנית ביקורת רב שנתית מבוססת סיכונים לשנים ,2021-2024 שעליה התבססו התוכנית ותקציב הביקורת השנתי .2023 התוכנית העמידה את התוכניות השנתיות (הנגזרות ממנה) על היקף של כ- 3,000 שעות ביקורת בשנה, כולל כ- 1,000 שעות מיקור חוץ, החל משנת .2021 כאמור, בימים אלה נערכת הלשכה לסקר סיכונים שני, שעל פיו תיבנה תוכנית 4 שנתית חדשה לשנים 2025-2028 . כמפורט בהמשך בוצעו בלשכה משנת 2020 ועד למועד כתיבתו של הדוח הזה (יוני )2024 כ 35- דוחות ביקורת פרטניים, וכן 3 דוחות מבקר שנתיים ו- 2 דוחות על פניות הציבור ( 2020-2022 ו- )2023 , ששולבו בדוחות המבקר השנתיים וגם פורסמו בנפרד באופן דיגיטלי ומודפס. תוכנית רב שנתית מבוססת סיכונים

5 דוח פעילות שנתית ועדת הביקורת לשנת 2022 -31.12.22 1.12022 מיום ,25.1.23 ה וגש שוב למועצה ביום . 8.5.23 6 ראה "דוח פעילות שנתית של ועדת הביקורת לשנת "2023 בהמשך.

8

מיקור חוץ מבקר הלשכה מסתייע במיקור חוץ, שמבצע את תוכנית הביקורת בניהול מבקר הלשכה ובפיקוח שלו. במשך תקופת הדוח הסתייע המבקר במשרד שיף- הזנפרץ ( RSM ), שהתקשר עם הלשכה ל- 3 שנים ומסיים השנה את תפקידו לאחר תוספת שנה רביעית לסיום עבודות. גם בעניין זה נמצאת הלשכה בתחילת הליך מכרזי לבחירה והתקשרות עם משרד חדש. , כולל מע"מ, ₪ שמאושר במסגרת תקציב הלשכה הכולל. בפועל, עקב אילוצים שונים, הניצול בפועל היה נמוך מהתקצוב המקורי, שגם חייב המשך ביצוע של עבודות שונות משנה קודמת. היקף העבודה במיקור חוץ נקבע לכ- 1,000 שעות (כחצי משרה) , בתקציב של כ- 250,000

תוכנית העבודה 2023 וביצועה

תוכנית העבודה לשנת 2023 התבססה, כאמור, על סקר הסיכונים שנערך בשנת ,2020 וכן על עדיפויות שהועלו ע"י המועצה וועדת הביקורת, ועל צרכים אד- הוק, שהועלו במהלך השנה ע"י הח"מ, ועדת הביקורת והמועצה (ראה בהמשך). בעיקרון, דגשי הביקורת במהלך השנה ניתנו לנושאי אתיקה, (כנושאי ליבה קבועים בתוכנית העבודה) יישום המלצות , וכן, דמי חבר, תשלומי שכר, בוררות פעילות בתי הדין ופניות הציבור. יצויין, כי החל מאמצע שנת 2022 ניכרה התקדמות ניכרת בביצוע הביקורת בלשכה . כתוצאה מכך, בוצעו במהלך 2022 והמשכה ב- 2023 – נושאים בהיקף כמעט כפול מהשנה שקדמה לה. לאור זאת, מוגשים במסגרת דוח זה 10 דוחות ביקורת , כולל דוח שנתי של פניות הציבור, כדלקמן:

מועד פרסום 18.3.23

נושא הדוח

מס'

1

1/23

תקבולים וגביית דמי חבר

2

15.5.24

2/23

ועדת אתיקה מחוז צפון – מעקב יישום מעודכן 2021

3

12.5.24

3/23

ועדת אתיקה מחוז מרכז– מעקב יישום מעודכן 2021

4

21.12.23

4/23

מינוי בוררים

5/23

5

6.6.24

ועדת אתיקה תל אביב (משנת )2021

6/23

6

25.3.24

בית הדין המשמעתי – מחוז תל אביב

7/23

7

13.6.24

פעילת ועדות האתיקה – דרום

8/23

8

2.6.24

פעילות מזכירות בתי דין - דרום

9

13.6.24

9/23

ירושלים + לשכה

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש –

1 0 /23

10

27.5.24

דוח פניות הציבור 2023

עם זאת, למועד הוצאת דוח 2023 לא הסתיימו מספר דוחות ביקורת, שביצועם החל במהלך 2023 ועדיין לא הסתיים מסיבות שונות. ביניהם ניתן למנות: שכר במחוז חיפה (שהסתיים ביניתיים) וגביית קנסות בלשכה. דוחות אלה יובאו בדוח המבקר השנתי .2024

9

ביצוע תקציב הביקורת

תקציב הביקורת השנתי מבוסס על תוכנית הביקורת הרב שנתית ואושר ע"י המועצה במסגרת התקציב השנתי, אך נקבע שהתקציב השנתי יובא לדיון ואישור ספציפי מדי שנה. התוכנית כוללת מיקור חוץ בהיקף שנתי של כ- 1,000 שעות (בכפוף לדיון השנתי), ובתקציב של 250,000 . בשנת ₪ 2022 נותרו 97,000 מהתקציב, ₪ ב- 2023 נותרו 16,000 , ובסה"כ קיימת ייתרה של ₪ 113,000 - ₪ לפני תקציב בסך 250,000 משנת ₪ .2024

מייתרות שנים קודמות להשלמת ₪

בישיבתה מיום 12.9.24 אישרה המועצה העברה תקציבית של 110,000

נושאי 2023 וביצוע תוכנית .2024

פניות הציבור

חוק לשכת עורכי הדין הגדיר את תפקיד נציב פניות הציבור במסגרת תפקידו כמבקר הלשכה. החוק אינו מגדיר במפורט את סמכויותיו של נציב פניות הציבור והוא לא קובע לתפקיד זה סמכויות ספציפיות וייחודיות (לעומת התפקיד של מבקר הפנים). יחד עם זאת, בהתאם לעמדת הייעוץ המשפטי ש ל הלשכה, יש לנציב את הסמכות למלא את תפקידו ובתוך כך לבדוק ולברר את הפניות שהוגשו בפניו, לקבל את כל המידע אודות פניות אלו ולהשיב לפונים" 7 . עם זאת, כאמור, מרבית פניות הציבור ותלונותיו לנציב הינן בתחום האתיקה, שבו מוגבלת הגישה לחומר בחסיון וסודיות, ומניעות התייחסות למהות התלונות, שהיא אינה בסמכות הנציב (גם בכובעו כמבקר). עקב כך, שלא כמבקר הלשכה (בכובעו הראשון), מעבר לבירורים פרוצדורליים וטכניים, אין ביכולתו של הנציב לבצע בירור ובדיקה מקצועיים באופן ישיר. במקום זאת, עליו להסתמך על העדות וההסברים של ב עלי תפקיד בוועדות האתיקה השונות, שהם, לעיתים בעלי עניין, לכאורה, ולהסתפק בעבודת דיוור ותיווך טכני של פרוצדורה. בשל כך, אי דיוקים בתשובות ו היעדר גישה מספקת למסמכי התלונה בוועדה, מחייבים את ה נציב להסתמך על מידע שנמסר לו, מבלי שיש באפשרותו לאמתו, וכבר קרה שנמצא בדיעבד שגוי. במקרים כאלה נוצרת חשיפה לסיכונים מיותרים. לדעת הביקורת, יש מקום להתייחס לתפקידו וסמכויותיו של הנציב בלשכה באופן דומה לתפקידו כמבקר , מבלי להיכנס להגדרות ושינויים בחוק הקיים. לצורך זה, ניתן לנסח את ההגדרות הנדרשות בנוהל ייעודי של עבודת הנציבות. 8 בתקופת הדוח נפתחו 150 תיקים (כ- 135 תלונות בשנה) , ונכון ליום 31.12.23 נסגרו 98% מהם. ב- 4 השנים האחרונות התקבלו בממוצע פי 4 * יותר תלונות מאשר בתקופה הקודמת. סוגי הפניות העיקריים היו תלונות בתחום האתיקה; תלונות "פרוצדורליות" היו הסוג השני בהיקפו, והתייחסו בעיקר להיעדר מענה והתייחסות מצד ועדות האתיקה; תלונות בתחומי ההתמחות וההסמכה, שאילתות משפטיות בתחום האתיקה, בקשות סיוע משפטי מהלשכה, דרישות ביצוע ביקורת בתחומים שונים.; וכן – שכר טרחה, שכר מצווה, אתר הלשכה, דמי חבר, מינוי בורר וכו'.

