מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

151

.2.2 דיווח נוכחות 

כלל העובדים מדווחים נוכחות באמצעות מערכת נוכחות ביומטרית, למעט 2 עובדי חוץ שמדווחים את שעות עבודתם לחשבת השכר באמצעות דוא"ל.  עד ה 20 - לחודש, בכל חודש, העובדים נדרשים לאשר דוחות הנוכחות ולהשלים חוסרים, ככל שקיימים.  דיווחי הנוכחות נבדקים על ידי חשבת השכר ומנכ"לית המחוז, במסגרת בדיקת דיווחי הנוכחות נבדק חוסר בשעות, ביצוע שעות נוספות בהיעדר אישור מראש ומאושרים על ידי מנכ"לית המחוז דיווחי נוכחות רטרואקטיביים. מבדיקת דיווחי הנוכחות של העובדים שבמדגם הביקורת, לא קיים תיעוד לבדיקתם על ידי חשבת השכר ו/או מנכ"לית המחוז. .2.3 הכנת השכר  לאחר בקרת דיווחי הנוכחות, מעבירה חשבת השכר את כלל נתוני הנוכחות ועדכוני שכר נדרשים לחשבת שכר חיצונית )מלשכת השירות( לצורך הזנתם במערכת השכר, חישוב השכר והפקת תלושים. לביקורת הועבר דוא"ל שהועבר ללשכת השירות לצורך הכנת השכר לחודש 03.22 . מעיון בחומרים המצורפים אליו עולה, כי חשבת השכר מקבלת דיווחי נוכחות חתומים על ידי מנכ"לית המחוז. הדיווחים כוללים, בין היתר, הערות והנחיות ידניות לגבי שעות נוספות בתעריפים שונים, כפי שנדרש לשלם לעובד בהתאם להסכם העסקתו וכן הנחיות בדבר קיזוז/אי קיזוז שעות חוסר. מהאמור עולה, כי חישוב מרכיב שעות עודפות )שעות מעל תקן ועד לגובה תקן הקבוע בחוק( ונוספות מבוצע באופן ידני על ידי חשבת השכר של המחוז. לה רחבה ראה סעיף .6.2.2  חשבת השכר החיצונית מזינה את הנתונים כפי שהתקבלו ומפיקה תלושי שכר לבדיקת מנכ"לית המחוז. תלושי השכר נבדקים על ידי חשבת השכר במחוז ומנכ"לית המחוז ומאושרים בחתימת מנכ"לית המחוז. מבדיקת תלושי השכר של העובדים שבמדגם הביקורת, לא נמצא תיעוד לבדיקתם ו/או חתימת מנכ" לית המחוז לאישורם.  הביקורת מעלה שאלה בנוגע לתקינות המצב לפיו לא קיים בידול של תהליך הכנת השכר עבור הגורמים המעורבים בתהליך עצמו וזאת עקב פגם ביישום עקרון הפרדת תפקידים, שכן קיימת זהות בין הגורם המזין המכין את הנתונים ובין הגורם הבודק אותם. .2.4 בקרות שכר  לביקורת נמסר כי, למעט בדיקת תלושי שכר שמתקבלים מלשכת השירות טרם הפקתם, לא מופקים דוחות בקרה ולא מבוצעות בקרות על תהליך חישוב ותשלום שכר לצורך ווידוא את נכונות נתוני השכר כפי שמחושבים על ידי לשכת השירות.  לאחר בדיקת תלושי השכר על ידי מנכ"לית המחוז, נשלחת הוראות תשלום לבנק על ידי המנכ"לית לתשלום המשכורות. המלצות א. להגדיר בקרות הנדרשות בתהליך הכנת השכר לרבות תדירות, היקף וגורמים מאשרים, כללי תיעוד, רשימות תיוג לרבות עבור נתונים כספיים ושאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(. ב. לצורך יישום עקרון הפרדת תפקידים נאותה, מוצע לבצע בקרה על קליטת עדכוני שכר ומרכיבים תקופתיים/חריגים בחילן אשר תתועד תאושר על ידי גורם נוסף.