מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

107

אלו, נפגמת יעילות הבקרה על רכיבי השכר שמשולמים לעובדים, ואיתור חריגות ביחס לתקופות שכר קודמות.  לאור האמור לעיל, הביקורת מעלה שאלה בנוגע להיתכנות לפגיעה ביישום עקרון הפרדת תפקידים בתהליך הכנת השכר וזאת הואיל וחשבת השכר בודקת את דיווחי הנוכחות ומבצעת עדכונים במערכת השכר, בהתאם לצורך, קולטת את הנתונים במערכת השכר ואף מכינה את הקובץ האמור המשמש לבקרת הג ורמים הנדרשים. א . מומלץ להגדיר בקרות הנדרשות בתהליך הכנת השכר לרבות תדירות, היקף וגורמים מאשרים, כללי תיעוד, רשימות תיוג לרבות עבור נתונים שאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(. ב . ככלל, מומלץ לתעד את כל הבקרות וכל האישורים בתהליך, לרבות הבקרות המבוצעות על ידי מנכ"לית המחוז. ג . מומלץ כי בדיקת מורשי החתימה לאישור השכר, תכלול בדיקת פערים ביחס לתקופות שכר קודמות וזאת ברמת העובד. ד . מומלץ לבחון יישום עקרון הפרדת תפקידים בתהליך איסוף נתונים והכנת שכר ולהכניס, במידת הצורך, ע"י הצלבת תפקידים גורם נוסף מתוך הצוות שיזין את נתונים הנוכחות. ראה תשובה בסעיף 2 הכוללת גם את הנתונים שאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(. דוחות מפורטים קיימים, לגבי צבירת ימי חופשה, מחלה, הצהרה. ככל שנדרש הנתונים יועברו. ג . קיימת גישה עצמאית למנכ"לית למערכת הנוכחות. מאשרת דוחות נוכחות. לאור הביקורת תתווסף לכל דו"ח נוכחות חתימת המנכ"לית. ד . דו"ח תמחיר של החודש הרלוונטי לשכר מוצג בפני מורשי החתימה. לאור הערת הביקורת, דו"ח תמחיר של חודש שכר קודם יוצג אף הוא. הנחיה הועברה להנה"ח. ה . המחוז מונה 14 עובדים בלבד ואין באפשרותנו להגדיל את מחלקת חשבות השכר. במחוז חיפה מנהלת חשבונות שהיא אף חשבת שכר. המנכ"לית מבצעת ביקרות ומורשי החתימה חותמים לאחר בדיקה. כאמור בנוהג עבודה. בדיקות ממוחשבות רקע הביקורת קבלה ממנהלת החשבונות קבצים, אשר הופקו ממערכת בשכר, בהתאם לפירוט הבא: א. קובץ "דוח עובדים מדווחים לשנת 2022 " )להלן: "קובץ עובדים" ( – הקובץ כולל, בין היתר, רשימה שמית של העובדים, כולל פרטי זיהוי ותאריך תחילת עבודה. ב. קובץ "ריכוז משכורות לשנת 2022 " )להלן: "קובץ מקבלי שכר" ( - קובץ המכיל את כלל רכיבי השכר של עובדי המחוז. המלצות התייחסות הנהלת מחוז חיפה ב . לו"ז ליישום : ייושם במסגרת תהליך האחדת נהלים ארצית. .4