מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

198

בתגובה מסר המחוז כי מעתה בכל פנייה שמוקלדת למערכת מצוין בנוסף לתאריך פתיחת הפנייה גם תאריך קבלת הפניה במחוז . 4.9 בנוסף, הועברה לביקורת רשימת הפניות שהוגש בגינן ערעור לוועדת האתיקה הארצית כ"קובל נוסף", בציון סטטוס הפניה. הביקורת בדקה נתונים אלה בהשוואה ל סטאטוס הפניה כפי שמתועד בקובץ הפניות שהתקבלו מהמחוז ו ולא מצאה פערים. 4.10 הביקורת ביקשה לקבל את רשימת הבקרות בתהליך המבטיחות יישום הוראות הדין, בתגובה מסר המחוז כי : " כחלק משגרת עבודת ה של רכזת הוועדה מדי יום נבדקים התיקים שממתינים לתגובות, בין אם של נילונים ובין אם של מתלוננים. על כל תיק תלונה מוצמד התאריך שעד אליו נדרש הנילון/מתלונן להעביר תגובה או מסמכים נוספים. אם עבר המועד נשלח אל הנילון/מתלונן מכתב תזכורת במייל או בדואר ובמקרה הצורך מת קשרת הרכזת טלפונית לנילון/מתלונן ומבררת סיבת האיחור. הבירור מתועד גם בתיק עצמו. בנוסף , מ די כמה ימים עוברת הרכזת על תיקים בהם נשלחו מכתבים בדואר רשום ומוציאה מאתר דואר ישראל אישורים לגבי מועד קבלת המכתב על ידי הנמען, ובמקרה שהמכתב הוחזר על ידי הדואר נערכים נסיונות נוספים להשיג את הנמען באמצעות מייל או טלפון. לגבי תיקי תלונה שהועברו למחוזות אחרים/לועדת אתיקה ארצית – פעם בחודשיים נעשית פנייה על ידי רכזת הוועדה למחוזות אליהם הועברו תלונות לטיפול או לוועדת האתיקה הארצית על מנת לברר סטטוס הטיפול בתלונה ועדכונו במידת הצורך." המלצות א . להקפיד על עדכון הנתונים כפי שמופיעים במערכת המג'יק כך שיהיו בהלימה לסטאטוס הטיפול בפניה בפועל. ב . לקבוע בקרות ממוכנות אשר יבטיחו עמידה בלוחות זמנים הנדרשים בטיפול. התייחסות מחוז ירושלים: .1 מעתה בכל פנייה שמוקלדת למערכת מצוין בנוסף לתאריך פתיחת הפנייה גם תאריך קבלת הפניה במחוז. .2 התיקים הממתינים לתגובות נבדקים מידי יום כחלק משגרת עבודתה של רכזת הוועדה. בנוסף, אחת לחודשיים נעשית פנייה ע"י רכזת הוועדה למחוזות אליהם הועברו תלונות לטיפול או לוועדת האתיקה הארצית על מנת לברר סטטוס הטיפול בתלונה. מדגם הביקורת דגמה 21 תלונות באופן אקראי. בדיקת הביקורת התייחסה לאופן הטיפול בפניה וללוחות הזמנים לטיפול בה, ובכלל זה: ■ מועד קבלת הפניה במחוז; ■ מועד שליחת מכתב הודעה על קבלת התלונה למתלונן; ■ האם בוצעה בדיקה שהתלונה הוגשה בהתאם לכללים; ■ מועד הקמת התלונה במערכת המג'יק; ■ מועד שליחת מכתב לנילון, לקבלת תגובה ראשונית; ■ מועד קבלת תגובה מהנילון )לרבות ארכות - אם היו(;

5 .