מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

1

מבקר לשכת עורכי הדין בישראל

דוח שנתי 2024

אמיר ויזל

מבקר הלשכה ונציב פניות הציבור

26 נובמבר 2025

2

3

דבר ראש הלשכה

חברות וחברים יקרים ,

אני שמח להציג בפניכם את דוח מבקר לשכת עורכי הדין לשנת 2024 . דוח זה מסכם את פעילות הביקורת הפנימית שנערכה בלשכה במהלך השנה, וכן את פעילות ועדת הביקורת והמועצה הארצית, לרבות דוחות ביקורת שבוצעו בשנת הדוח אך פורסמו לאחריה. אני מבקש להודות למר אמיר ויזל על עבודת הביקורת המקצועית והמסורה לאורך השנים ועל הוצאת הדוח השנתי המצורף. אני רואה בביקורת ה פנימית כלי חיוני להגברת השקיפות, קידום המינהל התקין ו שיפור השירות הניתן לציבור עורכי הדין ועורכות הדין. ביקורת אפקטיבית, אמינה ובונה היא הדרך הטובה ביותר לקדם תרבות ארגונית בריאה ולשפר את תפקוד הלשכה. לפני כשנתיים נבחרתי לעמוד בראש הלשכה, מתוך רצון לייצב את המערכת לאחר תקופה מאתגרת. הבחירות ביטאו אמון חד - משמעי מצד ציבור עורכי הדין, שבחר בעקרונות של שלטון החוק, דמוקרטיה ועצמאות מערכת המשפט. ביקורת פנימית תקינה ושקופה הי א חלק בלתי נפרד ממימוש עקרונות אלו – כך פעלנו בשנה האחרונה וכך נמשיך לפעול גם עד לתום הקדנציה. הדוח הנוכחי שם דגש מיוחד על שני תחומים רב - שנתיים: תחום האתיקה ותחום המחשוב. בתחום האחרון, חשוב לציין את אתר הלשכה החדש שמציין בימים אלה ממש שנה להשקתו. מדובר בפרויקט שקרם עור וגידים במשך מספר שנים, ועליו עמלו צוותי הלשכה רבות, במטרה לשפר את השירות והשקיפות המוענקים לציבור עורכות ועורכי הדין. בנוסף, מעיד הדוח על יכולתה של הלשכה לערוך בחינה עצמית עניינית ומעמיקה, תוך שיתוף פעולה הדוק עם גורמי הפנים. אבקש להודות לחברי ועדת הביקורת ולעומדים בראשה - עו"ד נור רסלאן ועו"ד רועי ברזילי . בכוונתי להמשיך ולחזק את שיתוף הפעולה בין כלל גורמי הלשכה לבין הליכי הביקורת. תודתי נתונה למנכ"ל ית הלשכה, עו"ד אושרת תגר על תרומתה הרבה לקידום המינהל הארגוני בלשכה. נפעל להטמעת מסקנות הדוח, במטרה לשפר את עבודת הלשכה למען כלל ציבור עורכי הדין בישראל.

בבר כת חברים, עו"ד עמית בכר ראש לשכת עורכי הדין

4

דבר יושבי ראש של ועדת הביקורת

ת "א , ה ' בכסלו התשפ "ו 25/11/2025

אנו מתכבדים להניח בפני ציבור עורכות ועורכי הדין את דברי יושבי ראש ועדת הביקורת של לשכת עורכי הדין במסגרת דוח הביקורת השנתי לשנת .2024 דוח זה משקף את פעילותה של ועדת הביקורת בהתאם לסמכויותיה וחובותיה על פי סעיף 10 א לחוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א - 1961 ומשלב בתוכו את הממצאים, תהליכי העבודה והמאמצים שנעשו במהלך השנה לקידום מנהל תקין, שקיפות ותרבות ארגונית אחראית. ועדת הביקורת רואה לעצמה חובה לעמוד על ליקויים בניהול הלשכה — ליקויים תפעוליים, מבניים, מנהליים ותקציביים — ולפעול לתיקונם בשיתוף פעולה עם המבקר הפנימי, רואה החשבון המבקר וגורמי המקצוע הרלוונטיים. במהלך השנה קיימה הוועדה ישיבות מעמיקות בנושאים מורכבים, לרבות בנושאים שהוגדרו כמהותיים לפי דין, ובהן השתתפו המבקר הפנימי ונציגים מקצועיים נוספים כנדרש. במסגרת תפקידנו בחנו גם את מערך הביקורת הפנימית עצמו, את תפקודו של המבקר הפנימי ואת המשאבים העומדים לרשותו , מתוך הבנה שתפקודו של גוף הביקורת הפנימית הוא יסוד מרכזי לשמירה על תקינות עבודת הלשכה. בשנה זו, כמו בשנים קודמות, מקיימת ועדת הביקורת דיאלוג שוטף עם המבקר הפנימי, והיא בחנה את תכנית העבודה השנתית שלו עוד בטרם הוגשה לאישור המועצה הארצית, והציעה התאמות ושיפורים בהתאם לצרכים הארגוניים ולתהליכי הבקרה שעלו מן השטח. במהלך 2024 דנה הוועדה בדוחות ביקורת רבים של המבקר הפנימי וצוותו. הדיונים היו מקצועיים, מעמיקים ומתועדים, וכללו לא אחת הצגת חומר מקצועי על ידי גורמי הלשכה הזכאים להופיע בפני הוועדה לשם הבהרת תמונת המצב המלאה. כלל הישיבות התקיימו בהתאם להוראות הדין, תוך הקפדה על כללי סודיות, אי - תלות והפרדה בין המבוקרים לבין מקבלי ההחלטות.

שנת 2024 התאפיינה ברצף של תהליכים ארגוניים משמעותיים, בהם קידום נהלי עבודה חדשים, שיפור תהליכי אתיקה, חיזוק מערכות מידע, הטמעת תהליכים טכנולוגיים ארוכי טווח ושיפור השירות לחברי הלשכה. ועדת הביקורת רואה בהישגים אלה עדות לרצון האמיתי של הלשכה להתפתח

5

ולפעול בשקיפות ובמקצועיות — אך הם גם אות לכך שהעבודה לעולם אינה מסתיימת. עדיין נדרשת השקעה מתמדת בשיפור תהליכים, בניהול סיכונים, ובחיזוק התקשורת בין יחידות הארגון .

אנו מבקשים להודות למבקר הפנים, מר אמיר ויזל, על עבודתו המקצועית, היסודית ובעיקר

העצמאית — תנאי הכרחי לקיומה של ביקורת אפקטיבית. תודתנו נתונה גם לחברי ועדת

הביקורת: עוה"ד שחר פרלינג, מוניר מחאג ' נה, עמוס חיון , אוראל אסולין, מאלק עמרור, נועם וינר, מאיה צמח, אנה גורביץ, האני סמרה וערן בן ארי, אשר פועלים במסירות רבה ובאחריות ציבורית עמוקה ; כמו כן תודתנו לעו"ד עמית בכר - ראש הלשכה ולעו"ד אושרת תגר - מנכ״לית הלשכה על שיתוף פעולה מלא ורצוף ; ולכל עובדי הלשכה שהשקיעו מאמצים רבים בהנגשת המידע, בהשבת תשובות מקצועיות ובהטמעת המלצות הביקורת. ועדת הביקורת תמשיך לפעול גם בשנים הבאות בהתאם למנדט שהוענק לה בחוק – לקדם מערכת ביקורת חזקה , שקופה , מקצועית ובלתי תלויה , שתבטיח את תקינות עבודת הלשכה ואת אמון הציבור והחברים כאחד. אנו מחויבים להניח יסודות איתנים ללשכה מודרנית, שירותית ויציבה, הפועלת לפי ערכי יסוד של מנהל תקין ושלטון החוק.

בכבוד רב,

רועי ברזילי , עו"ד

נור רסלאן , עו"ד

יו "ר ) משותף (

ועדת הביקורת

יו "ר ) משותפת(

6

דבר מנכ"לית הלשכה

דוח הביקורת השנתי לשנת 2024 שגובש על ידי מבקר הפנים של לשכת עורכי הדין, הוגש לעיוני ומהווה מקור משמעותי להמשך חיזוק מנגנוני הבקרה, השקיפות והאחריות בלשכה. דוח זה אינו רק תיעוד - אלא יש בו להוות עבורנו כלי עבודה מהותי, המציב בפנינו מראה ארגונית ובה תובנות רלוונטיות להמשך שיפור תהליכים המתקיימים בלשכה והטמעת תרבות של מצוינות. אנו רואים בביקורת הפנימית מנוע לשיפור ולאכיפה, וכאמצעי חיזוק אמון הציבור בלשכה ולטיוב השירות שניתן לציבור עורכות ועורכי הדין. בתקופה בה ארגונים ציבוריים נבחנים בזכוכית מגדלת, החשיבות של ביקורת שקופה הוגנת ומעמיקה גדולה מאי פעם. כמנכ"לית הלשכה אני מחויבת לעשות כל שביכולתי כדי להבטיח שמסקנות הדו"ח לא ישארו בגדר המלצה בלבד, אלא יושמו הלכה למעשה ויתורגמו למדיניות, נהלים ותהליכי עבודה משופרים מדוייקים ומקצועיים. אני מייחלת להמשך התפתחות הלשכה והבאת ערך לציבור עורכי ועורכות הדין ומברכת על הביקורת שמודגשת בצורה עניינית מאוזנת ומקצועית . תודתי נתונה למבקר הלשכה מר אמיר ויזל , על עבודתו היסודית והעקבית לאורך השנים, ולוועדת הביקורת בראשותם של עו"ד נור רסלאן ועו"ד רועי ברזילי , על מחויבותם ומעורבותם הרבה.

אני מאחלת הצלחה רבה להנהגת ועדת הביקורת גם בהמשך 2025 .

לפני סיום אבקש להודות לראש הלשכה עו"ד עמית בכר על מחויבותו האמיתית לקידום תחום הביקורת ולהובלה משותפת של תרבות ניהולית אחראית יעילה ומתקדמת.

בברכת חברים ובביטחון מלא בעתיד הלשכה.

