מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

209

ח. "קובל": וועדת האתיקה או מי שהיא מינתה לייצגה ולטעון בשמה.

עיקרי הממצאים

ו. נהלי עבודה: במחוז ישנו חוסר בהנחיות פרקטיות בתחומים שונים, בין היתר לעניין: אופן פתיחת תלונה, לרבות בהתייחס לתלונה חסרה/לא תקינה, לוחות זמנים להקמת תלונה במערכת ולטיפול בה, אופן טיפול במקרים של השלמות נדרשות מהמתלונן, כללי תיעוד המידע במערכת הממוחשבת, הנחיות לטיפול בבקשות להארכות מועד, נוהל ביצוע מעקב אחר ניהול התלונה. בנוסף, נמצא כי במקרים בהם הוגשה קובלנה, המחוז אינו מבצע קישור בין התיק המתנהל בבית הדין לבין התיק שנוהל בוועדת האתיקה. ז. מערכת המידע: ועדת האתיקה מתנהלת מול שתי מערכות מג'יק במקביל – המג'יק הישנה (לניהול התיקים שנפתחו עד 31/12/22 ) והמג'יק החדשה (לניהול התיקים שנפתחו החל מיום 1/1/23 ), דבר אשר עלול להוביל לאובדן מידע בין שתי המערכות וכן לקושי בשליפת המידע במידת הצורך. בנוסף, דווח על איטיות המערכת, היעדרם של פורמטים מובנים למכתבים ושליחתם ישירות מהמערכת, חוסר יכול להפקת דוחות סטטיסטיים בחיתוכים שונים והיעדר האפשרות לניהול התיק באופן ממוכן. כמו- כן, המחוז אינו ממצה באופן מלא את יכולות המערכת אשר הוצגו בפני הביקורת במחוזות אחרים והבקרות המבוצעו ת על לוחות הזמנים לטיפול בפניות, מבוצעות באופן ידני, דבר הגוזל זמן וחשוף לטעויות אנוש. בפגישה של וועדת האתיקה, עם אנשי המחשוב הועלו בפניהם כל "הבעיות" הנ"ל, הכל נרשם. הועבר להם פורמט המכתבים מהמגיק הישן על מנת שיכולו להטמיע אותם במגיק החדש. נקודות לשיפור נרשמו ונאמר כי יטופל בהמשך. ח. הרכב ועדת האתיקה: בשל מגבלות החוק, המחוז אינו מבצע בדיקה עצמאית של היעדר רישום פלילי ומסתמך לצורך הבדיקה בהצהרת עורך הדין. לעניין בדיקת עבר משמעתי, על אף שמבוצעת בדיקת הרישום המשמעתי גם מול מחוזות אחרים, הדבר אינו מתועד. לעניין השתתפות נציג ציבור בקוורום ועדת האתיקה, עקב קושי בגיוס נציג ציבור נוסף, ועל מנת שלא לדחות התכנסות של הוועדה, לעיתים מתקיים דיון ללא נציג ציבור. בנושא הרכב וועדת האתיקה: הדבר מצריך שינוי חקיקה ואיננו אפשרי , מה גם שיש לו השפעות רוחביות בדבר זהות האדם אשר רשאי לצפות במידע ושימוש בו מול גורמי חוץ ט. הפקת דוחות ניהוליים מהמערכת: לא ניתן להפיק דוחות ניהוליים ישירות מהמערכת והבקרות מבוצעות באופן ידני, דבר אשר כאמור לעיל, גוזל זמן וחשוף לטעויות אנוש. גם המעקב השוטף אחר הטיפול בתיקים מבוצע ידנית ולא באמצעות דוחות ממוכנים מהמערכת. • בזמנו לא הייתה הרשאה לפתיחת דוחות, היום ישנה הרשאה ודוחות מסוימים יוצאים בקלות, עדיין קיימת חסימה להוספת שמות למערכת (כגון רפרנט המטפל בתיק, לצורך הוצאת דוח של כמה תיקים מטופלים ע"י הרפרנט, עד שזה יטופל ישנו דוח אקסל שמתעדכן