2 מכתבה של היועצת המשפטית מיום 15.3.23 8 לדעת היועצת המשפטית של הלשכה, המשמעות היא כי כל הוספה של סמכות אופרטיבית וייחודית לתפקיד נציב פניות הציבור (מעבר לסמכותו הברורה של בירור תלונות, קבלת כל המידע הרלוונטי ומתן מענה לפונים) . מחייבת תיקון של חוק לשכת עורכי הדין.

10

פעולותיו של הנציב התרכזו , איפוא, בתחומים הפרוצדורליים, כגון: הפניית פניות לגורמים המטפלים, בירור סטטוס טיפול ומענה, זירוז או יוזמת מענה ע"י הגורמים המטפלים וכו'.

הדיון במועצה בדוחות הביקורת

דוחות שוטפים כאמור, הדוחות השוטפים מוגשים לוועדת הביקורת ונדונים שם באופן שוטף. למרות הפיגור שנוצר כאמור במהלך 2023 בפעילות הוועדה הקודמת, עם מינוי הוועדה החדשה בראשית 2024 , הוא הולך ונסגר כאמור עקב האצת פעילותה במהלך השנה. כיום כבר עוסקת הוועדה בדוחות השוטפים. המועצה אינה דנה בדוחות השוטפים. דוחות שנתיים במהלך שנת 2023 לא דנה המועצה בדוחות הביקורת. בישיבתה מיום 22.11.22 הוגש לה הדוח השנתי לשנת 2021 , ובו דיווח מלא ומפורט של דוחות הביקורת משנת 2021 . בישיבתה מיום 8.1.24 הוצגו למועצה הדוחות השנתיים 2021-2022 , ובהם פירוט הדוחות הפרטניים מאותן שנים. עם זאת, במועצה לא נערך דיון לא בדוחות הפרטנייים שניכללו בדוחות השנתיים ולא בדוחות השנתיים עצמם. בפועל, לדעת הביקורת, יש צורך ביתר הקפדה על דיון בדוחות בתוך פרק הזמן ( 45 יום) המוכתב בחוק ובנוהל .

הדגשים רב שנתיים

חשוב להדגיש 2 תחומים רב שנתיים, שהביקורת עוסקת בהם : תחום האתיקה ותחום המיחשוב:

בתחום האתיקה

תחום האתיקה הינו מתחומי הליבה החשובים במשימותיה של הלשכה עפ"י החוק והיא מקדישה לכך חלק משמעותי ממשאביה הארגונים והתקציביים. מבחינת הביקורת מהווה תחום האתיקה נושא קבוע הנבדק כל שנה במחוזות. בעקבות דוח מבקר המדינה ודוחות הביקורת הפנימית בנושא, מינתה ב- 18.5.22 מינתה המועצה "צוות היגוי של מערך הא תיקה והדין המשמעתי של לשכת עורכי הדין לצורך בחינת שינויים במערך האתיקה, בחוק הלשכה, בדין המשמעתי, בכללי האתיקה ובנהלים שהותקנו וגומר 9 . טיוטה סופית של הנוהל החדש 10 הופצה ביום .1.12.23 ה נוהל הוטמע בוועדות האתיקה במחוזות השונים, למעט מחוז חיפה, עקב בעיות מיחשוב. עקב כך גם לא היה ניתן לבצע ביקורת מערך האתיקה במחוז חיפה. יש לעשות לפתרון הבעיות שם ולהמשיך את הטיפול בנוהל בתי הדין.

9 כתב מינוי מיום 18.5.2022 מראש הלשכה. 10 נוהל טיפול בתלונות ובידיעות על עבירות משמעת ע"י ועדות האתיקה 26.1.22

11

במסגרת זו, מומלץ לתת מענה לנושאים חשובים לתיפקודה היעיל של המערכת, כגון:

• שיטות הפעלתה של מערכת האתיקה בלשכה ובמחוזותיה; • יעילות הביזור הארגוני והתקציבי הקיים; • כלי הבירור והחקירה העומדים לרשות גורמי האתיקה; • הגדרות הבקרה המקצועית על פעולות הוועדות ובתי הדין; • התאמת נהלי המערכת ואחידותם; • שידרוג מערכת מידע אחיד, מפורט ומהימן, שיאפשר בקרה הולמת באופן שוטף. 11 • הפרדה בין תקצוב ועדת האתיקה וניהול התקציב מיתר המחוז.

אבטחת מידע וסייבר

עיקר עבודת המיחשוב נעשית בלשכה ע"י צוות מיקור חוץ ( לאחרונה מינתה הלשכה מנמ"ר).

במהלך 2022 נערכה ביקורת מערכות המידע בלשכה, במטרה לבחון את נאותות הניהול של ארבעת נושאי המיחשוב בתוכנית העבודה: אבטחת מידע, אבטחה פיסית (חלקי) וסייבר ( תקנות הפרטיות .) הביקורת נערכה בשני שלבים : שלב א' – ביקורת מצב קיים והגשת המלצות לטיפול (מצ"ב). שלב ב' - ביקורת יישום המלצות משלב א', היתה אמורה להיערך במהלך 2023 אך החלה להתבצע רק בשנת 2024 עם אישור תוכנית 2024 ע"י המועצה בישיבתה מיום .12.9.24 במסגרת שלב א' נבדקו מדיניות ונהלים, אבטחת מידע בתחנות עבודה ושרתים, הרשאות גישה, מדיניות גיבויים ואחזור מידע. כן נבדקה אבטחה פיזית של מערכות מידע ואיתור חולשות אבטחת המידע בדגש על אפשרות חדירה לרשת.

הודגשו 4 תחומי סיכון עיקריים:

פערים בהפרדת סביבות (סגמנטציה)

•

ניהול Firewall לא אופטימלי

•

שימוש במערכות הפעלה לא נתמכות

•

אבטחה של חיבור מרחוק

•

פערים במדיניות הסיסמאות הארגונית

•

ניתנו המלצות לצורך מניעה וצמצום ככל האפשר של חדירת גורם עוין למערכות המחשב, אשר עלול לגרום להשבתה, הדלפת מידע וכו'. לאיומים הבאים ניתן דגש, כבעלי משמעות גבוהה ביותר, וביניהם: איומים של גורם זדוני ברשת הפנימי; מתקפות הנדסה חברתית, כדוגמת פישינג; וניצול המתק פה להתחברות למשאבי הארגון. נמצא כי בלשכה ישנה מודעות ומעורבות ישירה של ההנהלה בנושא אבטחת המידע, אך חסרה מדיניות כוללת ומאושרת ע"י המועצה. מסקירת רמת האבטחה בהיבט הטכנולוגי נמצא שהארגון מיישם פרקטיקות רבות לאבטחת מידע. יחד עם זאת, הלשכה לא קבעה ברמת המועצה מדיניות כוללת למערכות המידע שלה, במצב העלול להקשות על התמודדות עם דרישות הרגולציה ואיומי הסייבר שקיימים כיום.

11 בהמשך יוגש הדוח על ניהול מערך האתיקה במחוז בכלל, וזאת על בסיס השוואתי לשאר המחוזות שנבדקו.