עו"ד אושרת תגר מנכ"לית לשכת עורכי הדין

7

תוכן

.1 דבר ראש הלשכה 3 .2 דבר יו"ר ועדת הביקורת 4 .3 דבר מנכ"ל הלשכה 6 .4 מכתב מלווה 9 .5 ריכוז כרונולוגי של דוחות הביקורת 17 2020-2025 6 . תמצית ממצאים והמלצות 19 • שכר מצווה 19 1/24 – • שכר ומשאבי אנוש – מחוז חיפה 21 2/24 • גביית קנסות 23 3/24 • שכר ומשאבי אנוש – מחוז תל אביב 25 4/24 • תקנות הפרטיות – מעקב 28 5/24 • ועדת אתיקה מחוז ירושלים 28 6/24 • אבטחת מידע – מעקב 29 7/24 • המשכיות עסקית והתאוששות מאסון 31 8/24 • רכש והתקשרויות עם ספקים 32 9/24 • דוח פניות הציבור 33 10/24 2024

7 . ועדת הביקורת 40 2024 8 . פירוט הדוחות 47 2024

• שכר מצווה 48 1/24 – • שכר ומשאבי אנוש – מחוז חיפה 95 2/24 • גביית קנסות 116 3/24 • שכר ומשאבי אנוש – מחוז תל אביב 142 4/24 • תקנות הפרטיות – מעקב 163 5/24 • ועדת אתיקה מחוז ירושלים 172 6/24 • אבטחת מידע – מעקב 207 7/24 • המשכיות עסקית והתאוששות מאסון 211 8/24 • רכש והתקשרויות עם ספקים 211 9/24 • דוח פניות הציבור 243 10/24 2024

.9 נספחים כלליים 275

8

9

27.11.25

לכבוד עו"ד עמית בכר ראש לשכת עורכי הדין בישראל

שלום רב

הנדון: דוח המבקר השנתי 2024

בהתאם לסעיף 19 ו)ה( לחוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א – 1961 , תיקון תשע"ו, 1 )להלן: "חוק הלשכה"( הנני מתכבד להגיש לכם בזה דין וחשבון על פעולות הביקורת בשנת 2024 . במתכונתו זו, מוגש הדוח בשנה הרביעית . הוא מהווה חלק ממערך הביקורת הפנימית של הלשכה, שהוקם במהלך 2019 )מינוי ועדת הביקורת( והמשכו במינוי מבקר הלשכה ) .(1.1.20 פעולות המבקר בלשכה מתבססות על חוק הלשכה וחוק הביקורת הפנימית ) 1992 (, וכן, על ההנחיות המקצועיות של לשכת המבקרים הפנימיים בישראל, על נוהל המבקר הפנימי של הלשכה ועל נוהל ועדת הביקורת, שאושרו רשמית ע"י המועצה בישיבתה מיום 30.3.22 2 הדוח מסכם את פעולות הביקורת הפנימית בלשכה לשנת 2024 , כולל דוחות שבוצעו במהלכה, אך פורסמו לאחריה, וכן, הפעולות הרלוונטיות של ועדת הביקורת ושל המועצה הארצית בענייני ביקורת במשך שנת הדוח. ועדת ביקורת חדשה פעילותה של ועדת הביקורת מתבססת על סעיף 10 א לחוק הלשכה 3 . עקב תקופת הבחירות וסיום הקדנציה של ועדת הביקורת הקודמת, היא קיימה במשך שנת 2024 9 ישיבות ועוד 3 ישיבות בשנת 2025 , שבהן דנה הוועדה בדוחות הביקורת משנת 2024 , ביצוע ובניית תוכניות העבודה, וכן בעריכת סקר סיכונים חדש ומיכרז למיקור חוץ חדש. בהתאם לס"ק 10 א)ו( 4 , במהלך השנה הגישה הוועדה למועצה דוח פעילות חצי שנתי, ודוח שנתי מיום 15.7.25 שהוגש למועצה .

תוכנית רב שנתית מבוססת סיכונים

תוכנית הביקורת השנתית בלשכה מתבססת על תוכנית ביקורת רב ) 4 ( שנתית שנבנית באופן מתודולוגי באמצעות סקר סיכונים מקצועי, שנערך מדי 4 שנים. התוכנית הרב שנתית הסתיימה בסוף השנה. היא

1 חוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א - 1961 , תיקון התשע"ו, סעיפים 19 ה 19 - ו )המבקר הפנימי(, עמ' 14-15 , קובץ תקנות הלשכה, . 2019 2 הנוהלים אושרו רשמית בישיבת המועצה הארצית .30.3.22 ראה נספחים לדוח. 3 שם, עמ' .6 4 שם.

10

נבנתה בשנת 2020 על פי סקר הסיכונים הראשון שנערך במסגרת הקמת מערך הביקורת החדש בלשכה באמצעות משרד חיצוני, שזכה במכרז. על בסיס הסקר הראשון נבנתה תוכנית ביקורת רב שנתית מבוססת סיכונים לשנים ,2021-2024 שעליה התבססו התוכנית ותקציב הביקורת לשנת .2024 התוכנית העמידה את התוכניות השנתיות )הנגזרות ממנה( על היקף של כ - 3,000 שעות ביקורת בשנה, כולל כ - 1,000 שעות מיקור חוץ, שהחל בעבודתו בראשית .2021 כאמור, לאחרונה נערך סקר סיכונים שני, שעל פיו נבנתה תוכנית 4 שנתית חדשה לשנים 2025-2028 , שתבוצע באמצעות מיקור חוץ חדש, שנבחר ב מיכרז בראשית .2025 כמפורט בהמשך בוצעו בלשכה משנת 2020 ועד למועד כתיבתו של הדוח הזה )אפריל 2025 ( יותר מ 40 - דוחות ביקורת פרטניים, וכן 4 דוחות מבקר שנתיים ו - 3 דוחות על פניות הציבור ) 2023 ,2020-2022 ו - (2024 , ששולבו בדוחות המבקר השנתיים וגם פורסמו בנפרד באופן דיגיטלי ומודפס. מיקור חוץ מבקר הלשכה מסתייע במיקור חוץ, שמבצע את תוכנית הביקורת בניהול מבקר הלשכה ובפיקוח שלו. במשך תקופת הדוח הסתייע המבקר במשרד שיף - הזנפרץ ) RSM (, שהתקשר עם הלשכה ל 3 - שנים וסיים השנה את תפקידו לאחר תוספת שנה רביעית לסיום עבודות. כאמור, לאחרונה בחרה הלשכה בהליך מכרזי משרד חדש – רו"ח אלקלעי ושות' . היקף העבודה במיקור חוץ נקבע לכ - 1,000 שעות, בתקציב של כ - 250,000 , כולל מע"מ, שמאושר ₪ במסגרת תקציב הלשכה הכולל. בפועל, עקב אילוצים שונים, הניצול בפועל היה נמוך מהתקצוב המקורי, שגם חייב המשך ביצוע של עבודות שונות משנה קודמת.

תוכנית העבודה 2024 וביצועה

תוכנית העבודה לשנת 2024 התבססה, כאמור, על סקר הסיכונים שנערך בשנת ,2020 וכן על עדיפויות שהועלו ע"י המועצה וועדת הביקורת, ועל צרכים אד - הוק, שהועלו במהלך השנה ע"י הח"מ, ועדת הביקורת והמועצה )ראה בהמשך(. בעיקרון, הדגשי הביקורת במהלך השנה ניתנו לנושאי אתיקה, )כנושאי ליבה קבועים בתוכנית העבודה( יישום המלצות, וכן, שכר וכוח אדם, בתי הדין, מעקב מערכות מידע, המשכיות עסקית, גביית קנסות, ש כר מצווה, רכש והתקשרויות ופניות הציבור.

גם השנה ביצעה הביקורת 10 דוחות ביקורת , כולל דוח שנתי של פניות הציבור.

11

להלן הדוחות שבוצעו ומופיעים בדוח זה, כדלקמן:

נושא הדוח

תאריך 22.5.24 18.7.24 18.8.24 1.9.24 17.2.25 12.3.25 12.3.25 19.3.25 3.4.25 5.5.25

מס' 1/24 2/24 3/24 4/24 6/24 5/24 7/24 8/24 9/24

שכר מצווה

שכר ומשאבי אנוש – מחוז חיפה

גביית קנסות

שכר ומשאבי אנוש – מחוז תל אביב ועדת אתיקה – מחוז ירושלים

תקנות הפרטיות - מעקב אבטחת מידע - מעקב

מערכות מידע

המשכיות עסקית והתאוששות מאסון

רכש והתקשרויות עם ספקים

10/23

דוח פניות הציבור 2024

ביצוע תקציב הביקורת תקציב הביקורת השנתי מבוסס על תוכנית הביקורת הרב שנתית ואושר ע"י המועצה במסגרת התקציב השנתי, אך נקבע שהתקציב השנתי יובא לדיון ואישור ספציפי מדי שנה. התוכנית כוללת מיקור חוץ בהיקף שנתי של כ - 1,000 שעות )בכפוף לדיון השנתי(, ובתקציב של 250,000 . בשנת ₪ 2022 נותרו 97,000 ₪ מהתקציב, ב - 2023 נותרו 16,000 , ובסה"כ קיימת ייתרה של ₪ 113,000 ₪ - לפני תקציב בסך 250,000 ₪ משנת .2024 פניות הציבור חוק לשכת עורכי הדין הגדיר את תפקיד נציב פניות הציבור במסגרת תפקידו כמבקר הלשכה. החוק אינו מגדיר במפורט את סמכויותיו של נציב פניות הציבור והוא לא קובע לתפקיד זה סמכויות ספציפיות וייחודיות )לעומת התפקיד של מבקר הפנים(. יחד עם זאת, מטבע הדברים )וזאת גם בהתאם לעמדת הייעוץ המשפטי של הלשכה(, ניתן לומר כי לנציב יש את הסמכות למלא את תפקידו ובתוך כך לבדוק ולברר את הפני ות שהוגשו בפניו , לקבל את כל המידע אודות פניות אלו ולהשיב לפונים" 5 . עם זאת, כאמור, מרבית פניות הציבור ותלונותיו לנציב הינן בתחום האתיקה, ש בו מוגבלת הגישה לחומר בחסיון וסודיות , ומניעות התייחסות למהות התלונות, שהיא אינה בסמכות הנציב )גם בכובעו כמבקר(. עקב כך, שלא כמבקר הלשכה )בכובעו הראשון(, מעבר לבירורים פרוצדורליים וטכניים, נמנעת דרכו של הנציב לבירור ובדיקה מקצועית באופן ישיר . במקום זאת, עליו ל הסתמך על העדות וה הסברים של בעלי תפקיד בוועדות האתיקה השונות, שהם, לעיתים בעלי עניין, לכאורה, ולה סתפק בעבודת דיוור ותיווך טכני של פרוצדורה.

