מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

190

■ ניגוד עניינים פרטני של בעלי תפקידים במערך הקבילה. 1.10 לשאלת הביקורת האם קיימים נהלים נוספים של המחוז בנוסף לנוהל הארצי, נמסר לביקורת כי " אין לוועדה נהלים ייחודיים למחוז ירושלים שהיא פועלת על פיהם ." המלצה מומלץ כי גילוי בדבר פעילות ועדת האתיקה, לרבות פרסום נוהל " טיפול בתלונות " ונוהל "ניגוד עניינים" יינתן ב מקום מרכזי ונגיש בעמוד הבית של אתר האינטרנט של הלשכה ו מחוזותיה .

התייחסות מחוז ירושלים: ההמלצה מקובלת ויושמה. העניין תוקן כבר ומיקום פעילות ועדת האתיקה נמצא במקום בולט בדף הבית של אתר המחוז

חלק ב': מערכות המידע הנמצאות בשימוש

מערכות מידע הנמצאות בשימוש – מערכת המג'יק רקע 2.1

2 .

לשכת עורכי הדין עושה שימוש במערכת ממוחשבת, באמצעותה מנוהל ומתועד הטיפול בתלונות המוגשות לוועדת האתיקה – מערכת המג'יק )להלן: "המערכת" או " "מג'יק" ( . המערכת כוללת מודולים נוספים בהם עושה שימוש הלשכה לנושאים אחרים שבאחריותה )כגון התמחות והסמכה ועוד(. 2.2 סעיף 4.6 ב נוהל טיפול בתלונות מתייחס לאופן התיעוד של המסמכים והמידע הנדרש לתיעוד במערכת מג'יק: " לאחר שנרשם במערכת הממוחשבת, יועבר טופס הגשת תלונה בתוך 14 ימים ליו"ר הוועדה...". לביקורת נמסר, כי עד לשנת 2021 המחוז עבד עם מערכת ממוחשבת "טימין". מבירור הביקורת עולה, כי לא בוצעה הסבה של הנתונים אודות פעילות ועד האתיקה ובד"ם במעבר למערכת מג'יק. בהתאם לכך, מידע בדבר עבר משמעתי של עמיתים המחוז שמקורו בפעילות מלפני שנת 2021 שמור בתיקים פ יזיים בלבד ובכך בקבלת פנייה/תלונה נדרשים לבצע בדיקה הן במערכת המג'יק והן במקורות הקודמים )מערכת טימין ותיק פיזי(. 2.4 מבירור הביקורת עולה, כי במחוז לא נעשה ניצול ומיצוי כלל היכולות של המערכת לעניין ניהול תיקים וביצוע מעקב ופיקוח זאת הואיל ומגוון פעולות מבוצעות באופן ידני למרות שמערכת המג'יק תומכת בביצוען. כך לדוגמה: מעקב אחר ניהול התיקים וגיולם מבוצע באופן ידני ומעקב אחר תיקים פיזיים ולא משתמשים במנגנון תזכורות אוטומטיות למועד קבלת תגובה מנילון ועוד. 2.5 עוד נמסר לביקורת, כי לעיתים ישנן סתירות בין המודולים השונים במערכת לגבי כתובות. בכל מודול ניתן להזין כתובת אחרת והמערכת לא מתריעה. כתוצאה מכך, לעיתים נשלחות בקשות לתגובה לשתי כתובות שונות. 2.6 לצורך מעקב ופיקוח, מבצעת רכזת הוועדה מעקב באמצעות מעבר פיסי על התיקים . אין התרעה של המערכת אחר תיקים שטרם התקבלה בהם תגובת הנילון . ממצאים 2.3