12

וועדת הביקורת מיום 18.6.23 , אימצה את המלצותיו, ומצפה להשלמת ביקורת היישום (שלב ב') במהלך שנת 2024 , שתיערך בהמשך. כללית עלה מהביקורת, כי יישום ההמלצות נעשה בעיקר ברמה האופרטיבית ע"י מנגנון הלשכה בראשות המנכ"ל (וכיום ע"י המנמ"ר שמונה לאחרונה), אך נושאים באחר יות המועצה אינם מטופלים כלל. כאמור, נכון למועד כתיבת הדברים, הוחל בביקורת היישום, לאחר אישור תוכנית הביקורת לשנת 2024 ע"י המועצה, כמתחייב. הדגשים נוספים במסגרת הביקורות שנערכו בלשכה במהלך שנת 2023 , יש להדגיש את הנושאים הבאים : • דמי חבר – המערכת חסרה כלי ניהול ובקרה, באופן שפוגע בניהול ובבקרה, ובאופן ש לא אפשר ביקורת ראוייה . לאחרונה נבנה אתר חדש ללשכה, שמיועד לתת לכך מענה, אך רק לחלק מן הבעיות. • אתיקה – במחוז חיפה טרם הוטמע הנוהל החדש, ופועלות בו 2 מערכות מיחשוב. הדבר בעייתי – הן בניהול והן בבקרה. בשונה מכל שאר המחוזות, עקב אי הטמעת המערכת במחוז חיפה, לא היה ניתן עד כה לערוך במחוז ביקורת. • בוררות - בביקורת כלל ארצית שנערכה בנושא נמצאו ליקויים רבים בניהול השוטף ובמאגרים המחוזיים. חלק מן המחוזות לא שיתף פעולה עם הביקורת, ובפועל לא ניתן לדעת את המצב האמיתי. • שכר – נערכה ביקורת בלשכה ובמחוזות. בלשכה נמצאו מספר ליקויים בתחומי הבקרה, שחלקם כבר תוקנו, אך במחוזות שמנהלים בעצמם את הנושא – בעיקר במחוז חיפה - נתקלה הביקורת בעיכובים ממושכים, שהסתיימו רק במחצית השניה של שנת .2024

מבנה הדוח השנתי

מבנה הדוח המצורף בזה, הינו כדלקמן:

בחלק א' – כללי מובאת סקירה כללית על לשכת עורכי הדין בישראל, המועצה הארצית ו- ועדת הביקורת. כמו כן, מובאים דברי ועדת הביקורת והמנכ"ל.

בחלק ב' – עיקרי הדוחות ניתנים תקצירים של דוחות הביקורת.

בחלק ג' - פירוט הדוחות מובאים הדוחות המלאים, כולל המלצות מפורטות.

בחלק ד' - נספחי חוק ונוהל (חוקי הלשכה והביקורת; וכן, נוהלי המבקר הפנימי והביקורת).

תגובות המבוקרים מובאות בגוף הדוח – חלקן כבר בתמציות בראשית הדוח וחלקן בהמשך בדוחות המפורטים – לפי רצון המבוקרים והמגיבים.

כפי שצויין, הדוחות בנושאי 2023 , שטרם הסתיימו ב- ,2023 המשיכו להתבצע ב- 2024 , דווחו במהלכה . חלקם מופיעים בדוח זה, וחלקם יופיעו בדוח השנתי הבא. הדוח הכולל יובא כקובץ דיגיטלי באתר הלשכה במסגרת דף מבקר הלשכה, ובחוברת מודפסת בהיקף מוגבל לבעלי תפקידים במועצה הארצית, ועדת הביקורת והלשכה.

הביקורת מוצאת לציין את עליית המודעות בלשכה לחשיבותה של הביקורת, ותרומתם של הגורמים השונים במועצה, בוועדת הביקורת, בלשכה ובגופים המבוקרים. לדעת הביקורת, יש בהם חשיבות רבה למינהל ולארגון

13

הלשכה - לאחר שנים ארוכות של היעדר ביקורת. עם זאת, על הגורמים המבוקרים לעשות יותר על מנת לתת ביטוי לתרומתה של הביקורת למינהל הלשכה ולאפשר לה למצות את תפקידה.

לסיכום, ובנוסף לאמור בראשית, מבקשת הביקורת להודות לגורמים השונים בלשכה ובמחוזות, על הסיוע וההיענות לפעולות התיקון שננקטו בקידום מדיניות הביקורת בתחומים שונים, ומעודדת אותם לסגל את התרבות הארגונית הדרושה לבניית מערכת הביקורת החדשה, ולהמשיך ולתת את הגיבוי הנחוץ בבנייתה.

בברכה

אמיר ויזל מבקר הלשכה ונציב פניות הציבור

העתקים: חברי המועצה הארצית חברי וועדת הביקורת מנכ"ל הלשכה היועצת המשפטית משרד המבקר החיצוני.

14

ריכוז כרונולוגי של דוחות 2020-2024 נכון ל- . 30.10 24

מראשית עבודת הביקורת פורסמו בשנים 2020-2024 כ- 35 דוחות ביקורת שוטפים, וכן, 3 דוחות שנתיים של המבקר ו דוח תלת שנתי של נציב פניות הציבור. בהמשך נושאי תוכנית 2024 , שאושרו ע"י ועדת הביקורת בישיבתה מיום 16.5.24 וע"י המועצה בישיבתה האחרונה מיום 12.9.24 כבר נמצאים בהתנעה או בביצוע:

מספר דוח

#

סיום

שנה נושא

4.9.20

0/20

סקר סיכונים ותוכנית 2021-2024

1

6.8.20

1/20

משבר הקורונה – המשכיות תפעולית בתקופת חירום

2

25.6.20

2/20

קרן רווחה וסיוע לעורכי דין במשבר הקורונה

3

2020

13.12.20

3/20

מיכרז ביטוח אחריות מקצועית

4

18.3.21

4/20

הבקרה במערכת האתיקה

5

19.4.21

5/20

תיקון ליקויי מבקר המדינה 70 /ב במערכת האתיקה והשפיטה

6

24.6.21

6/20

הבקרה במערכת השפיטה – ביה"ד הארצי

7

28.2.22

1/21

ועדת אתיקה צפון

8

30.3.22

2/21

ועדת אתיקה מרכז

9

2021

30.3.22

3/21

אתיקה במחוזות – מסכם

10

15.5.22

4/21

מעקב יישום התוכנית לטיפול בתלונות אתיקה תל אביב

11

3.4.22

5/21

תיקצוב 2022

12

19.9.22

0/22

ביקורת מערכות מידע – כולל (פוצל)

13

29.12.22

1/22

מתמחים

14

14.11.22

מאגרי מידע וסייבר – שלב א

15

2/22

31.1.23

עיקרי בעיות מערכת המידע בסיכון גבוה

16

26.10.22

3/22

תחום עורכי דין זרים

17

2022

14.11.22

4/22

תקנות הגנת הפרטיות

18

2.2.23

5/22

דוח תלת שנתי נציב פניות הציבור

19

22.3.23

7/22

ניהול ובקרה תקציבית

20

28.3.23

8/22

מעקב יישום המלצות 2020

21

18.3.23

1/23

תקבולים וגביית דמי חבר

22

15.5.24

2/23

ועדת אתיקה מחוז צפון – מעקב יישום מעודכן 2021

23

12.5.24

3/23

ועדת אתיקה מחוז מרכז– מעקב יישום מעודכן 2021

24

21.12.23

4/23

מינוי בוררים

25

2023

6.6.24

5/23

ועדת אתיקה תל אביב (משנת )2021

26

25.3.24

6/23

27

בית הדין המשמעתי מחוז תל אביב

13.6.24

7/23

פעילת ועדות האתיקה – דרום (טיוטה סופית)

28

2.6.24

8/23

פעילות מזכירות בתי דין - דרום

29

15

13.6.24

9/23

ירושלים + לשכה

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש –

30

27.5.24

1 0 /23

דוח פניות הציבור 2023

31

22.5.24

1/24

שכר מצווה

32

18.7.24

2/24

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש - חיפה

33

טיוטה סופית

3/24

גביית קנסות

34

1.9.24

4/24

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש – תל אביב

35

רכש והתקשרויות עם ספקים

36

בביצוע

פיקוח על אמצעי תשלום

37

2024

אבטחת מידע - מעקב

38

בביצוע

תקנות הפרטיות - מעקב

מערכות מידע

39

המשכיות עסקית

40

מדרשה

41

בהתנעה

ועדת אתיקה – מחוז ירושלים

42

מותנה בהטמעה ובהחלטת מועצה

ועדת אתיקה – מחוז חיפה

43

16

ועדת הביקורת

1 . ריכוז פעילות ועדת הביקורת 2023 12

להלן ריכוז פעולות ועדת הביקורת בשנת 2023 :

עיקרי החלטות

נושאי דיון

מועד

1 . אישור פרוטוקול ישיבת הוועדה מיום . 20.12.22 2 . עדכון ההחלטה לדו"ח : 1/2022 מחלקת מתמחים. 3 . דו"ח סופי, שלב א' : 2/2022 "ביקורת אבטחת מידע וסייבר" 4 . דו"ח ביקורת פנימית 3/2022 בנושא: עורכי דין זרים 5 . דו"ח שנתי לשנת 2022 . .6 פעילות הוועדה 6 . דו"ח ביקורת 4/2022 בנושא: תקנות הגנת הפרטיות .

