מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

210

על בסיס יומיומי)

• נעשו פניות למחשוב על ידינו לטפל בנושא – לצערי טרם טופלו

• =. : הפקת דוחות ניהוליים - לא ניתן להפיק דוחות על פי שמות רפרנטים, כן ניתן להפיק מס' תיקים, מס' שאילתות , תיקים שעברו למחוזות אחרים

י. טיפול בתלונות: הואיל ולא היה ניתן לקבל מהמחוז דוחות ניהול מערכתיים, לא היה ניתן להציג סטטיסטיקה רחבה של לוחות זמנים לטיפול בפניות, מקבלת הפניה ועד לסיום הטיפול בה. מבדיקת מדגמית של משך טיפול בתלונות לשנים ,2021-2022 עלו לוחות זמנים ארוכים והתמשכות תהליכים , הן בשלב העברת הפניה לנילון לקבלת התייחסותו, הן בשלב קבלת תגובתו והן בשלב העברתה לוועדה ודיון בה. מדגימת תיקים משנת 2023 ניכר שיפור משמעותי בלוחות הזמנים שבטיפול בפניה, אולם עדיין ניכרו לוחות זמנים ארוכים בשלב קבלת חוות דעת, לקראת הגשתה לוועדה לדיון. הטיפול בתיקים מתבצע בהתאם לנוהל תעדוף הטיפול בתלונות כאשר לעיתים רבות תיק מקבל תעדוף בגלל אופי העבירה המיוחסת, בשים לב לדחיפות הטיפול בתלונה שמחייבת התייחסות מיידית על פני תיקים אחרים וליפכך יתכן והדוח יכיל רשימת תיקים שטיפול בהם מהר יותר מאחרים

ריכוז ההמלצות והתייחסות המחוז

בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות, שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות המחוז:

נהלי עבודה מומלץ להסדיר בנוהל העבודה המחוזי הנחיות אופרטיביות שיסדירו: ד. פתיחת תלונה במערכת הממוחשבת, לרבות תלונות עם חוסרים. ה. קביעת לוחות זמנים לפתיחת תלונה במערכת ולטיפול בה (בהלימה להוראות הרגולציה ולנוהל העבודה הארצי), ו. אופן הטיפול בהשלמות הנדרשות מהמתלונן ו/או בתלונה מתקבלת שלא בהתאם לדרישות, כללי תיעוד המידע במערכת הממוחשבת ובתיקים פיזיים, לרבות התכתבויות עם הצדדים באמצעות דוא"ל, כל המכתבים לצדדים, כל המסמכים שהתקבלו מהצדדים, בקשות להארכת מועד ואישורן, חוות הדעת של הקורא בתיק, אישורי מסירה לצדדים וכל מסמך אחר הקשור בתיק. הנחיות לטיפול בבקשות להארכות מועד. מעקב ממוכן אחר ניהול התלונה, בהתחשב ביכולות המערכת החדשה, לרבות קביעת לוחות הזמנים לקבלת התראות ותזכורות מהמערכת. ב. מומלץ לקבוע כי המחוז יבצע מעקב אחר תיקים שהועברו אל בית הדין , לרבות סריקת פסק הדין למערכת המג'יק, ציון פרטי התיק (מספר תיק קבילה, שם הקובל ומועד פסק הדין), וסטטוס התיק. ג. לעניין הפרוטוקול – ראה המלצה לסעיף .5.23