מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

106

דיווח נוכחות

3.2

 כלל עובדי המחוז )למעט מנכ"לית המחוז( מדווחים נוכחות באמצעות כרטיס עובד במערכת הנוכחות, זאת למעט עובדת אחת שמעבירה דיווחי נוכחות ידנית באמצעות קובץ אקסל.  לביקורת נמסר על ידי חשבת השכר כי " במהלך החודש לפחות פעמיים ולפעמים שלוש פעמים העובדים בודקים את הנוכחות שלהם ומצרפים אישורים לחוסרים כגון: אישור מחלה או הודעה על חופשה" בנוסף, בסוף החודש, חשבת השכר מפיקה את דיווחי הנוכחות של העובדים ממערכת נוכחות, בודקת היעדרויות, חוסרים ושעות נוספות, ובהתאם לאסמכתאות ואישורי מנכ"לית המחוז, מזינה את הנתונים החסרים. עוד נמסר, כי מנכ"לית המחוז בודקת את דיווחי הנוכחות טרם הכנת השכר ומאשרת בח תימתה את הדיווחים, לרבות דיווחים ידניים ככל שהיו )עובד שטח(, מחלות חופשות וכיוצ"ב.  מבדיקת דיווחי הנוכחות של העובדים שבמדגם הביקורת, עולה כי קיים תיעוד לבדיקתם על ידי העובדים ו חשבת השכר. בנוסף, דיווחי הנוכחות נחתמים על ידי העובדים לאישורם. נמצא כי במקרה של עבודה מחוץ למשרד, מצורפים אל דיווחי הנוכחות אישורים של מנכ"לית המחוז לעבודה מהבית בהתאם לעניין וכן אישורי מחלה, חופשה וכיוצ"ב.  בדיקה מדגמית של דיווחי הנוכחות העלתה כי על גבי דיווחי הנוכחות מצוינות הערות ידניות כגון "הקדמה באישור" ללא ציון הגורם המאשר ו/או חתימתו. הרחבה והמלצות ראה סעיף 5.2.2 להלן. הכנת השכר  קבצי הנוכחות מיוצאים ממערכת הנוכחות למערכת השכר לצורך קליטתם, חישוב והפקת תלושי שכר על ידי חשבת השכר.  עדכוני שכר, ככל שישנם, מוזנים למערכת שכר על ידי חשבת השכר בהתאם להסכמי השכר המעודכנים. לביקורת נמסר, כי לא מתבצעת בקרה על ידי גורם נוסף על אופן הזנת הנתונים במערכת השכר והנתונים נבדקים על ידי מנכ"לית המחוז כחלק מבקרת השכר לאחר ריצת השכר. הביקורת מפנה את תש ומת ליבו של המחוז לכך שביצוע בקרה בתקופות העומס בזמן ריצת השכר החודשית עשוי לפגוע ביעילותה. תלושי השכר נבדקים על ידי חשבת השכר ומנכ"לית המחוז. לצורך בדיקת השכר נעזרים בדוח אירועים חריגים לאותו חודש המציג שינויים בשכר. לא הועבר לביקורת תיעוד לבדיקת מנכ"לית המחוז לבקרה המבוצעת על התלושים ודיווחי הנוכחות, לרבות דוח אירועים חריגים המסייע בבקרת השכר.  תלושי שכר ודוח אירועים חריגים מועברים למורשי חתימה לבדיקה ואישור טרם העברת המס"ב.  לביקורת הועבר קובץ "משכורת לשכת עורכי הדין – מרץ 2022 ", הקובץ משמש להכנת השכר על ידי חשבת השכר ומכיל פירוט שמי של העובדים להם שולם שכר בגין חודש 03.22 , דיווח על ימי חופשה, מחלה ועבודה מהבית ודוח עלות השכר )מפורט, פר עובד( לחודש המדובר. חשבת השכר מעבירה את הקובץ למנכ"לית המחוז ולמורשי החתימה כחלק מסט המסמכים לבקרת השכר. מעיון בקובץ עולה, כי אינו כולל נתונים השוואתיים לחודש שכר קודם לזיהוי חריגים על ידי מורשי החתימה. בהיעדר נתונים בקרות שכר 

3.3

3.4