1 . אישור פרוטוקול .10.12.22 2 . העברת דוח שנתי 2022 של הוועדה לאתר הלשכה. 3 . אישור המלצות הביקורת בדו"ח 3/22 עו"ד זרים. 4 . עדכון נוהל עבודה. 5 . מיכון טופסי הרישום במסגרת אפיון האתר החדש. 6 . תוספת הבהרה באתר שתוצאות הבחינה תקפות לשנתיים בלבד. 7 . קבלת תמצית סיכונים קריטיים מדו"ח אבטחת מידע 2/22 . (הועבר )31.1.23 8 . קבלת המלצות הביקורת מדוח 4/22 תקנות הפרטיות. 1 . פניה לראש הלשכה בדבר דוחות שנדונו בוועדה אך לא הגיעו למועצה. 2 . קבלה מהמבקר של תמצית הסיכונים במערכת המידע. 3 . אימוץ המלצות הביקורת בדוח בקרה יישום + תקציבית והכנת נוהל בנושא המלצות מבקר המדינה בנושא והכנת תוכניות עבודה. 4 . אימוץ המלצות הביקורת בנושא יישום המלצות בדגש על נושא הרויזיה באתיקה, פורמט תקציבי אחיד במחוזות, 5 . טיפול בעיית ביטוח נושאי משרה. 6 . אימוץ דוח תלת שנתי 2020-2022 פניות הציבור. 7 . ברכות לעבודה הטובה ושת"פ עם המבקר במהלך הקדנציה של הוועדה.

22.1.23

.1 דוח ביקורת 7/22 ניהול ובקרה תקציבית .2 דוח ביקורת 8/22 מעקב יישום המלצות .2020

18.5.23

.3 ביצוע תוכנית .2022 .4 הצעה לתוכנית .2023 .5 ביקורת בתקופת בחירות.

12 דוח פעילות שנתית של ועדת הביקורת לשנת 2023 מעודכן מיום 26.10.24 בעריכת עו"ד נור רסלן, מ"מ יו"ר ועדת הביקורת דאז ויו"ר (משותפת) של ועדת הביקורת הנוכחית (ראה להלן).

17

18.6.23

1 . אישור הצעת תוכנית עבודה .2023 2 . אימוץ דוח ביקורת אבטחת סייבר.

1 . טיוטת דוח שנתי 2022 2 . עיקרי בעיות מערכת המידע בסיכון גבוה. 3 . הצעת תוכנית .2023 4 . תוכנית עבודה רב שנתית 2021-2024 5 . דוח ביקורת סופי שלב א' – ביקורת אבטחת מידע וסייבר. דוח פעילות שנתי 1.1.23-1.9.23 ראה מצ"ב) 1 . החלטות ועדה 22.1.23 2 . החלטות ועדה 18.5.23 3 . החלטות ועדה 18.6.23

13.8.23

החלטות הוועדה שיש לאשרן במועצה הארצית

31.7.23

1 . פנייה לראש הלשכה לדון ולאשר במועצה דוחות 2023 שנדונו בוועדה. 2 . הוצאת קול קורא לכהן כחברים בוועדת הביקורת.

31.8.23

21.11.23 בקשה למינוי ועדת ביקורת חדשה במקום היוצאת .

2 . דוח פעילות שנתית של ועדת הביקורת לשנת 2023 כאמור, דוח הפעילות השנתי של הוועדה הקודמת ליום 30.9.23 , נערך בזמנו ע"י מ"מ הועדה דאז, עו"ד נור רסלן , המשמשת כיום יו"ר (משותפת) של הוועדה החדשה ביחד עם עו"ד רועי ברזילי. הדוח הזה לא הוגש אז למועצה, והוא עודכן ע"י יו"ר הוועדה הנוכחית, עו"ד נור רסלן, שכתבה אותו אז והגישה לאישור הוועדה הנוכחית, על מנת להגישו כנדרש. הדוח הזה מצורף, כדלקמן:

ועדת ביקורת

ת"א, ה' בחשון התשפ"ה 06/11/2024

לכבוד עו"ד עמית בכר - ראש לשכת עורכי הדין חברי/ות המועצה הארצית של לשכת עורכי הדין עו"ד איתי שונשיין – מנכ"ל לשכת עורכי הדין

מכובדינו שלום רב,

הנדון: דו"ח פעילות שנתית של ועדת ביקורת לשנת 2023

ועדת הביקורת מגישה בזאת את הדו ח השנתי לראש הלשכה, למועצה הארצית ולמנהל הכללי של הלשכה כמצוות סעיף 10 א(ו) לחוק לשכת עורכי הדין, תשכ״א- .1961

18

הפעילות המוצגת בדו"ח זה הינה בתקופת כהונתה של ועדת הביקורת הקודמת שכיהנה מאוגוסט 2019 עד לחודש ספטמבר 2023 , דו"ח זה נידון ואושר על ידי ועדת הביקורת הנוכחית ביום .10.11.2024

פעילות וועדת הביקורת ומקור הסמכות הוועדה פועלת מכוח סעיף 10 א לחוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א - 1961 , ובוחנת את פעילותו של מבקר הפנים, תפקודו, מערך הביקורת הפנימית בלשכה ועומדת על ליקויים בניהול הלשכה ככל שמגיעים לידיעתה.

במידה ועולה חשש לליקוי בפעילות הלשכה שהגיע לפתחה של הוועדה או לפתחו של מבקר הפנים, הוועדה דנה בעניין זה תוך התייעצות עם מבקר הפנים במטרה להעביר את המלצותיה למועצה הארצית.

הוועדה דנה בדוחות מבקר הפנים של הלשכה, דואגת שיעמדו לרשותו כל המשאבים והכלים הנחוצים והדרושים לו לצורך ביצוע עבודתו. הוועדה דנה בדוחות מבקר המדינה ובוחנת את תכניות העבודה של מבקר הפנים, המבוססות על סקר סיכונים. המבקר הפנימי והיועץ המשפטי מקבלים תדיר הודעות וזימונים לישיבות ועדת הביקורת ומבקר הפנים משתתף באופן קבוע בישיבותיה של הוועדה. ועדת הביקורת באמצעות נציגות הוועדה משתתפת לעיתים קרובות בישיבות המועצה הארצית בדיונים הנוגעים לפעילותה ומחויבת על פי סעיף 10 לחוק להגיש דוחותיה למועצה הארצית של לשכת עורכי הדין. לשונו של החוק הינה כדלקמן: ״ועדת הביקורת (תיקון מס' 38 ) תשע"ו- 2016 . 10 א (א) ועדת הביקורת –

)1( תעמוד על ליקויים בניהול הלשכה, בין השאר תוך התייעצות עם המבקר הפנימי של הלשכה או עם רואה החשבון המבקר, ותציע למועצה הארצית דרכים לתיקונם; מצאה ועדת הביקורת ליקוי כאמור שהוא ליקוי מהותי, תקיים ישיבה אחת לפחות לעניין הליקוי הנדון, בנוכחות המבקר הפנימי או רואה החשבון המבקר, לפי העניין; )2( תבחן את מערך הביקורת הפנימית של הלשכה ואת תפקודו של המבקר הפנימי, וכן אם עומדים לרשותו המשאבים והכלים הנחוצים לו לשם מילוי תפקידו, בשים לב, בין השאר, לצרכיה המיוחדים של הלשכה; )3( תדון בדוחות של המבקר הפנימי, בדוחות מבקר המדינה ובדוחות ביקורת אחרים; )4( תבחן את תכנית העבודה של המבקר הפנימי לפני הגשתה לאישור המועצה הארצית ותציע בה שינויים; )5( תקבע הסדרים לעניין אופן הטיפול בתלונות של עובדי הלשכה בקשר לליקויים בניהולה ולעניין ההגנה שתינתן לעובדים שהתלוננו כאמור. (ב) יושב ראש ועדת הביקורת יכנס את ועדת הביקורת לדיון בנושאים שיועמדו על סדר יומה על ידיו או על ידי המבקר הפנימי, המועצה הארצית, המנהל הכללי או חבר הוועדה. (ג) כל מי שאינו חבר בוועדת הביקורת לא יהיה נוכח בישיבות הוועדה בעת דיון ובעת קבלת החלטות הוועדה, אלא אם כן קבעו יושב ראש הוועדה או הוועדה כי הוא נדרש לשם הצגת נושא מסוים או לשם ניהולה התקין של הישיבה. (ד) המבקר הפנימי והיועץ המשפטי של הלשכה יקבלו הודעות על קיום ישיבות ועדת הביקורת ויהיו רשאים להיות נוכחים בעת הדיון ובעת קבלת החלטות בוועדה.