בתקופת הדוח נפתחו 96 תיקים, ונכון ליום 31.12.24 נסגרו 98% מהם. ב 5 - השנים האחרונות התקבלו בממוצע פי 4 * יותר תלונות מאשר בתקופה הקודמת. סוגי הפניות העיקריים היו תלונות בתחום האתיקה;

2 מכתבה של היועצת המשפטית מיום 15.3.23

12

תלונות "פרוצדורליות" היו הסוג השני בהיקפו , והתייחסו בעיקר להיעדר מענה והתייחסות מצד ועדות האתיקה; תלונות בתחומי ההתמחות וההסמכה, שאילתות משפטיות בתחום האתיקה , בקשות סיוע משפטי מהלשכה, דרישות ביצוע ביקורת בתחומים שונים. ; כן – שכר טרחה, שכר מצווה, אתר הלשכה, דמי חבר, מינוי בורר וכו'. אי דיוקים ב תשובות ו היעדר גישה למסמכי התלונה בוועדה, גורמים לנציב להסתמך על מידע שנמסר לו, מבלי שיש באפשרותו לאמתו, וכבר קרה שנמצא בדיעבד שגוי. במקרים כאלה נחשפים הנציב, הלשכה ועובדיה לסיכונים מיותרים. לדעת הביקורת, יש מקום להתייחס לתפקידו וסמכויותיו של הנציב בלשכה באופן דומה לתפקידו כמבקר , מבלי להיכנס להגדרות ושינויים בחוק הקיים. לצורך זה, ניתן לנסח את ההגדרות הנדרשות בנוהל ייעודי של עבודת הנציבות. 6

הדיון במועצה בדוחות הביקורת כאמור, הדוחות השוטפים מוגשים לוועדת הביקורת ונדונים שם באופן שוטף.

לעומת זאת, במהלך שנת 2024 לא דנה המועצה בדוחות הביקורת. בישיבתה מיום 5.5.25 הוגש לה הדוח השנתי לשנת 2023 , ובו דיווח מלא ומפורט של דוחות הביקורת משנת 2023 . כן הוצגו בישיבת המועצה הזו עיקרי הביקורת משנת .2024 עם זאת, במועצה לא נערך דיון לא בדוחות הפרטניים שנכללו בדוחות השנתיים. לדעת הביקורת, יש צורך ביתר הקפדה על דיון בדוחות בתוך פרק הזמן ) 45 יום( המוכתב בחוק ובנוהל.

הדגשים רב שנתיים חשוב להדגיש 2 תחומים רב שנתיים, שהביקורת עוסקת בהם : תחום האתיקה ותחום המחשוב:

בתחום האתיקה

תחום האתיקה הינו מתחומי הליבה החשובים במשימותיה של הלשכה עפ"י החוק והיא מקדישה לכך חלק משמעותי ממשאביה הארגונים והתקציביים. מבחינת הביקורת מהווה תחום האתיקה נושא קבוע הנבדק כל שנה במחוזות. בעקבות דוח מבקר המדינה ודוחות הביקורת הפנימית בנושא, מינתה ב - 18.5.2 2 מינתה המועצה " צוות היגוי של מערך האתיקה והדין המשמעתי של לשכת עורכי הדין לצורך בחינת שינויים במערך האתיקה, בחוק הלשכה, בדין המשמעתי, בכללי האתיקה ובנהלים שהותקנו וגומר 7 . טיוטה סופית של הנוהל החדש 8 הופצה ביום .1.12.23 ה נוהל הוטמע בוועדות האתיקה במחוזות השונים, למעט מחוז חיפה, עקב בעיות מיחשוב. עקב כך גם לא היה ניתן לבצע ביקורת מערך האתיקה במחוז חיפה. יש לעשות לפתרון הבעיות שם ולהמשיך את הטיפול בנוהל בתי הדין.

6 לדעת היועצת המשפטית של הלשכה, המשמעות היא כי כל הוספה של סמכות אופרטיבית וייחודית לתפקיד נציב פניות הציבור )מעבר לסמכותו הברורה של בירור תלונות, קבלת כל המידע הרלוונטי ומתן מענה לפונים( . מחייבת תיקו ן של חוק לשכת עורכ י הדי ן . 7 כתב מינוי מיום 18.5.2022 מראש הלשכה. 8 נוהל טיפול בתלונות ובידיעות על עבירות משמעת ע"י ועדות האתיקה 26.1.22

13

במסגרת זו, מומלץ לתת מענה לנושאים חשובים לתיפקודה היעיל של המערכת, כגון:

• • • • • • •

שיטות הפעלתה של מערכת האתיקה בלשכה ובמחוזותיה;

יעילות הביזור הארגוני והתקציבי הקיים;

כלי הבירור והחקירה העומדים לרשות גורמי האתיקה;

הגדרות הבקרה המקצועית על פעולות הוועדות ובתי הדין;

התאמת נהלי המערכת ואחידותם;

שידרוג מ ערכת מידע אחיד, מפורט ומהימן, שיאפשר בקרה הולמת באופן שוטף. 9

הפרדה בין תקצוב ועדת האתיקה וניהול התקציב מיתר המחוז.

אבטחת מידע וסייבר

עיקר עבודת המיחשוב נעשית בלשכה ע"י צוות מיקור חוץ ) הלשכה מינתה השנה מנמ"ר(.

במהלך 2022 נערכה ביקורת מערכות המידע בלשכה, במטרה לבחון את נאותות הניהול של ארבעת נושאי המיחשוב בתוכנית העבודה: אבטחת מידע, אבטחה פיסית )חלקי( וסייבר ) תקנות הפרטיות .( הביקורת נערכה בשני שלבים: שלב א' – ביקורת מצב קיים והגשת המלצות לטיפול )מצ"ב(. שלב ב' - ביקורת יישום המלצות משלב א', בוצעה בשנת 2024 ופורסמה בראשית .2025 במסגרת שלב א' נבדקו מדיניות ונהלים, אבטחת מידע בתחנות עבודה ושרתים, הרשאות גישה, מדיניות גיבויים ואחזור מידע. כן נבדקה אבטחה פיזית של מערכות מידע ואיתור חולשות אבטחת המידע בדגש על אפשרות חדירה לרשת. הודגשו 4 תחומי סיכון עיקריים, וביניהם: צורך בהפרדת סביבות; שיפור ניהול ;Firewall מערכות הפעלה לא נתמכות ; אבטחה של חיבור מרחוק; שיפור במדיניות הסיסמאות הארגונית. ניתנו המלצות לצורך מניעה וצמצום ככל האפשר של חדירת גורם עוין למערכות המחשב, אשר עלול לגרום להשבתה, הדלפת מידע וכו'. לאיומים הבאים ניתן דגש, כבעלי משמעות גבוהה ביותר, וביניהם: איומים של גורם זדוני ברשת הפנימי ; מתקפות הנדסה חברתית, כדוגמת פישינג; ו ניצול המתקפה להתחברות למשאבי הארגון. נמצא כי בלשכה ישנה מודעות ומעורבות ישירה של ההנהלה בנושא אבטחת המידע , אך חסרה מדיניות כוללת ומאושרת ע"י המועצה . מסקירת רמת האבטחה בהיבט הטכנולוגי נמצא שהארגון מיישם פרקטיקות רבות לאבטחת מידע. יחד עם זאת, הלשכה לא קבעה ברמת המועצה מדיניות כוללת למערכות המידע שלה, במצב העלול להקשות על התמודדות עם דרישות הרגולציה ו איומי הסייבר שקיימים כיום.

כללית עלה מהביקורת, כי יישום ההמלצות נעשה בעיקר ברמה האופרטיבית ע"י מנגנון הלשכה בראשות המנכ"ל , אך נושאים באחריות המועצה אינם מטופלים כלל.

9 בהמשך יוגש הדוח על ניהול מערך האתיקה במחוז בכלל, וזאת על בסיס השוואתי לשאר המחוזות שנבדקו.

14

בביקורת המעקב, המובאת בדוח הזה, נבדקו 3 הנושאים – "אבטחת מידע", ו"תקנות הפרטיות" וכן נבדק נושא המשכיות עסקית והתאוששות מאסון. ביקורת המעקב הצביעה על יישום חלק ניכר מההמלצות הקודמות והפחית משמעותית את רמת הסיכון שנמצאה בעבר. במסגרת זו עלה "ציון" רמת האבטחה מ - 50% ל - 70%- בעיקר בתחומים שרתים , עמדות קצה וסלולר ; ניטור ובקרה , אך עדיין נותרו ללא שינוי משמעותי הנושאים: המשכיות עסקית ומדיניות אבטחת מידע .

הביקורת חוזרת וממליצה לפני המועצה להיכנס לנושא.

הדגשים נוספים במסגרת הביקורות שנערכו בלשכה במהלך שנת 2024 , יש להדגיש את הנושאים הבאים :

בתחום שכר מצווה: יש צורך ב שדרוג מערכת המידע ; תיקון הכללים בהתאם להצעות הממונה הארצית; ריכוז ההנחיות והתוכניות בנוהל כללי; עריכת נוהל למקרים דחופים; ו תיקון המגבלות שנוצרו עם החלפת התחנות הפיסיות בתחנות ייעוץ טלפוניות. בתחום שכר ודיני עבודה במחוזות : יצירת אחידות בין המחוזות; גיבוש נוהל עבודה להכנת השכר והבקרות; תיעוד הבקרות והאישורים בתהליך, הפרדת תפקידים; הקפדה על צבירה מקסימלית של ימי חופש ; בקרה על עובדי משרות אמון ; ותיעוד שינויים בתנאי העסקה/שכר בהסכם העסקה.

בתחום גביית קנסות : יש צורך ברויזיה במנגנון הגביה, נוהל ארצי לכל המחוזות, מנגנון מעקב, מאגר נתונים שלם ; ויישום הליכי אכיפה.

בתחום אתיקה מחוז ירושלים :

באחריות מחוזית )בין השאר( : הנגשת המידע והנהלים של פעילות הוועדה באתר המחוז ; בקרה על קוורום ונוכחות נציג ציבור; עדכון הנתונים במג ' יק, ובדיקה שוטפת של התיקים הממתינים ; באחריות מערכתית )בין השאר( : הסבת הסטוריה למערכת המג ' יק ; הפקת דוחות סטטיסטים ; מעקב עבר משמעתי ; ופיתוח בקרות אוטומטיות למעקב ניהול תיקים וקבלת החלטות.

