מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

191

2.7 מבדיקת הביקורת עולה, כי לא הוגדרו כל שדות חובה הנדרשים בניהול הפניה. כך לדוגמה שדה תאריך הפניה ושדה תאריך סגירת הפניה אינם שדות חובה. דהיינו, ניתן לפתוח תיק ללא הזנת תאריך קבלת הפניה במחוז וכן, ניתן לסגור תיקם )להעבירו לאחד מהסטטוסים הסגורים( ללא הזנת תאריך סגירה. בתגובה מסר המחוז כי תאריך סגירת התיק נקבע אוטומטית על ידי המערכת על פי סטטוס התלונה המוקלד על ידי רכזת הוועדה. הסטטוס המגדיר תלונה כסגורה )גניזה, העברה לבית הדין וכו'( קובעים את תאריך הסגירה של התיק כפי שאמור להיות. עוד עולה בהקשר זה כי גם מספר רישיון אינו מהווה שדה חובה. יתרה מכך, המערכת לא תחסום פתיחת תיק ללא שם הנילון ושם המתלונן. כאשר מוקלד שם הנילון, נפתח חלון עם כל השמות הזהים לשם הנילון ויש לבחור את האדם שכנגדו מוגשת התלונה לפי נתונים נוספים. הביקורת תציין, כי שיטה זו מהווה פתחת לטעויות. בתגובה מסר המחוז כי מס' הרישיון של הנילון יופיע אוטומטית בתלונה מבלי צורך להקלידו מאחר והוא נלקח ישירות מתוך מערכת החברים המעודכנת במג'יק ואשר כוללת את כלל עורכי הדין בארץ. המחוז מוסיף שכך נמנעות טעויות של הקלדה ידנית. הביקורת מציינת כי זיהוי נילון ע"פ שם אינו זיהוי חד חד ערכי ויתכנו מקרים בהם יופיע שם זהה לשם הנילון והתלונה תירשם נגדו בטעות. 2.8 עוד עולה מבדיקת הביקורת, כי שימוש במערכת מג'יק במחוז הינו מוגבל הואיל ולא מבצעים שליחת מיילים מהמערכת, שליפת פרטי המתלונן והנילון, סריקת מסמכים, תיעוד מידע בשדות ייעודיים והפקת מכתבים מובנים ו/או טמפלטים. בתגובה מסר המחוז כי בכל מכתב שיוצא דרך המערכת נעשה שימוש בטמפלטים. מגבלת המערכת 2.9 המערכת אינה מאפשרת לבצע מעקב חכם אחר התיקים ב"דחיפה" ) push (, כגון שליחה אוטומטית של תזכורות בדבר מועד שנקבע לקבלת תגובה מהנילון או כל תזכורת אחרת. בפועל, במחוז מרכז, בו מבוצע שימוש בתזכורות, הזנתן למערכת מבוצעת באופן ידני על ידי הגורם המבקש את המעקב )מה שפותח פתח לטעויות אנוש(. 2.10 המערכת אינה מנהלת SLA ממוכן לגבי כלל לוחות הזמנים בתהליך, בפרט לעניין לוחות הזמנים לקבלת מענה מהנילון )אשר נמצאו כארוכים בשני המחוזות שנדגמו(. 2.11 יודגש כי לא מבוצע מעקב ממוכן באמצעות תזכורות אוטומטיות, למרות שמערכת מג'יק תומכת בכך, ולא מופקים דוחות בקרה לאיתור פניות/תלונות שטרם הועברו לקובל על אף שחלף זמן שנקבע לכך. 2.12 מבדיקת הביקורת עולה, כי המערכת אינה שואבת נתונים אוטומטיים בפתיחת פנייה ממוחשבת. נתונים כגון: פרטי הנילון )כולל כתובת למשלוח דואר( ועבר משמעתי של הנילון. המלצות א . מומלץ להסב את ההיסטוריה של העבר המשמעתי ממערכת טימין למערכת מג'יק. ב . מומלץ להפיק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה מתוך המערכת אשר יאפשרו לבצע מעקב אחר עמידה בלוחות זמנים וססטוס הפניות כפי שנקבעו בנוהל טיפול בתלונות. ג . מומלץ לבחון היתכנות לפיתוח מודולים וכלים במערכת לייעול וקידום תהליכי העבודה בכלל ותהליכי העבודה מקוונים בפרט . בכלל זה: בחינת עבר משמעתי של הנילון, הפקת דוחות סטטיסטיים מהמערכת בחתכים שונים בהתאם לצורך של המחוז ואפשרות לניהול תיק באופן