19

(ה) הודעה על קיום ישיבת ועדת הביקורת שבה עולה נושא הנודע לביקורת הדוחות הכספיים תומצא לרואה החשבון המבקר, שיהיה רשאי להשתתף בה. (ו) ועדת הביקורת תגיש למועצה הארצית, לראש הלשכה ולמנהל הכללי דוח על פעילותה, לפחות אחת לשנה.״

עיקרי פעילות הו ועדה בתקופת הדו"ח הינם כדלקמן: החל מיום 1.1.2023 ועד ליום 1.9.2023 התכנסה הוועדה 3 פעמים, במועדים שלהלן: ;22.01.2023 ;18.05.2023 .18.06.2023

על סדר היום של הישיבה מיום 22.01.2023 עלו הנושאים שלהלן: א. עדכון החלטה לדו"ח הביקורת הפנימית 1/2022 : מחלקת מתמחים. ב. דו"ח מבקר סופי, שלב א' 2/2002 : "ביקורת אבטחת מידע וסייבר״. ג. טיוטת דו"ח ביקורת פנימית 3/2022 בנושא: עורכי דין זרים. ד. טיוטת דו"ח ועדת ביקורת שנתי לשנת 2022 , שהכינה עו"ד נור רסלאן. ה. אישור המלצות דו"ח ביקורת פנימית : 4/2022 תקנת הגנת הפרטיות.

להלן ההחלטות שהתקבלו בישיבה מיום :22.01.2023 1 . טיוטת דו"ח שנתי לשנת 2022 שהכינה עו"ד נור רסלאן – הדו"ח יועבר לפרסום באתר הלשכה.

2 . דו"ח ביקורת פנימית 3/2022 בנושא: דו"ח עורכי דין זרים. הוועדה חזרה ודנה בדו"ח 3/2022 ביקורת פנימית בנושא עורכי דין זרים ומאשרת את המלצות הביקורת הכלולה בדו"ח, כדלקמן:

א. עדכון נוהל העבודה. ב. מיכון טפסי הרישום במסגרת אפיוני אתר הלשכה החדש.

ג. הוספת הבהרה בטופס הרישום לבחינה באתיקה באתר, שתוצאת הבחינה בתוקף לשנתיים בלבד. ד. עיצוב כרטיס עו"ד באופן שיכלול התייחסות למדינת ההסמכה והמגבלה בדבר העיסוק בדין הזר בלבד. ה. טיוב נתונים, על מנת לאתר עורכי דין זרים שלא הסדירו חובותיהם בגין תשלום אגרה. ו. כל המעקבים אחר חידוש הרישום השנתי יעשה באופן ממוכן. ז. הקפדה על איסוף ותיעוד המסמכים (בתיקי נייר ועם השלמת המעבר למערכת המג'יק אזי באמצעות המערכת). ח. במקרים בהם חלף פרק זמן ארוך משנתיים, יופנה עורך הדין הזר לביצוע בדיקה חוזרת ומידע כאמור יצוין באתר הלשכה. 3 . בישיבה ביום 30.10.22 דנה הוועדה בדו"ח על פעילות מחלקת המתמחים, לרבות בנושא אי קיום הוראות חוק לשכת עוה"ד, התשכ"א – ,1961 בדבר מינוי נציב התמחות על ידי משרד המשפטים. בישיבה מיום 20.12.22 הופיע בפני הוועדה מ ר אורי אלפרסי, מ נכ"ל הלשכה והבהיר את מהות המחלוקות הקיימות בין הלשכה ל בין משרד המשפטים בנושא מינוי נציב התמחות.

לאור ההבהרות המנכ"ל , החלטת הוועדה לגבי דו"ח ביקורת 1/2022 היא כדלקמן:

20

בדו"ח ביקורת 1/2022 על פעילות מחלקת המתמחים, שהוכן על ידי המבקר, נמצא ליקוי בטיפול באירועים המגיעים לידיעת מחלקת המתמחים, המתייחסים לליקויים בפעולות המאמנים.

הוועדה ממליצה, כי יגובש נוהל לפיו אירועים המגיעים לידיעת מחלקת המתמחים, לפי שיקול דעת המחלקה, יבואו לידי ביטוי וידווחו לגורמים המוסמכים בלשכה.

כן עלה מהדו"ח, כי קיימים חילוקי דעות, בין השאר תקציביים, בנושאים שונים בין הלשכה למשרד המשפטים בכל הקשור למינוי נציב על ההתמחות. הוועדה מצפה, כי הנושא יוסדר.

4 . דו"ח התקציב השנתי ששלח אמיר היום, ,22.1.23 יעלה לדיון בישיבה הבאה. ביצוע תכנית 2022 ותכנית לביצוע לשנת – 2023 תתואם ישיבה אחרי שהמבקר יחזור מחופשה , אחרי .4.3.23

5 . דו"ח סופי, שלב א' 2/2022 : "ביקורת אבטחת מידע וסייבר" שהכין מבקר הלשכה: המבקר יפעל להמצאת תמצית דו"ח מבקר מערכות מידע שיצביע על סיכונים קריטיים הכלולים בממצאי הביקורת. האם קיים מתווה סביר לטיפול בממצאים אלה בזמן הקרוב. הוועדה מבקשת שמי שערך את הדו"ח ישתתף ב וועדה ויציג את הדו"ח.

6 . דו"ח ביקורת 4/2022 בנושא: תקנות הגנת הפרטיות – הוועדה קיבלה את דו"ח הגנת הפרטיות וממליצה למועצה הארצית לקבל את ההמלצות הכלולות בו.

על סדר היום של הישיבה מיום 18.05.2023 עלו הנושאים שלהלן: א. ביקורת בתקופת בחירות – בקשת המבקר לדיון דחוף בנושא.

ב. דוח ביקורת :7/22 ניהול ובקרה תקציבית. ג. דוח ביקורת :8/22 מעקב יישום המלצות .2020 ד . ביצוע תכנית .2022 ה . הצעה לביצוע תכנית .2023

להלן ההחלטות שהתקבלו בישיבה מיום :18.05.2023 1 . הועדה תשלח מכתב לראש הלשכה, שיכלול את ההתייחסויות של הוועדה לדוחות שאושרו עד היום על ידי הוועדה, אך טרם הועברו למועצה הארצית ולראש הלשכה. נשלח מכתב בחתימת כל החברים לראש הלשכה החדש. 2 . מבקר הפנים של הלשכה, ישלח את הדוח המפרט את הבעיות העיקריות במערכת המחשוב, אותו התבקש להעביר בישיבה מיום .22.01.2023

3 . דוח ניהול בקרה תקציבית – הוועדה המייעצת וולונטארית. הוועדה מקבלת את המלצות המבקר הנזכרות בדוח 7/2022 בנושא: ניהול ובקרה תקציבית כמפורט להלן:

ככל שטרם גובש נוהל העבודה, כאמור בהחלטת ועדת הכספים מיום ,25.11.2019 מומלץ לקבוע נוהל עבודה שיסדיר את כל נושא התקציב השנתי, ובכלל זה: גורמים אחראים, שלבי הכנתו והמועד הנדרש לאשרו, אופן ניהול המעקב אחר ביצ וע, האופן בו יש לטפל בחריגות ועדכוני תקציב, כל זאת בהלימה להוראות הרגולציה החלות בנושא.