בהמשך לאמור לעיל, יש להדגיש בתחום מערכות מידע:

בתחום אבטחת מידע: יש צורך בגיבוש מדיניות כוללת ע"י המועצה של אסטרטגית אבטחת המידע של הלשכה, וכן, יישום המשכיות עסקית ע" י הקמת אתר DR מלא ותרגול השימוש בו; יישום מערכת ייעודית למניעת זליגת מידע; ובחירת מתודולוגיה לפיתוח מאובטח.

בתחום תקנות הפרטיות: יש לטפל בהיעדר מערכת למניעת דלף; מערכות הפעלה ישנות; היעדר סיגמנטציה בין הסביבות ; וחשש

15

לאירוע סייבר, למרות מעגלי האבטחה.

בתחום המשכיות עסקית והתאוששות מאסון: גיבוש תוכנית להמשכיות עסקית והתאוששות מאסון; בניהול ופיקוח ועדת חירום ייעודית; בפירוט האחריות של כל מחלקה במצב חירום; היערכות עבודה מרחוק לעובדים חיוניים; הדרכות ותרגולים תקופתיים, אחת לשנה לפחות; הקמת אתר חלופי לעבודה מרחוק; ואתר DR לחירום. בתחום פניות הציבור, הודגשה שוב בעייתיות הנציב בטיפול בתלונות ללא סמכות משפטית, כאשר עיקר התלונות מתייחסות לתחומי האתיקה ונושאים נילווים, שממקדים את עיקר תפקידו בפרוצדורה והעברת תלונות לגורמים אחראים.

מבנה הדוח השנתי

מבנה הדוח המצורף בזה, הינו כדלקמן:

בחלק א' – כללי מובאת סקירה כללית על לשכת עורכי הדין בישראל, המועצה הארצית ו - ועדת הביקורת. כמו כן, מובאים דברי ועדת הביקורת והמנכ"ל.

בחלק ב' – עיקרי הדוחות ניתנים תקצירים של דוחות הביקורת.

בחלק ג' - פירוט הדוחות מובאים הדוחות המלאים, כולל המלצות מפורטות.

בחלק ד' - נספחי חוק ונוהל )חוקי הלשכה והביקורת; וכן, נוהלי המבקר הפנימי והביקורת(.

תגובות המבוקרים מובאות בגוף הדוח – חלקן כבר בתמציות בראשית הדוח וחלקן בהמשך בדוחות המפורטים – לפי רצון המבוקרים והמגיבים.

בברכה

אמיר ויזל מבקר הלשכה ונציב פניות הציבור

העתקים: חברי המועצה הארצית חברי וועדת הביקורת מנכ"ל הלשכה היועצת המשפטית משרד המבקר החיצוני.

16

17

ריכוז כרונולוגי של דוחות 2020-2024 להלן טבל ה המרכזת את דוחות הביקורת ל 5- השנים :2020-2024

מספר דוח

סיום

נושא

שנה

#

4.9.20 6.8.20 25.6.20 13.12.20 18.3.21

0/20 1/20 2/20 3/20 4/20

סקר סיכונים ותוכנית 2021-2024

1 2 3 4 5

משבר הקורונה – המשכיות תפעולית בתקופת חירום קרן רווחה וסיוע לעורכי דין במשבר הקורונה

מיכרז ביטוח אחריות מקצועית הבקרה במערכת האתיקה

2020

תיקון ליקויי מבקר המדינה 70 /ב במערכת האתיקה והשפיטה

19.4.21

5/20

6

24.6.21 28.2.22 30.3.22 30.3.22

6/20 1/21 2/21 3/21

הבקרה במערכת השפיטה – ביה"ד הארצי

7 8 9

ועדת אתיקה צפון ועדת אתיקה מרכז

2021

אתיקה במחוזות – מסכם

10

מעקב יישום התוכנית לטיפול בתלונות אתיקה תל אביב

15.5.22

4/21

11

3.4.22

5/21

תיקצוב 2022

12

19.9.22

0/22

ביקורת מערכות מידע – כולל )פוצל(

13

29.12.22

1/22

מתמחים

14

14.11.22

מאגרי מידע וסייבר – שלב א

15

2/22

31.1.23 26.10.22 14.11.22 2.2.23 22.3.23

עיקרי בעיות מערכת המידע בסיכון גבוה

16 17 18 19 20

3/22 4/22 5/22 7/22

תחום עורכי דין זרים תקנות הגנת הפרטיות

2022

דוח תלת שנתי נציב פניות הציבור

ניהול ובקרה תקציבית

28.3.23

8/22

מעקב יישום המלצות 2020

21

22 2023 תקבולים וגביית דמי חבר

18.3.23

1/23

15.5.24

2/23

ועדת אתיקה מחוז צפון – מעקב יישום מעודכן 2021

23

12.5.24

3/23

ועדת אתיקה מחוז מרכז – מעקב יישום מעודכן 2021

24

21.12.23

4/23

מינוי בוררים

25

18

5/23

6.6.24

ועדת אתיקה תל אביב )משנת (2021

26

6/23

25.3.24

27

בית הדין המשמעתי מחוז תל אביב

7/23

13.6.24

פעילת ועדות האתיקה – דרום )טיוטה סופית(

28

2.6.24 13.6.24 27.5.24 22.5.24 18.7.24 18.8.24 1.9.24 17.2.25

8/23 9/23

פעילות מזכירות בתי דין - דרום תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש –

29 30 31 32 33 34 35 36

ירושלים + לשכה

10/23

דוח פניות הציבור 2023

1/24 2/24 3/24 4/24 6/24

שכר מצווה

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש - חיפה

2024

גביית קנסות

תשלומי שכר וניהול משאבי אנוש – תל אביב

ועדת אתיקה – מחוז ירושלים

תקנות הפרטיות - מעקב אבטחת מידע - מעקב

12.3.25

5/24

37

מערכות מידע

12.3.25 19.3.25 9.4.25 20.5.25

7/24 8/24 9/24

38 39 40 41

המשכיות עסקית

רכש והתקשרויות עם ספקים )טיוטה סופית(

10/24

פניות הציבור 2024

19

תמצית ממצאים והמלצות

1/24 שכר מצווה ממצאים

סיכוני בקרה

עפ"י סקר הסיכונים שנערך בזמנו, התקיימו הסיכונים הבאים:

1 . לא התקיים מעקב מסודר אחר שביעות רצון של הטיפול.

2 . לא מבוצעת בקרה איכותית מלאה של טיפול עורכי הדין בתיקים.

3 . נמסר כי מתבצעת ביקורת על עוה"ד בשיחות שמקיימים עם הפונים מעת

לעת אבל לא מתבצעת בקרה בכתב.

4 . קיים קושי בגיוס עורכי הדין.

הכללים

5 . הממונים המחוזיים מונו במסגרת הסכמי העבודה שלהם, אך ללא מינוי ספציפי.

6 . עפ"י רוב נמצא התיעוד הדרוש בתיקים שנבדקו, אך במקרים מסויימים נמצאו מספר ליקויים כגון:

א. חוסר נתונים לזכאות - לא הספיקו להזין.

ב. חוסר מיחשוב של הרשומה - באג.

ההכנסה לא תועדה, כי התלושים הגיעו באיחור.

ג.

.7 ועדת חריגים ארצית הוקמה בזמן הקורונה, ומאז היא קיימת רק ברמה הארצית. יש צורך לעגן זאת בכללים, שמחייבים ועדות חריגים מחוזיות.

8 . הכללים אינם קובעים תקני כוח אדם ואינם מכסים את הצרכים, כפי שרואה אותם המערכת כיום.

9 . הממונה הארצית הגישה הצעה לשינוי בכללים, אך עד היום היא טרם טופלה.

מחשוב

המערכת מתנהלת בצורה איטית ומגושמת, וסובלת משיבושים והאטה.

10 .

11 . במכתב למנכ"ל הלשכה ביום 13.3.22 , התבקשה תוספת מספר עמדות בכל הארץ ומספר אמצעים נוספים, אך הבקשה טרם טופלה. 12 . הדוחות הסטטיסטיים אינם משקפים את התמונה הנדרשת וכנראה אינם אמינים עקב ליקויי הגדרה.

20

13 . בדוח שהופק במועד הביקורת, נכללו כ - 11,300 פניות, אך הוא אינו ניתן לחיתוכים או להפקה באקסל, אלא באופן ידני בלבד, וקיים ספק בנתוניו ובאפשרות להשתמש בו לצורך בקרה ושיפור המערכת.

דוחות בקרה

.14 חסרים במערכת דוחות בקרה כדי לוודא ביצוע יישום של שלבים שונים בתהליך, כגון:

סריקת תצהיר לתיק. הוצאת כתב מינוי לעו"ד. דיווח עו"ד )כל 3 חודשים(.

א. ב.

ג.

נהלים

15 . מעבר לכללים, קיימות הנחיות והוראות שיצאו מזמן לזמן, אך לא קיים במערכת נוהל כולל בנושא.

16 . במקרים דחופים יש ולא נערכת בדיקה כלכלית אלא התייחסות הומנית )ראה תיק 223/2428 .(

יש צורך בנוהל ספציפי למקרים כאלה.

תחנות סיוע ותשאול טלפוני

.17 בתקופת הקורונה לא התאפשר להקים ולנהל תחנות, והן הוחלפו בתחנות טלפוניות - יעילות יותר, אך לא ניתן להגיש בהן מסמכים נדרשים. 18 . מילוי הטופס יכול להיעשות מקוון, או ידני, וקיימת התרעה על אי מילוי שדות חובה, אך אין עצירה בגין אי מילויים. 19 . יכול להיווצר מצב של הפנייה לסיוע ע"י העו"ד בשלב הייעוץ גם אם יתברר שהפונה לא יתאים עפ"י הקריטריונים. 20 . תצהיר עו"ד – מאז החלת ייעוץ טלפוני, לא נחתם יותר תצהיר עו"ד. בהיעדר תחנה פיסית, יש להסדיר זאת ע"י אישור ממוחשב בכניסת עו"ד לרשומת הפונה, אך עד היום לא ניתן לכך מענה בשל ביטחון מידע.

פטור מאגרה

21 . ב - 2.8.22 נשלח מכתב בעניין לשר המשפטים, אך לא נענה.

חברת שכר מצווה בע"מ

22 . מהביקורת עלה, כי החברה הגישה דוח עפ"י חוק העמותות לשנת 2020 . לשנים 2021-2022 טרם הוגשו דוחות, והדבר מונע/מעכב קבלת סיוע בשירות לאומי.

