מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

333

פרק ב' - ממצאים והמלצות

.2

כללי

נהלים רקע 1.1

.1

קיומם של נהלי עבודה חיוני לתהליכי עבודה אחידים ומסודרים בארגון. הנוהל מהווה אסמכתא כתובה להתרחשות ולעשייה בארגון. הנוהל הינו החוקה הפנימית, המגדירה את האופן, בו מבוצעים תהליכי העבודה בארגון. 1.2 ככלל, קיימים נהלי עבודה החלים על כלל מחוזות הלשכה. בנוסף קיימים נהלי עבודה אשר כל מחוז מכתיב לעצמו. ממצאים 1.3 הביקורת פעלה לבדוק את קיומם של נהלי עבודה, המתייחסים לאופן התנהלות בית הדין בקביעת דיונים, תיעוד המידע בתיקי בית הדין, לוחות הזמנים לטיפול בתיקים ולביצוע בקרה הולמת. 1.4 מבדיקת הביקורת עולה, כי עבור בית הדין המשמעתי של מחוז דרום קיים נוהל עבודה 'מחוזי' בנוסף להוראות הרגולציה החלות על בית הדין, לרבות ההוראות הרלוונטיות לסדרי הדין. הנוהל הינו מקבץ הנחיות עבודה הנדרשות בפעילות של בית הדין על פיהם פועלת מזכירות ביה"ד המחוזי. 1.5 הנוהל כולל הוראות חלקיות לפתיחת תיק בביה"ד, התייחסות מצומצמת להרכב מוקד, מינוי הרכב ביה"ד והליכי בית הדין. 1.6 הנוהל קצר, טכני בעיקר ואינו כולל התייחסות להוראות הרגולציה הרלוונטיות לסדרי הדין.

המלצה: לשקול עדכון של נוהל עבודה כך שיכלול התייחסות לכלל התהליכים והפעולות הנדרשות לניהול ומעקב ולתיעוד, לרבות במערכת המג'יק.

תגובת בית הדין/הלשכה: המלצה מקובלת. עניין זה טופל במיידי, ונוהל העבודה עודכן באופן שיכלול התייחסות לכלל התהליכים והפעולות הנדרשות לניהול, מעקב ולתיעוד תיקים. סקירת מערכות תפעוליות בתהליך רקע כאמור בסעיף 5 לעיל, בית הדין עושה שימוש במערכת ממוחשבת – מג'יק, באמצעותה מנוהלים ומתועדים תיקי האתיקה. בנוסף, עושה בית הדין שימוש נרחב באקסל וזאת לגיבוי, מעקב ובקרה.

.2