כמו כן, מקבלת ועדת הביקורת את המלצות המבקר שלהלן:

21

א. ככלל, מומלץ ליישם את המלצות מבקר המדינה במועדים שהלשכה התחייבה להם . ב. מומלץ לקבוע תכניות עבודה שנתיות ורב שנתיות ולאשרן במועצה הארצית . ג. מומלץ כי תכנית עבודה מסודרת, כתובה ומאושרת על ידי המועצה הארצית תהווה בסיס לתקציב שנתי וכי תועבר יחד עם ההנחיות הנלוות לגורם הרלוונטי שאחראי על כך . בנוסף, מקבלת ועדת הביקורת את המלצות המבקר שלהלן: א. מומלץ לציין בקובץ התקציב נתוני השוואה בדבר ביצוע בשנה/ ב תקופה מקבילה קודמת. ב. ככל שיחולו שינויים מהותיים בסעיפי התקציב, ביחס לנתוני ביצוע של תקופות קודמות, מומלץ לכלול הסבר למהות השינוי הצפוי. ג. ככל שהלשכה תבחר להמשיך במדיניות קיום סקרי דעת קהל בטרם גיבוש תקציב, מומלץ כי ממצאי הסקר יילקחו בחשבון, בעת בניית התקציב. ד. בכל מקרה בו ממ צאי הסקר אינם מהווים שיקול משמעותי בקביעת התקציב, מוצע לבחון הצורך להמשיך במדיניות קיומם. 4 . דוח ביקורת 8/2022 בנושא: מעקב יישום המלצות :2020 ועדת הביקורת קראה את הדוח ומאשרת את המלצות המבקר כמפורט להלן: א. יש להמשיך ולעקוב אחר הרביזיה בנוהל במערך האתיקה, לתת בידיה את הכלים המתאימים לבקרה ודיווח, ולוודא שהיא פועלת ביעילות לביצוע מטלות החוק . ב. מומלץ לבחון מחדש את הנהלים והקריטריונים לתקצוב המחוזות, כולל האפשרות לאיגום התקציבים והמשאבים בתחומי המחשוב, האתיקה והשפיטה . ג. יש לוודא הקפדה על הפורמט האחיד של תקציב המחוזו ת, כפי שהוחלט . ד. מומלץ לדון בסיבות וההשלכות להיעדר ביטוח נושאי מישרה ולתקן את הדרוש כדי לאפשר רכישת ביטוח כזה. בהיעדרו, חשופים עובדי הלשכה לתביעות במהלך ביצוע תפקידם . ה. בביה " ד הארצי - כמו גם בחלק מהמחוזיים לפי העניין, עלו צרכים, עיקרם באחריות המועצה - בתחום נהלי מזכירות , הבנייה עונשית, מערכת הדיווח, שיתוף המידע לאור התיקון לחוק, ומקום מתאים לדיונים .

5 . הוועדה קיבלה וקראה את דוח מסכם תלת שנתי 5/22 : נציבות פניות הציבור, ומודה למבקר הלשכה על עבודתו הנרחבת והחשובה.

הוועדה גאה בכך שבמהלך ארבע שנות עבודתה, מרגע שמונה מבקר פנים, היה שיתוף פעולה מלא, נסקרו נושאים רבים של פעילות הלשכה ששוקפו בדוחות שהוציא המבקר, ואנחנו חושבים שנעשה צעד גדול מאד בנושא הביקורת שהתבטא הן בפעילות המבקר והן בפעילות הוועדה, אשר ליוותה את המבקר, עברה על הדוחות והמליצה למועצה הארצית.

6 . הישיבה הבאה תתקיים ביום 18.6.2023 , בשעה 16:00 , לצורך אישור דוח המבקר לשנת 2022 (ככל שדוח זה יועבר לפני הישיבה).

על סדר היום של הו ועדה מיום 18.06.2023 , עלו הנושאים שלהלן: 1 . טיוטת דוח שנתי לשנת 2022 שהכין המבקר. 2 . עיקרי בעיות מערכות המידע של הלשכה בסיכון גבוה, דוח ביקורת סופי - שלב א', 2/2022 בנושא: ביקורת אבטחת מידע וסייבר.

22

3 . הצעת תוכנית עבודה לשנת .2023 4 . תכנית עבודה רב שנתית .2024 – 2021 5 . אישור פרוטוקול הישיבה מיום .18.05.2023

להלן ההחלטות שהתקבלו בישיבה מיום :18.06.2023 1 .

הוועדה מאשרת את הצעת המבקר לתכנית מיקור חוץ 2023 ומאשרת השלמת נושאי הביקורת שאושרו בשנת 2022 וטרם הושלמו. הוועדה מבקשת כי המועצה הארצית תאשר כי יתרות תקציב הביקורת לשנת 2022 יועברו לשנת .2023

2 . פרוטוקול מיום 18.5.2023 מאושר בכפוף לתיקוני החברים.

3 . לאחר שהוועדה שמעה באריכות את רוה"ח שלומי בני, שערך את ביקורת מערכות המידע והגנת הפרטיות של הלשכה, ולאחר שבדקה עמו את כל סעיפי ההמלצות, אישרה הוועדה את דו"ח ביקורת מערכות מידע וסייבר .2/2022

בברכה,

עו"ד רועי ברזילי

עו"ד נור רסלאן

יו"ר ועדת ביקורת (משותף)

יו"ר ועדת ביקורת (משותף)

העתקים : חברי ועדת הביקורת.

מר אמיר ויזל, מבקר פנימי, לשכת עורכי הדין. עו"ד מירית שליו, יועמ"ש לשכת עורכי הדין. עו"ד שרה אליהו - יצחקוב, ממונה ועדת ביקורת, לשכת עורכי הדין.

23

עיקרי דוחות הביקורת 2023

24

25

עיקרי דוחות הביקורת 2023

להלן עיקרי דוחות הביקורת שנערכו עפ"י תוכנית 2023 ומפורטים בדוח זה. בהמשך לכל דוח מובאת התייחסות ועדת הביקורת, שדנה בו. יצויין, כי דיוני ועדת הביקורת בדוחות 2023 נערכו ע"י הוועדה החדשה רק החל משנת - 2024 לאחר שמונתה בעקבות הבחירות במהלך .2023

דוח ביקורת 7.9.23 1/23 תקבולים וגביית דמי חבר

במסגרת תוכנית העבודה של הביקורת הפנימית, בוצעה ביקורת בנושא תקבולים וגביית דמי חבר. מצ"ב דוח הביקורת, שנערכה בחודשים מאי - 2022 אוגוסט 2023 (לסירוגין), ומתייחסת לשנת 2021 ולשנת 2022 (להלן: "תקופת הביקורת" .)

עיקרי הממצאים וההמלצות:

1 . תקציבה של הלשכה מתבסס על דמי החבר שהיא גובה, והנושא נקבע לביקורת בחשיבות גבוהה עוד בשנת 2022 . הביקורת בנושא החלה בחודש מאי אשתקד, נמשכה מאז במשך יותר משנה לסירוגין עד היום, ולמרות זאת טרם הסתיימה. יתירה מכך, קבצים רבים שהיו חיוניים לביקורת טרם התקבלו מהלשכ ה מסיבות שונות, לרבות חוסר יכולת טכנולוגית הכרוכות במערכת המיחשוב (ראה להלן). בשל כך לא היה ניתן לבדוק אותם והדוח מוצא כפי שהוא ובאופן חלקי בלבד. אם וכאשר ייפתרו בעיות החומר והמחשוב, כמפורט להלן, יהיה צורך ואפשרות לסיים את הביקורת. ראה נספח א' בדבר חומרים חסרים והשפעה על הביקורת. 2 . מערכת דמי חבר הינה מערכת ישנה, שלא ניתן להפיק ממנה דוחות מידע, בקרה ומעקב מספקים. גם במערכת הכספים, המידע שניתן להפיק הינו חלקי ומתייחס בעיקר לחובות, אך לא ניתן להפיק דוחות גביה שיציגו בחתך של שנים את הגבייה מול החיוב, אלא גביה שוטפת בלבד. נמסר, כי לאחרונה נבנה אתר חדש שמאפשר סינכרון הגביה עם המג'יק והנה"ח. 3 . הסמכות והיכולת להוציא דוחות מהמערכת היתה נתונה רק בידי המנכ"ל לשעבר, ולא בידי העובדים המפעילים אותה. כאמור, הקבצים הדרושים (אם קיימים) לא ניתנו בעבר, קל וחומר עם יציאתו מהתפקיד . 4 . הביקורת מודעת לפעילות האינטנסיבית ולמאמצי המנכ"ל לשעבר ועובדי הלשכה למצות את גביית דמי החבר השנתיים, אך כאמור, מבחינת הביקורת, מעבר להנה"ח בניהול החשב, בפועל, למעט המנכ"ל לא היה באפשרותם של העובדים לתת לביקורת חלק ניכר מהחומרים שביקשה, וכאמור, הם ממילא לא נמסרו ולא נבדקו עד היום. אלה מפורטים בדוח ובנספח א'.

26

לדעת הביקורת, בהמשך לבניית אתר הגביה החדש, יש צורך דחוף בחידוש מערכת המחשוב של דמי החבר, לרבות התקנת מערכת דוחות מובנים וסמכויות נדרשות בידי העוסקים בכך, שיאפשרו ניהול, מעקב ובקרה ראויים לפי פרמטרים של זמן, ביצוע גביה וכו'.