תגמול עו"ד

23 . נ עשה ניסיון ע"י המחלקה לתגמל את עורכי הדין המתנדבים בתוכנית. הנסיון לא צלח.

הדרכות למתנדבים

24 . תקציב ההדרכה למתנדבים לשנת 2023 הסתכם ב 50 - אש"ח. נמסר, כי בפועל בוצעו פעולות ההדרכה ללא תשלום.

21

תמצית המלצות

1 . מומלץ לבצע מעקב מסודר אחר שביעות רצון של הטיפול.

2 . יש צורך לעגן בכללים, היעדר ועדות חריגים מחוזיות, ולהסתפק בוועדה ארצית.

3 . מומלץ לבדוק את הצעת הממונה הארצית לשינוי בכללים, ולפעול ליישומה במקומות הנדרשים.

4 . מומלץ לבחון שדרוג של מערכת המיחשוב, להגדיר בה דוחות בקרה ולאפשר הפקת דוחות באקסל לצרכי עיבוד נתונים. לדעת הביקורת, יש להגדיר את מטרות הדוחות האלה – אם יש בהם צורך או תועלת – ולהפיק אותם בהתאם. 5 . מומלץ לרכז את מערכת ההוראות, ההנחיות והתוכניות לנוהל מקיף של המערכת. עד אז ליצור נהלים נקודתיים, כגון מקרים דחופים. 6 . מומלץ לתת מענה למגבלות תיעוד שנוצרו עם המעבר לתחנות ייעוץ טלפוניות, כמו גם מילוי הטופס באופן מקוון ותצהיר עו"ד בכפוף למגבלות ביטחון מידע.

7 . מומלץ לבחון את נחיצותה הנוכחית של חברת שכר מצווה בע"מ, ולקבל החלטות בהתאם.

8 . מומלץ לבדוק את צרכי ההדרכה של מתנדבי הייעוץ והייצוג ולבצע בהתאם.

שכר ומשאבי אנוש – מחוז חיפה 2/24 עיקרי ממצאים

.1 בניגוד לשאר המחוזות שמשתמשים לבקרת שכר ונוכחות, בתוכנות "הרמוני" ו"חילן", מחוז חיפה משתמש בתוכנת "לומן מד עת" לדיווח הנוכחות וב"שקלולית חלונות". יש מקום לבדוק , חסכון, יעילות ויתרון לגודל בשימוש במערכות זהות בכל מחוזות הלשכה. 2 . לא קיימים נהלי עבודה המעגנים את תהליך הכנה, חישוב ואישור השכר, לרבות הבקרות הנדרשות בו. .3 לא קיימת רשימת תיוג, או כל רשימה אחרת, המפרטת את הבקרות הנדרשות בכל שלבי תהליך איסוף נתוני נוכחות והכנת שכר .4 לביקורת הועבר תיעוד לאישור דיווחי הנוכחות על ידי המנכ"לית, כפי שמתחייב בתהליך העבודה. .5 הנתונים המועברים למורשי החתימה לצורך בקרה ואישור המשכורות, לא כוללים מספרי השוואה לחודש שכר קודם ובכך לא ניתן לבצע בקרה לזיהוי חריגים. .6 תהליך איסוף נתוני הנוכחות, בדיקתם והזנתם וכן תהליך הכנת השכר על בסיס הנתונים הללו מבוצע על ידי אותו גורם. מצב זה מהווה פגיעה ביישום עקרון הפרדת תפקידים ובכך עלול להיות חשוף לטעויות ואי סדרים. .7 הסכם העסקה אישי של עובדת אחת אינו תואם, לכאורה, את הוראות החוק לעניין צבירה מקסימלית של ימי חופשה ומאפשר לעובדת לצבור עד 120 ימים בשנה, בעוד החוק מ גביל את ה צבירה ל מכסה של שנתיים לכל היותר )בפועל צבירה של עובדת זו עומדת על 123.5 ימים לעומת 39 שמותיר החוק(. .8 יתרה צבורה של ימי מחלה של עובדת אחת עולה על 90 ימים, כפי שהוגדרו בחוק, ועומדת על 576 ימי

22

מחלה. .9 ל 3- עובדים נמצאו שיעורי הפרשה לפנסיה/קרן השתלמות שאינם בהלימה עם הקבוע בהסכם הקיבוצי. 10 . מתבצעת בקרה ידנית על דיווחי נוכחות של העובד , אך לא היתה הקפדה על תיעוד הגורם המבצע את הבקרה, לרבות לעניין אישור חישוב שעות נוספות ותיקונים ידניים. בעקבות הביקורת הוחל בהקפדה על חתימת הגורם המבקר. .11 עובדת אחת מדווחת נוכחות באמצעות קובץ אקסל ולא באמצעות כרטיס עובד ושעון הנוכחות. .12 הוצגו אסמכתאות לדיווחי נוכחות והיעדרות ע"י מנכ"לית המחוז. עם זאת, כללית, דיווחי נוכחות של עובדים במשרת אמון, מקשים על מעקב ופיקוח אחר ניצול ימי חופשה ומחלה ומאפשרות צבירה של יתרות העולות על מכסות הקבועות בחוק. הדבר מחייב הקפדה ע"י העובד עצמו . המלצות בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות , שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות המחוז. בגוף הדוח ניתנו לכל המלצה התייחסות המחוז. 1 . מומלץ לבחון במונחי עלות מול תועלת את הצורך ביצירת אחידות בין המחוזות ומעבר למערכות הנהוגות בכלל מחוזות הלשכה. 2 . מומלץ לגבש נוהל עבודה להליך הכנת השכר, כך שישקף את תהליך העבודה המיטבי הרצוי למחוז, יגדיר את לוחות הזמנים ויקבע את הבקרות שישולבו בתהליך על מנת להבטיח תשלום שכר במועד לאחר ביצוע כלל הבקרות הנדרשות. 3 . מומלץ להגדיר בקרות הנדרשות בתהליך הכנת השכר לרבות תדירות, היקף וגורמים מאשרים, כללי תיעוד, רשימות תיוג לרבות עבור נתונים שאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(. 4 . ככלל, מומלץ לתעד את כל הבקרות וכל האישורים בתהליך. 5 . מומלץ כי בדיקת מורשי החתימה לאישור השכר, תכלול בדיקת פערים ביחס לתקופות שכר קודמות וזאת ברמת העובד. 6 . מומלץ לבחון יישום עקרון הפרדת תפקידים בתהליך איסוף נתונים והכנת שכר ולהכניס, במידת הצורך, גורם נוסף שיזין את נתונים הנוכחות. .7 מומלץ לבחון את תקינות המשפטית של הסכם העסקה ותקינותו ביחס להוראות החוק בהתייחס לצבירת ימי חופשה. 8 . מומלץ לבדוק את הפער לכאורה, שנמצא בצבירת ימי מחלה, לתעד הבדיקה ולבחון דרכי הטיפול בחריגה. 9 . מומלץ להקפיד כי לדיווחי הנוכחות יצורפו כלל האישורים הרלבנטיים )לרבות חתימת העובד(, לצורך שלימות הבדיקה על ידי חשבת השכר ומנכ"לית המחוז. 10 . מומלץ להקפיד כי תיקונים ידניים על גבי דיווחי הנוכחות יוחתמו על ידי הגורם המאשר.

23

גביית קנסות 3/24 עיקרי הממצאים

, כ ₪ אלף 42%- מהם ממחוז

1 . בתקופת הביקורת הועברו לטיפול גביה כ 190- תיקים בסך כולל של של כ - 700 תל אביב והשאר מהוועדה הארצית ומחוז מרכז. רק כ 20%- מהם נגבו.

.1 לא קיים נוהל אחיד המסדיר גביית קנסות. רק במחוז מרכז היה נוהל בנושא. במחוז תל אביב לא קיים תהליך לגביית חובות ולא נערכת בדיקה ובקרה של החובות הפתוחים.

2 . הנהלים הקיימים קצרים וכוללים הוראות ותהליכי עבודה חלקיים בלבד ואינם כוללים הנחיות עבודה מוסדרות.

3 . נהלי מחוזות מרכז ותל אביב כוללים התייחסות מצומצמת לתפקידם ותחום אחריותם של הגורמים שעוסקים בגביה והנוהל ואינם מתייחסים לתיעוד.

4 . תהליך גביית הקנסות אינו אחיד בשלושת הגופים שנדגמו. התהליך מתבצע באופן עצמאי וידני ע"י כל אחד מהמחוזות ולא באמצעות גורם אחד ייעודי ו לא רישום מוסדר של כלל הקנסות/הוצאות.

5 . לא ניתן לכמת את היקף הכספי של הקנסות/ההוצאות שהוטלו וכן את שיעור החובות שלא משולמים.

6 . הלשכה הארצית לא קבעה סמכויות ברורות לאשר פריסת חוב מעבר לתנאים שנקבעו בפסיקה.

.7 הלשכה הארצית מסתייעת בעו"ד חיצוניים, שלא נבחרו בתהליך מכרזי/פטור ממכרז. חלקם אינם פועלים על בסיס הסכם התקשרות חתום תנאי ההתקשרות עם עו"ד נקבעו בהתכתבות בדוא"ל שהתקיימה בשנים 2017 ועד 2021 .

8 . קובץ המעקב שמנהלת הלשכה הארצית אחר גביית קנסות/הוצאות שהוטלו ע"י בית הדין המשמעתי כולל רק תיקים שהועברו לגבייה ע"י עו"ד חיצוני.

9 . קובץ המעקב, אינו כולל: את המועד ים שנקבעו לתשלום, תיעוד למועד ואופן התשלום.

10 . בניגוד לנוהל ה לשכה הארצית, אי תשלום חוב לא הביא להגשת תלונה לוועדת האתיקה המחוזית.

11 . הסדר פריסת חוב מיום לא נחתם.

12 . תיקי בד "מ הועברו לטיפול משפטי של עו"ד חיצוני כשנה וחצי לאחר מתן החלטה.

13 . ועדת האתיקה פנתה לחייב כ 130 - ימים ממועד ההחלטה והמועד שנקבע )במקום 30 יום(.

24

14 . במדגם הביקורת במחוז תל אביב נמצאו פניות לחייבים באיחור של שנים לאחר המועד שנקצב לתשלום בהחלטת ביה"ד . במקרה אחד, החייב לא אותר והחוב הוא חוב אבוד .

15 . לא קיימת תוכנה ייעודית לניהול תהליכי גביה ומעקב אחר גבית קנסות .

