מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

339

5.1 כפי שנמסר לביקורת ובהתאם למסמך הוראות פתיחת תיק בית דין וניהולו, תבצע מזכירות בית הדין במחוז דרום את הפעולות הבאות: א. המזכירות תשלח לנקבל, להרכב בית הדין ולעדים הזמנה לדיון בדואר רשום עם אשור מסירה ו/או בדוא"ל ו/או בפקס. לדיון מקדמי יוזמן הנקבל, ב"כ הקובל והרכב בית הדין. ב. בדיון להוכחות יוזמנו העדים שרשומים בקובלנה לפי החלטת ב"כ הקובל. ג. בתיק בד"מ פיזי להרכב (צבע צהוב) תתויק הודעה על הרכב בי"ד חתומה וכל הקובלנה על מצורפיה שהופצו לנקבל ולהרכב. ד. בתיק עזר פיזי (בצבע כתום) יתויקו העתקי ההזמנות לדיונים. בתיק יתויקו גם מוצגים. ה. בכל דיון ירשם פרוטוקול מוקלד או מוקלט שמתומלל. הפרוטוקול יועבר לאישור בית הדין להפצה. ו. הפרוטוקול המאושר ייסרק ויישלח לחברי בית הדין במייל ולנקבל בדואר רשום עם אשור מסירה ו/או בפקס ו/או במייל כולל צילומי המוצגים. 5.2 לביקורת נמסר כי בבית הדין המשמעתי מתקיימים כ- 2 דיונים מידי חודש אשר דנים בכ- 3 תיקים. 5.3 מזכירות בית הדין מנהלת מעקב ובקרה ידניים על הפעולות המתבצעות בתהליך באמצעות גיליונות אקסל, זאת למרות שמערכת המג'יק תומכת בתהליך. 5.4 במדגם שערכה הביקורת, נמצא כי בתיקים שנבדקו, לא נמצא תיעוד לאישור הפרוטוקולים שנרשמים במהלך הדיון, ע"י אב בית הדין ובחלק מתיקים הפרוטוקולים לא חתומים ע"י חברי ביה"ד. 5.5 בהוראות סדרי הדין בבתי הדין המשמעתיים ובנהלי העבודה של המחוז לא קיימת התייחסות למשך הזמן הנדרש בין מועד הגשת הקובלנה ומועד קביעת הדיון הראשון בתיק. על אף זאת, הביקורת סבורה שהעדר קביעת לוחות זמנים מוגדרים ותחומים מראש עשוי להאריך מעבר לנדרש את התהליך. ככלל , תחימת המועדים מונעת מצבים בהם הליכים משמעתיים מתארכים באופן בלתי סביר. כך מבדיקת הביקורת עולה כי בחלק מהתיקים הנדונים בבית הדין המשמעתי, משך הזמן לא סביר הואיל ולוחות הזמנים בין מועד הגשת הקובלנה ומועד קביעת הדיון הראשון בבית הדין נעים בין 11 – 8 חודשים. 5.6 במדגם שערכה הביקורת נמצאו הליקויים כמפורט להלן: 5.6.1 ב- 4 תיקים מועד הדיון הראשון נקבע מספר חודשים לאחר מועד הגשת הקובלנה: ■ – 6/19 הקובלנה הוגשה ביום 28/3/2019 . מועד הדיון המקדמי נקבע ליום 26/11/2019 , כ – 8 חודשים לאחר הגשת הקובלנה. ■ - 6/20 הקובלנה הוגשה ביום 16/3/2020 . מועד הדיון המקדמי נקבע ליום 5/10/2021 , כ– 8 חודשים לאחר הגשת הקובלנה. ■ - 8/20 הקובלנה הוגשה ביום 16/3/2020 . מועד הדיון המקדמי נקבע ליום 31/1/2021 , כ– 10 חודשים לאחר הגשת הקובלנה. ■ - 10/21 הקובלנה הוגשה ביום 19/2/2021 . מועד הדיון המקדמי נקבע ליום 25/1/2022 , כ– 11 חודשים לאחר הגשת הקובלנה. 5.6.2 ב- 3 תיקים פרוטוקולים מישיבות בית הדין אינם חתומים ולא קיים תיעוד