מעבר לכך, היו עיקרי הממצאים כדלקמן:

א. נהלים: תהליך קביעה וגביית דמי החבר מתבסס כולו על הוראות החוק, שמטבעו אינו יורד לרזולוציה הנדרשת. טרם נקבע נוהל עבודה, אשר יסדיר את כל נושא גביית דמי החבר, כולל בקרות נאותות ושלמות; לוחות הזמנים לביצוע, אופן הגבייה, ביצוע השיוך השמי לחבר המשלם, והטיפול בחובות - ב הלימה להוראות הרגולציה. כמו בתחומים אחרים שניהולם בלשכה מתבסס על הוראות החוק בלבד, ממליצה הבי קורת לערוך את הנוהל הנדרש בהקדם האפשרי. ב. פרסום והנחות: פרסום מאוחר של תעריפי דמי החבר בשנים 2021-2022 , הקשה על קבלת הנחה 13%( ) למשלמים מוקדם. הומלץ כי טבלת התעריפים תפורסם באתר האינטרנט של הלשכה עוד בחודש דצמבר, ולא יאוחר מיום 31.12.xx על מנת לאפשר לכל מי שמעוניין בכך, להיערך ולשלם את התעריף המוזל. לא היה ניתן לקבל את הנתונים המדוייקים. ג. שגויים: בעת קליטת התשלומים המתקבלים מבנק הדואר , מתגלות "שגיאות" מרובות, שלא ניתן לקלוט אותן באופן אוטומטי למג'יק, ואחראית הגבייה קולטת את התשלום באופן ידני. הואיל ותהליך הקליטה הידנית ארוך יותר, הומלץ לבחון את היקף השגויים, לבחון את הסיבות לשגיאות וכיצד ניתן לצמצם אותן. ד. מדרגות התעריפים : מחושבות באופן אוטומטי, ובהתאם ל"מחירון" המוזן למערכת, מותאמת רשומת חוב לנתוני עורכי הדין בהתאם לגיל וותק. יצוין, כי קיימת חשיבות רבה לבצע בקרה על איכות הנתונים, כפי שמתועדים במערכת מג'יק, אשר עליהם מתבססים לקביעת סכום דמי החבר לתשלום. בהיעדר נתונים, כאמור, לא היה ניתן לבדוק את הנושא. ה. קביעת תעריף דמי החבר מבוצעת על ידי המועצה הארצית, בהתייעצות עם ועדת הכספים. קיימת חשיבות רבה לבצע בקרה על איכות הנתונים במערכת מג'יק, למען הסר ספק, נציין כי בהיעדר מידע מספיק, לא נבדקה בדוח זה נכונות נתוני המערכת. ו. תהליך שליחת הודעות גבייה לחברי הלשכה: הודעות הגביה נשלחות בדואר. נמצא כי עבור 19% (כ- 14,300 חברים) בשנת 2023 פרטי התקשרות אינם מעודכנים. הומלץ לטייב נתוני הכתובות ו לבחון שימוש בדואר אלקטרוני. במידה שהלשכה תחליט לעבור לשליחה דיגיטלית, הומלץ לבצע טיוב גם לפרטים הנוספים החסרים (דוא"ל וטלפון נייד) ז. בקרות: נמסר, כי תהליך החיוב בדמי החבר מבוצע תחת בקרה ובדיקות יסודיות, המבוצעות בשתי סביבות עבודה: הביקורת ביקשה לקבל הן את פירוט התוכנות השונות המשמשות לבקרה והן את רשימת הבקרות המלאה, אך בהיעדר מידע מספיק, לא נבדקה בדוח זה נכונות נתוני המערכת.

27

ח. מיפוי ערוצי התשלום ותהליך הגבייה: הביקורת ביקשה להציג סטטיסטיקת גבייה והיקף תשלומים בכל אחד מערוצי התשלום, ובדיקת סבירות של רישומי המערכת מול המצב הגביה בפועל. לשם כך, התבקשו נתונים בדבר היקף התקבולים לשנת 2021 בגין דמי חבר, בפילוח לפי קבוצות גיל/וותק ואמצעי תשלום. הנתונים לא התקבלו. ט. סבירות הנתונים: הביקורת ביקשה לקבל את ריכוז השוברים שנשלחו לחברים בשנים 2021 ו- 2022 על מנת לבחון את סבירותם ביחס למספר עורכי הדין הפעילים, הרשומים בלשכה, אולם לא היה ניתן לקבל את הנתונים . כמו כן, לא היה ניתן להציג ניתוח של אחוז המעטפות שחזרו, ללא נתון זה. י. מעקב גביה: הטיפול בחובות ואיחורים בתשלום: סעיף 93 (ג) לחוק לשכת עורכי הדין קובע, כי לתשלום דמי חבר ששולמו באיחור, יוצמדו הפרשי הצמדה. לביקורת נמסר ממנכ"ל הלשכה כי "הלשכה אינה גובה ריבית והצמדה, אלא פועלת לגביית הקרן בלבד". הומלץ כי הלשכה תפעל לגביית ריבית פיגורים והפרשי הצמדה בגין אי תשלום של דמי חבר במועד בהתאם לקבוע בסעיף 93 (ג) לחוק ובדרך זו תקיים את עקרון השוויון בין חברי הלשכה. יא. היקף החייבים: מקובץ חייבי דמי חבר לשנת 2022 , עלה כי קיימים 6,182 חייבים שלא שילמו דמי חבר, בסכום חוב כולל של כ- 5.7 .₪ מיליוני לא היה ניתן לבחון את היקף החייבים ביחס לדרישות התשלום, כיוון שלא התקבלו הנתונים הרלוונטיים.

יב. הטיפול בחייבים: הביקורת ביקשה להציג את נתוני חובות עבר ואופן הטיפול בהם, לרבות נתונים בדבר כמות המכתבים להפקעת חברות בלשכה, שנשלחו בשנת 2022 , אולם נתונים אלו לא הועברו.

יג. הביקורת ביקשה לבחון מדגם המתייחס לגבייה, בכלל זה לקבל את הודעות הגבייה שנשלחו וכל הפעולות שבוצעו לטובת גביית החוב, אולם נתונים אלו לא הועברו.

ועדת הביקורת הדוח הועבר לוועדת הביקורת ביום 28.9.23 , אך הדיון בו נדחה עקב מצב החירום שלתוכו נכנסה המדינה. במכתבה מיום 9.10.23 כתבה יו"ר ועדת הביקורת הקודמת, עו"ד רחל לויתן, כי ישנם עוד מספר דוחות שנידונו בוועדה, המלצות לגביהן הוגשו ,אך טרם אושרו במועצה והמליצה למען הסדר הטוב לוודא שקודם כל המלצות אלו יאושרו. כמו כן, באשר לכינוס הועדה לצורך דיון בדוחות חדשים, כשיסתיים מצב החרום, המליצה יו"ר הוועדה הקודמת לבדוק עם ראש הלשכה מתי תמונה ועדה חדשה, אם מדובר בתקופה קצרה, נשאיר הדוחות החדשים לועדה חדשה נכנס הועדה רק כשיתברר שמשך הזמן למינוי ועדה חדשה אינו קצר. בפועל, פורסם קול קורא למינוי חברים לוועדה, אך מינוי ועדת הביקורת החדשה נמשך עוד מספר חודשים, והדיון בדוחות הושהה עד אז.

28

בישיבתה מיום 16.5.24 ביחס לדוח גביית דמי חבר מבקר הפנים של הלשכה יבקש תגובה מהגוף המבוקר (המנמ"ר ) ויבקש חומרים שחסרים לו תוך זמן קצוב לפי שיקול דעתו של המבקר במסגרת פנייתו. ביום 13.9.24 התבקש שוב המנמ"ר לענות על השאלות שמציב הדוח, מתוך כוונה לשתפו בדיון הוועדה הבא. בישיבתה מיום 27.10.24 קיבלה ועדת הביקורת הסברים ממנמ"ר הלשכה, שהתמקדו בפתרונות המתוכננים באתר האינטרנט החדש של הלשכה (בבניה). לאור העובדה שחלק ניכר מהבעיות שהועלו בדוח הביקורת טרם נענו, לרבות הערות בתחומי ניהול וארגון, החליטה הוועדה שהנושא ייכלל שוב בתוכנית העבודה של מבקר הלשכה לשנת .2025