16 . במחוז מרכז ומחוז תל אביב למחלקת הנה"ח אין גישה למערכת המג'יק, לתיקי האתיקה ובית הדין שכן המערכת ממודרת ופתוחה רק עבור בעלי תפקידים ייעודיים.

.17 לא נוהגים לפתוח בהליכים משמעתיים כנגד חייבים שלא פורעים את חובם ולא נוהגים לחייב את החייב בריבית פיגורים הפרשי הצמדה בשל עיכוב בתשלום חוב.

עיקרי המלצות

בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות, שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות הלשכה: 1 . יש לקבוע נוהל ארצי כללי אשר יסדיר תהליך גביית קנסות באופן אחוד בכל מחוזות הלשכה. על הנוהל לקבוע בין השאר, חלוקת תפקידים , הגורמים האחראים, הגדרת הממשקים בין הגורמים, סדר הפעולות, תיעוד, מעקב גבייה, הבקרה על תהליך הגביה, וסמכויות עורכי הדין החיצוניים.

2 . יש לתת בנוסח מכתב התראה אחיד לחייב, ביטוי לכל הסנקציות במקרה של אי תשלום, לרבות התייחסות לעבירה אתית.

3 . על המעקב אחר גביית קנסות/הוצאות לכלול את כלל תיקי הקנס/הוצאות ללשכה.

4 . יש לקבוע הנחיות ברורות והרשאות לפריסת חובות ע"י פרקליטת ועדת האתיקה ולהקפיד על החתמת ההסדרים בהתאם להרשאות שייקבעו.

5 . יש להסדיר עבודת הלשכה והמחוזות מול עורכי הדין המטפלים בגביית קנסות/הוצאות באמצעות הסכם התקשרות כולל שכ"ט, סמכויות והדיווחים הנדרשים בתהליך.

6 . יש לכלול בקובץ המעקב אחר גביית קנסות/הוצאות את כל הנתונים הנדרשים לניהול הגביה.

.7 יש לקבוע את פרק הזמן להעברת תיקי חייבים לגבייה ע"י עו"ד חיצוני לאחר שנשלח מכתב התראה לחייב.

8 . יש לקבוע הנחיות לתיעוד הטיפול בגביית קנסות/הוצאות במערכת המג'יק.

25

9 . יש לבחון התנהלות הלשכה בכל הקשור לאי הגשת תלונה לוועדת האתיקה במקרה של אי עמידה בתשלום הקנס.

10 . יש להקפיד כי מסמך הסדר חוב ייחתם על ידי החייב ועל ידי גורם מוסמך מטעם הלשכה.

11 . יש להקפיד להעביר את תיקי החייבים לגביה של עו"ד חיצוני בחלוף 30 ימים.

12 . יש להקפיד על מכתב התראה בטרם נקיטת הליכים נגד החייב בחלוף 30 ימים ממועד החלטת ביה"ד או מהמועד שנקצב לתשלום בהחלטת ביה"ד ולאחר בדיקה מול הנה"ח אם שולם החוב.

13 . יש לקבוע כללים לעניין פתיחת הליכים משמעתיים כנגד חייבים שלא עומדים בתנאי התשלום כפי שנפסקו על ידי בית הדין המשמעתי, כולל הטלת ריבית פיגורים/הפרשי הצמדה בגין עיכוב בתשלום קנס/הוצאות שהוטלו על החייב.

שכר ומשאבי אנוש – מחוז תל אביב 4/24 עיקרי ממצאים

1 . לא קיימים נהלי עבודה המעגנים את תהליך הכנה, חישוב ואישור השכר, לרבות הבקרות הנדרשות בו.

.2 לא קיימת רשימת תיוג, או כל רשימה אחרת, המפרטת את הבקרות הנדרשות בכל שלבי תהליך איסוף נתוני נוכחות והכנת שכר

.3 עדכוני שכר ובקרה על הטמעתם במערכת השכר מבוצעים על ידי גורם אחד הפוגם בעקרון הפרדת תפקידים ובכך לחשוף את המחוז לטעויות ואי סדרים .

.4 לא מתבצעת בקרה שנתית לוודא כי כלל העובדים יצאו לחופשה רציפה, כמתחייב מחוק חופשה שנתית .

.5 עבור 21 עובדים - היתרה הצבורה של ימי חופשה חורגת מהיתרה המקסימלית בהתאם להוראות החוק.

.6 לא מתבצעת בקרה שנתית על יתרת ימי החופשה של העובדים לעמידה בהוראות החוק לגבי מכסה המקסימלית.

.7 עבור 7 עובדים – יתרה צבורה של ימי המחלה גבוהה מהמכסה המקסימלית המותרת בהתאם להוראות החוק.

.8 נמצאו מקרים בהם עדכון תנאי העסקה לא תועד בהסכם שכר ו/או מסמך הודעה לעובד

26

.9 נמצאו 2 עובדים ללא הפרשות לקרן השתלמות וזאת על אף התנאים הקבועים בהסכם הקיבוצי.

10 . על אף שנמסר לביקורת, כי אין במחוז עובדים להם רכב צמוד, נמצא מקרה אחד של זקיפת שווי שימוש ברכב.

.11 נמצאו מקרים של אי התאמה בין השכר ששולם לעובדים לבין הסכמי השכר שהועברו לביקורת )ככלל השכר בפועל עלה על הקבוע בהסכם כפי שמתועד במחוז(.

.12 מפאת העדר דיווחי נוכחות של עובדת במשרת אמון, נצברות לזכותה יתרות העולות על מכסות הקבועות בחוק.

.13 נמצא מקרה אחד בו ימי בחירה וימי מחלה בהתאם לתלוש שולמו / נוכו שלא בהתאם לתקן בו מועסק העובד ) 5 שעות במקום 4.48 שעות(.

14 . מערכת נוכחות אינה תומכת בניהול הסכמים פרטניים שמתייחסים להיקף יום עבודה נמוך מ - 8.5 שעות ולכן חישוב שעות נוספות מבוצע באופן ידני.

15 . לא התקבלו טפסי 101 שמלאו העובדים בגין שנת 2022 ו/או 2023

עיקרי המלצות

1 . לגבש נוהל עבודה לתהליך הכנת השכר כך שישקף את תהליך העבודה המיטבי הרצוי ללשכה ומחוזותיה, יגדיר את לוחות הזמנים ויקבע את הבקרות שישולבו בתהליך על מנת להבטיח תשלום שכר במועד לאחר ביצוע כלל הבקרות הנדרשות.

2 . להגדיר בקרות הנדרשות בתהליך הכנת השכר לרבות תדירות, היקף וגורמים מאשרים, כללי תיעוד, רשימות תיוג לרבות עבור נתונים כספיים ושאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(.

3 . לצורך יישום עקרון הפרדת תפקידים נאותה, מוצע לבצע בקרה על קליטת עדכוני שכר ומרכיבים תקופתיים/חריגים בחילן אשר תתועד תאושר על ידי גורם נוסף.

4 . ככלל מומלץ לתעד את כל הבקרות וכל האישורים בתהליך, לרבות הבקרות המבוצעות על ידי מנכ"לית המחוז.

5 . מומלץ כי ברבעון האחרון של כל שנה, תבוצע בקרה לקיום עובדים שלא יצאו לחופשה רציפה.

27

6 . עבור עובדים שנבצר מהם לצאת לחופשה רציפה בחופשות מרוכזות, נדרש לוודא כי יצאו לחופשה רציפה במהלך רבעון אחרון של שנת הדיווח כנדרש על פי חוק חופשה שנתית.

.7 לבחון את הפערים, לכאורה, בצבירה מקסימלית של ימי חופשה כפי שעלו מבדיקת הביקורת.

8 . לקבוע בקרות/התראות המבטיחות צבירת ימי חופשה עד לגובה המכסה כפי שמותיר החוק ולתעדן.

9 . להקפיד על צבירה מקסימאלית של ימי חופש, בהתאם לחוק חופשה שנתית .

10 . נדרש לבדוק את הפערים לכאורה, שנמצאו בצבירת ימי מחלה, לתעד הבדיקה ולבחון דרכי הטיפול בחריגה כך שלא תחרוג מהמגבלות הקבועות בחוק.

11 . לבדוק את הפער לכאורה, שנמצא בשיעור ההפרשות הסוציאליות, לתעד הבדיקה וככל ונדרש לבצע תיקונים מתחייבים.

12 . להקפיד כי שינויים בתנאי העסקה/שכר יתועדו בהסכם העסקה מעודכן/נספח להסכם או במסמך הודעה לעובד.

13 . לבדוק את הנסיבות לאי ביצוע הפרשה לקרן השתלמות לעובדים.

14 . לבחון זקיפת שווי רכב לעובד שעלתה בבדיקת הביקורת.

15 . לבחון את הפערים שהעלתה הביקורת ולשקול דרכי הטיפול בהם ככל ומדובר בתשלומים שהם מעבר לתנאים שנקבעו בהסכם.

16 . לבחון את האפשרויות העומדות בפני המחוז לנהל מעקב ובקרה אחר שעות העבודה של עובדי משרות אמון.

.17 לבחון את הפערים לכאורה שנמצאו על ידי הביקורת בתשלום ימי בחירה ומחלה לעובדת.

18 . לבצע התאמות במערכת נוכחות כך שתתמוך בחישוב ממוכן של שעות נוספות גם במקרים בהם תקן יומי שונה מ - 8.5 שעות.

19 . להקפיד למלא ולתעד טופס 101 במועדים הקבועים בחוק.

28

מעקב יישום - תקנות הפרטיות 5/24

.1 מיפוי ותיעוד: הומלץ לבצע מיפוי מאגרי המידע, לתעד את המסמך של מבנה מאגר ו לעדכן את המיפוי והמסמך לפחות אחת לשנה. ההמלצות ייושמו.

