מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

70

נמצאו חוסרים בהנחיות אופרטיביות המסדירות את פעילות הוועדה המחוזית. כגון: תיעוד המידע במערכת הממוחשבת והתיקים הפיסיים וקביעת הנחיות ליישום מועדים בהתאם להוראות בקבועות בכללי לשכת עורכי הדין. ב. מערכות מידע – מערכת המג'יק המחוז אינו ממצה את כלל יכולות המערכת לעניין ניהול תיקים וביצוע מעקב ופיקוח אחר תיקים שטרם נדונו בוועדת האתיקה וזאת לאור הסיבות שלהלן: 1 . לא הוגדרו שדות חובה הנדרשים בניהול פניה שהוגשה. 2 . המערכת אינה מאפשרת לבצע מעקב חכם אחר תיקים תיקים "בדחיפה", כגון, שליחה אוטומטית של תזכורות בדבר מועד שנקבע לקבלת תגובה מהנילון או כל תזכורת אחרת. 3 . המערכת אינה מנהלת SLA לגבי כלל לוחות הזמנים בתהליך. 4 . המערכת אינה שואבת נתונים אוטומטיים בפתיחת פניה ממוחשבת. ג. הרכב וקוורום ועדת האתיקה 1 . חברי הוועדה אינם מצהירים לפרוטוקול בכל התכנסות כי אינם מצויים בניגוד עניינים ואינם מנועים מלהשתתף בישיבה בנוגע לתיקים שהם על סדר היום. 2 . אין הקפדה על נוכחותו של נציג ציבור בכל ישיבות הוועדה. ד. ניהול פניות לוועדות האתיקה 1 . זמן פתיחת תיק במערכת ממועד הגשת התלונה ארוך מהזמן שנקבע בנוהל. 2 . לא מופקים ממערכת המג'יק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה הכוללים מועדי מסירת הודעות לנילון, מועדי פניה לקבלת תגובה וכדומה. המידע הנ"ל מנוהל באופן ידני בגיליונות אקסל . 3 . נכון למועד הביקורת, לא הייתה הקפדה על עמידה בלוחות זמנים כפי שקבועים בנוהל טיפול בתלונות. כך לדוגמה, במדגם הביקורת נמצא כי פתיחת תיק והעברת הפנייה לקובל מתבצעים מעבר למועדים הרשומים בנוהל. 4 . נכון למועד הביקורת, לא היו קיימים כללים מובנים וכתובים על פיהם פועל המחוז לאישור הארכת מועד לקבלת תגובת הנילון. 5 . לא קיימת קביעה מפורשת בדבר מועד מקסימלי בו נדרשת הוועדה לקיים דיון בתלונה. 6 . עבור חלק מהפניות שנדגמו נמצא כי משך הזמן שעבר מקבלת תגובת הנילון ועד להחלטת הוועדה ארוך מהקבוע בכללי סדרי הדין.

ריכוז המלצות והתייחסות המחוז

בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות, שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות המחוז:

נהלים והנחיות עבודה מומלץ להסדיר בנוהל העבודה המחוזי הנחיות אופרטיביות הקשורות לפעילות ועדת האתיקה המחוזית. הנוהל יכלול:

א.

▪ תיעוד המידע במערכת ממוחשבת ובתיקים הפיזיים, ניהול ממוחשב של הפניה

▪

קביעת לוחות זמנים לקבלת התרעות ותזכורות