ועדת האתיקה - מחוז צפון דוח ,2/23 15.5.24 תיקון ליקויים ומעקב יישום המלצות

במסגרת תוכנית הביקורת לשנת ,2021 נערכה במחוזות מרכז והצפון ביקורת של מערכת האתיקה והשפיטה, כמדגם ביקורת מתוך מחוזות הלשכה. הביקורת שבוצעה במחוז צפון נערכה בחודשים פברואר – נובמבר ,2021 והתייחסה לשנים 2020 ,2019 ורבעון ראשון . 2021 במסגרת תוכנית הביקורת לשנת ,2023 הדוח שלהלן עוסק בתיקון הליקויים ומעקב יישום המלצות, שניתנו בדוח. הביקורת התבססה על דוח הביקורת דאז ועל דיווח מנכ"ל מחוז צפון לגבי אופן תיקון הליקויים ויישום ההמלצות, כפי שהועברו אליו ע"י החתום מטה לצורך ביקורת המעקב. מהנתונים עולה, כי המחוז לא רואה באחריותו כ- 28% מסעיפי הליקוי וההמלצות: 17% באחריות הוועדה הארצית ו- 11% באחריות חברת מג'יק, שגם היא באחריות ארצית של הלשכה. נוהלים, תיעוד רקע משמעתי, זמני טיפול, דיון בוועדה, הודעה. יש להדגיש את ההמלצות המערכתיות, כגון נהלים, מחשוב, גישה למידע ועוד, שלגביהן נדרשת פעולה מערכתית, בין אם ע"י הוועדה הארצית ובין אם בהחלטת הנהלה. מתוך הנושאים האלה ניתן לציין לחיוב את הוצאת נוהל אתיקה חדש (בטיוטא שטרם אושרה) והמשך חיבור המחוזות למערכת המחשוב של הלשכה. מעבר להם, שאר הנושאים, כגון אחידות הפעולות, גישה למידע משמעתי, דוחות בקרה שונ ים ותיעוד - הודגשו אז ומודגשים גם היום. כאמור, בסוף שנת 2022 הוציא צוות מקצועי שהוקם בלשכה, הצעה לנוהל ארצי חדש לטיפול בתלונות אתיקה. הצעת הנוהל טרם הובאה, וממילא טרם אושרה ע"י המועצה , עקב אירועים שעברו על הלשכה מאז. הנוהל יחייב את כל המחוזות, ויישומו ייבדק ע"י הביקורת. במסגרת אחריותו הוא, הוא מדווח על יישום של כל המלצות הביקורת, שעיקריהן בתחומים הבאים:

עדכון מעקב אתיקה צפון ( )15.5.24

לאור נוהל האתיקה החדש שהופץ ביום 1.12.23 , התבקש מנכ"ל מחוז צפון להתייחס להטמעת נוהל האתיקה החדש בהתאם לדוח המעקב בנדון משנת 2023 . במסגרת זו התבקש עדכון באיזה אופן הוטמע הנוהל ובאיזה

29

נושאים המוזכרים בדוח המקורי והמעקב משנת 2023 , אכן הותאמה העבודה.

לדברי מנכ"ל מחוז צפון, הנוהל הארצי החדש מיום 1.12.2023 מיושם במלואו, וכל הנושאים המוזכרים בדו"ח הוטמעו בהליכי העבודה במחלקת האתיקה במחוז הצפון.

להלן עיקרי יישום ההמלצות בהתאם לדו"ח המעקב לביצוע בנושאים שהוזכרו, בכפוף לנוהל החדש: א. נהלים: אומץ ויושם נוהל העבודה הארצי כנוהל עבודה של המחוז לטיפול בתלונות לפי ההמלצה.

תיעוד :

ב.

כל המידע, המסמכים וההחלטות בתיק נסרקים ומתועדים במערכת המג'יק.

1 ) 2 ) 3 ) 4 )

מנוהל סטטוס תיק במערכת המג'יק כך שישקף את ההחלטות .

יש הקפדה על מילוי כל השדות הרלבנטיים לתלונה, ככל שמדובר בהמלצה לגנוז, ניתן נימוק להמלצה.

רקע משמעתי:

ג.

בדיקת הרקע המשמעתי של המועמדים שנבחרו לוועדת האתיקה מתועדת.

1 )

2 ) המועמדים לוועדת אתיקה מוחתמים על טופס התחייבות לשמירה על סודיות והיעדר ניגוד עניינים, ומתבצעת בדיקה של הרשעות משמעת ברמה ארצית של כל עורכי הדין.

זמני טיפול:

ד.

1 ) יש הקפדה על השלבים הבאים: א. בין המועד האחרון שהוקצב למענה הנילון ועד למועד קבלת החלטה בוועדת האתיקה, לא יחלוף פרק זמן הארוך מ- 90 ימים. ב. משך הטיפול בתלונות וניתוח הסיבות אשר מובילות לזמני טיפול ארוכים. ג. מועד בדיקת התלונה על ידי הקובל או מי מטעמו, יהיה בתוך 7 ימים מיום קבלת התלונה במחוז. 2 ) נקבעו קווים מנחים לאישור הארכות מועד. 3 ) מנוהל מעקב ומופקים דוחות בקרה על מנת לאתר מקרים בהם קובלנה לא מוגשת במשך תקופה העולה על הסביר. ה. דיון בוועדה: 1 ) כל התלונות מובאות לדיון בפני הועדה. 2 ) נציג הציבור מוזמן לכל הישיבות. 3 ) יש הקפדה לסגור את התיק עם סיום הטיפול וקבלת החלטה סופית של ועדת האתיקה.

ועדת הביקורת בישיבתה מיום 16.5.24 אושר הדוח על ידי הוועדה בכפוף לעדכון המבקר ביחס ליישום הנוהל החדש.

30

עדכון + דוח 3/23 8.5.24

ועדת אתיקה מחוז מרכז 2021

מעקב יישום המלצות

במסגרת תוכנית הביקורת לשנת 2021 נערכה במחוזות צפון ומרכז ביקורת מערכת האתיקה והשפיטה , כמדגם ביקורת מתוך מחוזות הלשכה . הביקורת שבוצעה במחוז מרכז נערכה בחודשים פברואר - נובמבר ,2021 והתייחסה לשנים ,2019 2020 ורבעון ראשון 2021 .

הדוח המקורי התפרסם בשנת 2022 , המעקב התפרסם ב- ספטמבר 2023 ועדכון נערך ביום .8.5.24

במסגרת תוכנית הביקורת לשנת ,2023 הדוח שלהלן עוסק בתיקון הליקויים ומעקב יישום המלצות , שניתנו בדוח הביקורת משנת + 2022 עדכון מיום 8.5.24 . הביקורת התבססה על דוח הביקורת דאז ועל דיווח מנכ " לית מחוז מרכז לגבי אופן תיקון הליקויים ויישום ההמלצות , כפי שהועברו אליה ע " י החתום מטה לצורך ביקורת המעקב . עדכון המעקב התבצע כאמור ביום ,8.5.24 לקראת הדיון בוועדת הביקורת ביום .9.5.24 כללית יש להדגיש , כי למרות הנחיות החוק והנוהל הארצי האחיד בתחום האתיקה , נמצאו בביקורת המקורית מדוח 2022 הבדלים רבים בין המחוזות – הן בנוהלי העבודה והן ביישום התפעולי , המחשובי והפרוצדורלי של ניהול מערכת האתיקה . בשני הנושאים הראשונים – נהלים והמערכת הממוחשבת - נמצאו ליקויים המשותפים לכלל המערכת וצריכים לקבל טיפול מרכזי ע " י הלשכה .

+ המהדורות של הדוח (מקורי 2 עדכונים) הבחנה ביניהם באמצעות צבע שונה

יודגש, כי נעשתה נוכח 3 לטקסט הרלוונטי: מקורי – 2022 שחור מעקב – 2023 אדום עדכון 8.5.24 – כחול.

כמו כן, נעשתה אבחנה בין ממצאים מערכתיים לבין ממצאים מחוזיים :

ממצאים מערכתיים

בתחום הנהלים נמצא חוסר אחידות בין המחוזות ביישום נוהל הוועדה הארצית . בסוף שנת 2022 הוציא צוות מקצועי שהוקם בלשכה , הצעה לנוהל ארצי חדש לטיפול בתלונות אתיקה , אך היא טרם הובאה , וממילא טרם אושרה ע " י המועצה .

עדכון 8.5.24 : הנוהל אושר ע"י יו"ר ועדת האתיקה הארצית ונכנס לתוקף ב- .1.12.23

המערכת הממוחשבת יש להרחיב את המודעות ליכולותיה בעיקר בתחומי הבקרה , המעקב הממוכן והפקת דוחות בקרה , באופן שנתן מענה נמוך יותר לצרכי המערכת . מאז היא בהטמעה מדורגת של