2 . ממונה אבטחת מידע : הומלץ למנות גורם ייעודי לניהול תחום אבטחת המידע ) CISO (, אשר יהיה אחראי בין היתר על קביעת הנחיות אבטחת מידע, יצירת תכנית עבודה רב שנתית ועוד. לארגון גוייס ממונה אבטחת מידע במיקור חוץ. 3 . מדיניות סיסמאות : הומלץ להגדיר מדיניות סיסמאות אחידה לכלל מערכות הלשכה: ההמלצות יושמו . 4 . ביקורות תקופתיות : במהלך ה 24 - חודשים האחרונים, לא בוצעה בלשכה ביקורת לנושא לאחר סיום הביקורת נמסר לביקורת דוח סקר המלצה יושמה בחלקה: אבטחת מידע וסייבר. הסיכונים שנערך בינואר 2025 במערכות המידע של הלשכה. שעיקריו: א. מתוכנן ביצוע של מבחני חדירה תשתיתיים פנימיים ומבדק פישינג במהלך דצמבר 2024 . ב. מתוכננת ביקורת תקופתית במהלך שנת 2025 . ג. בלשכה ישנה מודעות ומעורבות ישירה של ההנהלה בנושא אבטחת המידע. ד. הארגון מיישם מספר רב של פרקטיקות לאבטחת מידע. ה. קיימת הקפדה על ביצוע גיבויים באופן שוטף, וכן יישום עדכוני אבטחה בתחנות קצה ושרתים. יחד עם זאת, עלו מספר פערים, וביניהם: היעדר מערכת למניעת דלף, שימוש במערכות הפעלה ישנות, היעדר סיגמנטציה בין סביבות משתמשים ושרתים וכיו"ב. אמנם קיימים מעגלי אבטחה, אך ממצאים אלה עלולים להביא לאירוע סייבר ולכן חשוב לנהלם בהתאם. 1 . נוהל "טיפול בתלונות על ידי ועדות האתיקה )ניגוד עניינים( אינם מופיע במקום מרכזי ונגיש באתר האינטרנט של הלשכה והמחוז. 2 . לא בוצעה הסבה של הנתונים אודות פעילות ועדת האתיקה ובד"ם ממערכת "טימין" למערכת המג'יק. 3 . ישנן סתירות בין המודולים השונים במערכת המג'יק לגבי כתובות ולא הוגדרו כל שדות החובה הנדרשים בניהול הפניה. 4 . השימוש במערכת מג'יק במחוז מוגבל ולא מבצעים פעולות דרך המערכת. 5 . מערכת המג'יק אינה מאפשרת לבצע מעקב חכם אחר התיקים ב"דחיפה" ) push ( 6 . המערכת אינה מנהלת SLA ממוכן לגבי כלל לוחות הזמנים בתהליך, ולא מבוצע מעקב ממוכן. .7 בחלק מישיבות הוועדה לא נכח נציג ציבור. 8 . לא ניתן לאמוד את זמני פתיחת תיק במערכת המג'יק ומועד הגשת התלונה. 9 . הבקרות המבטיחות את יישום הוראות הדין ועמידה במועדים שנקבעו בנוהל הינן בקרות ידניות. ועדת אתיקה מחוז ירושלים 6/24 עיקרי ממצאים

29

10 . לא מקפידים על החתמת פניות בחותמת "נתקבל". 11 . לא מצוין מועד העברת "טופס הגשת תלונה" ליו"ר הוועדה או עורך דין מטעמם. 12 . נוהל טיפול בתלונות אינו קובע קווים מנחים ואחידים לטווח זמן מקסימלי בו נדרשת ועדת האתיקה לדון בתלונה, בהעדר תגובה מהנילון.

עיקרי המלצות

להלן עיקרי המלצות הביקורת. התייחסות המחוז ואופן יישומן מובאים בגוף הדוח בצמוד להמלצות.

1 . מומלץ כי פעילות ועדת האתיקה, לרבות פרסום הנהלים "טיפול בתלונות" ו"ניגוד עניינים" יופיעו במקום מרכזי ונגיש בעמוד הבית של אתר האינטרנט של הלשכה ומחוזותיה. 2 . לבצע הסבת ההיסטוריה של העבר המשמעתי ממערכת טימין למערכת מג'יק. 3 . להפיק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה מתוך המערכת אשר יאפשרו לבצע מעקב אחר עמידה בלוחות זמנים וסטטוס הפניות כפי שנקבע בנוהל "טיפול בתלונות". 4 . לבחון היתכנות לפיתוח מודולים וכלים במערכת לייעול וקידום תהליכי עבודה מקוונים. בכלל זה: בחינת עבר משמעתי של הנילון, הפקת דוחות סטטיסטיים מהמערכת בחתכים שונים בהתאם לצורך של המחוז ואפשרות לניהול תיק באופן מקוון. 5 . לבחון את הצורך בביצוע הדרכות לעובדים הרלוונטיים, לגבי האפשרויות הקיימות במערכת. 6 . בחינת היתכנות לפיתוח בקרות אוטומטיות מובנות במערת אשר יזניקו תיקים בהתאם להגדרות שייקבעו ובכלל זה תיקים שעלו לדיון אך לא ניתנה בהם החלטה, להמשך מעקב. .7 לאשר / לאשרר מינויו של חבר ועדת האתיקה ע"י ועדת מינויים. 8 . לבחון האם החלטות קודמות של הוועדה התקבלו בקוורום נדרש. 9 . לבחון הצורך כי בכל התכנסות יהיה נוכח נציג ציבור. 10 . להקפיד על עדכון הנתונים כפי שמופיעים במערכת המג'יק כך שיהיו בהלימה לסטאטוס הטיפול בפניה בפועל. 11 . לקבוע בקרות ממוכנות אשר יבטיחו עמידה בלוחות זמנים הנדרשים בטיפול. 12 . להקפיד על החתמת טופס הגשת תלונה בחותמת "נתקבל" הכולל מועד קבלת הפניה. 13 . לתעד את מועד העברה ראשונית של טופס התלונה ליו"ר הוועדה או עורך דין מטעמו, במערכת המג 'יק 14 . . לקבוע בנוהל "טיפול תלונות" קווים ואחידים לטווח זמן מקסימלי בו נדרשת ועדת האתיקה לדון בתלונה, בהעדר תגובה מהנילון.

מעקב יישום אבטחת מידע 7/24 עיקרי ממצאים

1 . בלשכה ישנה מודעות ומעורבות ישירה של ההנהלה בנושא אבטחת המידע.

2 . חלק ניכר מההמלצות הקודמות ) 2022 ( אכן יושמו, ורמת הסיכון ירדה בהתאמה, אך להערכתנו, ישנם עדיין נושאים הדורשים טיפול )בכפוף לדרישות התקציביות(.

30

3 . הארגון מיישם פרקטיקות רבות לאבטחת מידע, כגון, מינוי ממונה אבטחת מידע, סקירת מערכות אבטחת מידע, הגבלות גישה והרשאות למשתמשים, הקפדה על גיבויים, עבודה דרך טרמינלים בחיבור מרחוק ועוד. יחד עם זאת, במהלך הביקורת עלו פערי אבטחת מידע שונים.

4 . הממצאים שעלו נוגעים, בעיקר להגדרות תצורה שגויה (misconfiguration) של מערכות, היעדר הפרדה בין סביבות משתמשים ושרתים )סגמנטציה( והיעדר בקרות מספקות למניעת זליגת מידע.

5 . קיימים מספר מעגלי אבטחה, המורידים את רמת הסבירות להתממשות הסיכון, אך סיכונים אלו קיימים, ולכן חשוב לנהלם בהתאם. הממצאים חושפים את הארגון לסיכוני סייבר ואבטחת מידע מסוגים שונים. 6 . יישום חלק ניכר מההמלצות, שניתנו בדוח הקודם, צמצמו את הסיכונים שנמצאו והורידו את רמת הסיכון בהתאם. לאור זאת, עלה הציון מ - 50% 2.5) מ 5 - ( ל - 70% 3.5) מ 5 - .( יישום מלא של ההמלצות יכול, לדעת הביקורת, לסייע במניעת סוגי מתקפות רבים ויאפשר בסבירות גבוהה התאוששות בפחות משלושה ימים.

.7 רמת השיפור בתחומים השונים:

א. שיפור משמעותי: שרתים, עמדות קצה וסלולר; ניטור ובקרה. ב. שיפור מסויים: רשת ארגונית; רשת חיצונית; מידע; ג. היעדר שיפור: המשכיות עסקית )ראה דוח נפרד(; מדיניות;

ריכוז המלצות

1 . מומלץ לבצע סגמנטציה והקשחת התעבורה ב - Firewall בין הרשתות השונות )משתמשים, שרתים, מצלמות, מדפסות(.

2 . מומלץ להטמיע מערכת ניהול גישה לרשת NAC (Network Access Control) לצורך ניהול ובקרת חיבורים ברשת הפנימית.

3 . מומלץ לבצע את הגבלת הגישה לרשת לפי מאפיינים ייחודים הקיימים רק במחשבי הלשכה ולא על סמך כתובות MAC )כתובת פיזית של כרטיס רשת הניתנת לזיוף יחסית בקלות(. 4 . מומלץ להקים אתר DR מלא, לבצע תרגול DR יזום ע"מ כדי לבחון את יכולות הלשכה במעבר ל DR- .

5 . מומלץ לגבש תוכנית להתאוששות מאסון ) DRP ( ותוכנית להמשכיות עיסקית ) BCP .(

6 . מומלץ לבחור מתודולוגית פיתוח מאובטח ולשל בה בתהליכי הפיתוח בלשכה ) כדוגמת OWASP .(

.7 מומלץ לבצע בדיקות ידניות ) SAST ( מגובות בכלי אבטחה אוטומטיים . (IAST/DAST)

31

8 . יש לבצע הדרכות פיתוח מאובטח ייעודיות לצוותי הפיתוח.

9 . מומלץ להשתמש במנגנוני DLP , או במערכת ייעודית למניעת זליגת מידע.

המשכיות עסקית 8/24 תמצית הממצאים 1 . אין תוכנית כתובה להמשכיות עסקית. 2 . לא מתקיימו ת פגישות תקופתיות לניהול מצבי חירום פוטנציאליים. 3 . לא מתקיימות הדרכות מודעות והנחיות לעובדים כיצד להתנהל במצב חירום. 4 . לא מבוצעים תרגולים תקופתיים לעובדים. 5 . אין אתר חלופי לעבודה מרחוק. 6 . אין אתר חלופי DR . נמסר לביקורת כי בשנת 2025 קיימת תוכנית להקמת אתר כזה. .7 אין נוהל המשכיות עסקית או תוכנית המשכיות עסקית המפרטת את התהליכים הקריטיים ואת המערכות הקריטיות הקיימים בלשכה 8 . לא קיימת ועדת חירום ל ניהול הארגון במקרה חירום , וממילא לא נקבע ממונה המשכיות עסקית שיעמוד בראשה.

