מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

26

לדעת הביקורת, בהמשך לבניית אתר הגביה החדש, יש צורך דחוף בחידוש מערכת המחשוב של דמי החבר, לרבות התקנת מערכת דוחות מובנים וסמכויות נדרשות בידי העוסקים בכך, שיאפשרו ניהול, מעקב ובקרה ראויים לפי פרמטרים של זמן, ביצוע גביה וכו'.

מעבר לכך, היו עיקרי הממצאים כדלקמן:

א. נהלים: תהליך קביעה וגביית דמי החבר מתבסס כולו על הוראות החוק, שמטבעו אינו יורד לרזולוציה הנדרשת. טרם נקבע נוהל עבודה, אשר יסדיר את כל נושא גביית דמי החבר, כולל בקרות נאותות ושלמות; לוחות הזמנים לביצוע, אופן הגבייה, ביצוע השיוך השמי לחבר המשלם, והטיפול בחובות - ב הלימה להוראות הרגולציה. כמו בתחומים אחרים שניהולם בלשכה מתבסס על הוראות החוק בלבד, ממליצה הבי קורת לערוך את הנוהל הנדרש בהקדם האפשרי. ב. פרסום והנחות: פרסום מאוחר של תעריפי דמי החבר בשנים 2021-2022 , הקשה על קבלת הנחה 13%( ) למשלמים מוקדם. הומלץ כי טבלת התעריפים תפורסם באתר האינטרנט של הלשכה עוד בחודש דצמבר, ולא יאוחר מיום 31.12.xx על מנת לאפשר לכל מי שמעוניין בכך, להיערך ולשלם את התעריף המוזל. לא היה ניתן לקבל את הנתונים המדוייקים. ג. שגויים: בעת קליטת התשלומים המתקבלים מבנק הדואר , מתגלות "שגיאות" מרובות, שלא ניתן לקלוט אותן באופן אוטומטי למג'יק, ואחראית הגבייה קולטת את התשלום באופן ידני. הואיל ותהליך הקליטה הידנית ארוך יותר, הומלץ לבחון את היקף השגויים, לבחון את הסיבות לשגיאות וכיצד ניתן לצמצם אותן. ד. מדרגות התעריפים : מחושבות באופן אוטומטי, ובהתאם ל"מחירון" המוזן למערכת, מותאמת רשומת חוב לנתוני עורכי הדין בהתאם לגיל וותק. יצוין, כי קיימת חשיבות רבה לבצע בקרה על איכות הנתונים, כפי שמתועדים במערכת מג'יק, אשר עליהם מתבססים לקביעת סכום דמי החבר לתשלום. בהיעדר נתונים, כאמור, לא היה ניתן לבדוק את הנושא. ה. קביעת תעריף דמי החבר מבוצעת על ידי המועצה הארצית, בהתייעצות עם ועדת הכספים. קיימת חשיבות רבה לבצע בקרה על איכות הנתונים במערכת מג'יק, למען הסר ספק, נציין כי בהיעדר מידע מספיק, לא נבדקה בדוח זה נכונות נתוני המערכת. ו. תהליך שליחת הודעות גבייה לחברי הלשכה: הודעות הגביה נשלחות בדואר. נמצא כי עבור 19% (כ- 14,300 חברים) בשנת 2023 פרטי התקשרות אינם מעודכנים. הומלץ לטייב נתוני הכתובות ו לבחון שימוש בדואר אלקטרוני. במידה שהלשכה תחליט לעבור לשליחה דיגיטלית, הומלץ לבצע טיוב גם לפרטים הנוספים החסרים (דוא"ל וטלפון נייד) ז. בקרות: נמסר, כי תהליך החיוב בדמי החבר מבוצע תחת בקרה ובדיקות יסודיות, המבוצעות בשתי סביבות עבודה: הביקורת ביקשה לקבל הן את פירוט התוכנות השונות המשמשות לבקרה והן את רשימת הבקרות המלאה, אך בהיעדר מידע מספיק, לא נבדקה בדוח זה נכונות נתוני המערכת.