תמצית ההמלצות

ניתנו המלצות לתיקון הממצאים. מביניהן יש להדגיש את הדברים הבאים:

1 . יש לגבש תוכנית להמשכיות עסקית הכוללת גם תוכנית להתאוששות מאסון תוך התייחסות לשמירה על רציפות הפעילות במקרה חירום. 2 . להקים ועדת חירום שתהיה אחראית על ניהול הארגון במקרה חירום בראשות ממונה ייעודי. 3 . לפרט את האחריות של כל מחלקה במצב חירום. 4 . לבצע סידור נושא עבודה מרחוק לעובדים חיוניים. 5 . לגבש אסטרטגיה להקמת פגישות חירום לטיפול במקרה חירום. 6 . להעביר הדרכות תקופתיות, אחת לשנה לפחות. .7 לבצע תרגולים תקופתיים )לוגיים ומעשיים(, אחת לשנה. 8 . להקים/ לשכור אתר חלופי לעבודה מרחוק. 9 . להקים/ לשכור אתר DR שיפעל כאתר חירום לעובדי הלשכה. 10 . במסגרת גיבוש נוהל המשכיות עסקית יש לפרט את התהליכים העסקיים הקריטיים ואת המערכות הקריטיות הקיימים בארגון.

32

רכש והתקשרויות עם ספקים 9/24 תמצית ממצאים

.1 בנוהל חסרה התייחסות לתהליכי הקמה וסיום התקשרות עם ספק; הערכ ה תקופתית של איכות ספקים; ו התקשרויות המחייבות הליך מכרז.

2 . לא צוין בנוהל האם הוראותיו חלות על כל המחוזות בנוסף ללשכה הארצית. 3 . לא קיים מאגר ספקים כלל ארצי לשימוש כל המחוזות. 4 . בפרוטוקול זכויות החתימה של המועצה הארצית לא צוין הרכב החתימות הנדרש. 5 . חסרו פרוטוקולים של ועדת המיכרזים. 6 . נמצאו מספר מיקרים של אי התאמה בין החודשים בחשבון העסקה לבין החודשים בחשבונית המס. 7 . נמצאו מספר מקרים של היעדר חתימת הרכז. 8 . נמצאו מקרים של היעדר אישור מפקח על התקדמות העבודה, היעדר חתימת רכז , והיעדר הזמנת רכש. 9 . לא תמיד ידוע מיהו הגורם המאשר את החשבונית לתשלום. 10 . ב מדגם הביקורת נמצאו חוסרים בהזמנות רכש, סעיף התקציבי , מסמכי הקמת ספק ותיעוד ניכוי במקור. תמצית המלצות 1 . לעגן בנוהל רכש והתקשרויות את הנושאים הבאים: הקמת ספקים במערכת, כולל דרישות תיעוד, הערכת ספקים, סיום התקשרויות, וסיווג הספק כלא פעיל במערכת. 2 . להוסיף לנוהל רכש והתקשרויות התייחסות להתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים המחייבים הליך מכרז, ו התייחסות לאורגנים בלשכה עליהם הוא חל . 3 . להביא לאישור המועצה הארצית את הרכב החתימות הנדרש לחתימות בשם הלשכה. 4 . להקפיד על תיעוד החלטות ועדת המכרזים, בין היתר בנושאים הבאים: עריכת מכרז / פטור ממכרז, בחירת ההצעה הזוכה. 5 . להקפיד על פרסום ההחלטה באתר האינטרנט של הלשכה בתוך 5 ימי עבודה. 6 . ככל ונדרשת חוות דעת משפטית ל פטור ממכרז, היא תימסר טרם התכנסותה של ועדת המכרזים. .7 יש להקפיד לחתום על הסכם התקשרות עם ספקים ונותני שירותים טרם קבלת השירות / הטובין . 8 . במכרזים בהם נדרש לבצע סיור קבלני לקבוע את מועד הסיור כך שיבוצע לאחר פרק זמן סביר ממועד פרסום המכרז. 9 . להקפיד כי התמורה בהסכם ההתקשרות עם הספק לא תעלה על התמורה המופיעה בהודעת הזכייה שנמסרה לספק. 10 . לשקול אפשרות מעבר לביצוע תשלומים לספקים ונותני שירותים באמצעות מס"ב, חלף תשלום באמצעות שיקים.

33

11 . להקפיד כי בגין כל תשלום לספקים ונותני שירותים, יתקבל אישור קבלת שירות / טובין בחתימת הגורם המזמין ורכז רכש והתקשרויות, טרם ביצוע התשלום, כנדרש בנוהל רכש והתקשרויות. 12 . להקפיד כי בגין כל הזמנת טובין תונפק הזמנת רכש הכוללת את פירוט הטובין המוזמנים באישור רכז הרכש, לרבות סיווג ההזמנה לסעיף התקציבי הרלוונטי, כנדרש בנוהל רכש והתקשרויות. 13 . לוודא קיום כל המסמכים הדרושים טרם הקמת ספק במערכת, ולעגן הדרישה בנוהל רכש והתקשרויות.

נציבות פניות הציבור 2024 דוח שנתי 10/24 20.5.25

בהתאם לחוק הלשכה, משמש המבקר הפנימי גם כנציב פניות הציבור והעובדים, ומטפל בפניות ותלונות הציבור, המגיעות אליו במסגרת תפקידו. הנני מתכבד להגיש דוח של נציבות פניות הציבור של הלשכה לשנת 2024 . מטרת הדוח הינה לדווח על אופן הטיפול בפניות הציבור, לשקף את הבעיות הכרוכות בכך, ולהציג התפלגות וסטטיסטיקה של הפניות לפי שורה של פרמטרים. זאת, במטרה לשפר את הטיפול בבעיות המשתקפות מהפניות ולקדם את השירות לציבור הפונים. הביקורת התבססה על פניות הציבור, תשובות הגורמים הרלוונטים, ייעוץ משפטי וניתוח סטטיסטי של הנתונים. הבסיס החוקי של התפקיד נשען, בין השאר, על חוק לשכת עורכי הדין 1961 ועל חוק הביקורת הפנימית 1992 , כדלקמן: בהתאם לסעיף 19 ו. )י( לחוק לשכת עורכי הדין, המבקר הפנימי ישמש כנציב פניות הציבור של הלשכה; בהתאם לסעיף 10 א. )א() (5 , לחוק הלשכה, ועדת הביקורת תקבע הסדרים לעניין אופן הטיפול בתלונות של עובדי הלשכה; בהתאם ל סעיף 8 .)א( לחוק הביקורת הפנימית 10 התשנ"ב, 1992 , מבקר פנימי יוכל למלא בגוף שבו הוא משמש מבקר, תפקיד הממונה על תלונות הציבור או הממונה על תלונות העובדים. 11 תיעוד וריכוז הנתונים נערך באמצעות מערכת ייעודית לניהול תלונות במג'יק . בעקבות הוצאת הדוחות השנתיים הקודמים, היא נזקקה להתאמות ותיקונים רבים, אך במועד כתיבת הדברים המערכת הזו עדיין לא תאמה את הצרכים, ונדרשו ת עדיין התאמות . במסגרת זו יש עדיין צורך בשיפור ה גדרת ם של קריטריונים ופרמטרים שונים, שיאפשרו רישום, מעקב ודיווח יעילים של התלונות. לכן, עדיין נעשתה עיקר העבודה ל דוח זה באמצעות גליונות אקסל.

10 סעיף 8 .)א( מחוק הביקורת הפנימית 1992 מבקר פנימי לא ימלא, בגוף שבו הוא משמש מבקר, תפקיד נוסף על הביקורת הפנימית, זולת תפקיד הממונה על תלונות הציבור או הממונה על תלונות העובדים, ואף זאת – אם מילוי תפקיד נוסף כאמור לא יהיה בו כדי לפגוע במילוי תפקידו העיקרי. 2 ראה גם להלן "סמכויות הנציב עפ"י חוק לשכת עורכי הדין"

34

עיקרי ההדגשים, שעולים מן הדוח הינם, כדלקמן:

.1 היקף ואופי התלונות

בתקופת הדוח נפתחו 96 תיקים ו - 97% מהם נסגרו , נכון למועד כתיבת הדברים ) 3 פתוחים(. החלק הגדול ביותר (39%) מתייחס לתחום האתיקה )סטטוס, הפנייה לתלונה, או שאילתה(; 13% לבחינות הלשכה; 9% לדמי חבר; 6% שכר טרחה; והשאר ל 18- נושאים אחרים (28%) בפניות בודדות, כ"א.

.2 חשיפה לסיכונים בתשובות הנציב

ואכן, אי דיוקים וחוסר נכונות של תשובות כבר חשפו בעבר את הלשכה לסיכונים מיותרים. כבר קרה, כי בהיעדר גישה למסמכי התלונה בוועדה, נאלץ הנציב להסתמך על מידע, שבדיעבד התברר כשגוי. במקרים כאלה נחשפים הנציב, הלשכה ועובדיה לסיכונים מיותרים.

.3 עדכון הגדרות הסמכות

הביקורת ציינה בעבר, כי יש מקום לבחינה משפטית של הגדרות תפקידו וסמכויותיו של הנציב בלשכה באופן דומה לתפקידו כמבקר , לרבות כלי בקרה ופיקוח על הגופים הסטטוטוריים, שיש לתת בידו לצורך מילוי תפקידו. יש להבהיר, כי כל הוספה של סמכות אופרטיבית וייחודית לתפקיד נציב פניות הציבור )מעבר לסמכותו הברורה של בירור תלונות, קבלת כל המידע הרלוונטי ומתן מענה לפונים( מחייבת תיקון של חוק לשכת עורכי הדין. לדעת הביקורת, ניתן לבחון את ניסוח ההגדרות הנדרשות בנוהל ייעודי של עבודת הנציבות )ראה בנפרד(.

)בנספח מספר 3 לדוח מובאות דוגמאות לסמכויות הנציב ודרכי פעולה כפי שהן מוגדרות בחוקים רלוונטים למספר גופים שונים .(

.4 צדקת התלונות

השאלה לגבי צדקת התלונה יכולה להיות רלוונטית מבחינה פרוצדורלית, בלבד. הטענות כלפי ועדות האתיקה, למשל )של מחוז תל אביב בעיקר( לגבי התמשכות טיפול של שנים מעבר ללו"ז ולסביר, מוצדקות בחלק של המקרים, אך אין לכך משמעות מעשית – כיוון שהגורם הוא מבני, ארגוני ומשפטי.

.5 מוקדי התלונות וסדר יחסי

במשך השנה המדווחת 2024 – 68% מסה"כ 96 הפניות, התקבלו בעיקר לגבי הלשכה (51% ) ו מחוז תל אביב .(17%) שאר המחוזות נעו בין .11%-3%