מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

222

תחומי בדיקה עיקריים להלן עיקרי התחומים , אשר ניתן להם דגש במהלך הביקורת : א .

קיום נהלי עבודה המסדירים את תהליכי העבודה בנושאים הבאים

ב . התקשרות עם ספקים ונותני שירותים, לרבות ביצוע הליך התקשרות באמצעות מכרז פומבי והתקשרויות שאינן דורשות מכרז פומבי. ג . ביצוע תשלומים לספקים ונותני שירותים, לרבות אישור קבלת שירות / טובין, אישור דרישת תשלום / חשבונית מס, ביצוע התשלומים בפועל עפ"י מדרג סמכויות וחתימות נדרש. ד . הלימתם של תהליכי העבודה בפועל, בהתייחס למדגם הביקורת, לנדרש בנהלי העבודה . ה . קיום פרוטוקול מורשי חתימה מאושר ועדכני. הערות : .1 יש לציין , כי הביקורת נערכה באופן מדגמי , לפיכך אין הכרח כי כל ליקוי , אם קיים בארגון , יתגלה . .2 עפ" י תוכנית הביקרת המאושרת , הבדיקה הייתה אמורה להתבצע גם על מחוז צפון . בפועל בדיקה זו לא בוצעה עקב אי הצלחה לתאם את הביקורת.

תמצית ממצאים .1 בנוהל חסרה התייחסות לנושאים הבאים : • תהליך הקמת ספק במערכת,

• תהליך סיום התקשרות עם ספקים, • הערכ ה תקופתית של איכות ספקים. • התקשרויות המחייבות הליך מכרז.

2 . לא צוין בנוהל האם הוראותיו חלות על כל המחוזות בנוסף ללשכה הארצית. 3 . לא קיים מאגר ספקים כלל ארצי לשימוש כל המחוזות, 4 . בפרוטוקול זכויות החתימה של המועצה הארצית לא צוין הרכב החתימות הנדרש. 5 . חסרו פרוטוקולים של ועדת המיכרזים 6 . נמצאו מספר מיקרים של אי התאמה בין החודשים בחשבון העסקה לבין החודשים בחשבונית המס. . 7 . נמצאו מספר מקרים של היעדר חתימת הרכז. 8 . נמצאו מקרים של היעדר אישור מפקח על התקדמות העבודה, היעדר חתימת רכז, והיעדר הזמנת רכש. 9 . לא תמיד ידוע מיהו הגורם המאשר את החשבונית לתשלום. 10 . ב מדגם הביקורת לא התקבלו הנתונים הבאים: • הזמנת רכש, כולל לרבות סיווג ההצעה לסעיף התקציבי המתאים ע"י רכז רכש. • מסמכים מבססים להקמת הספק במערכות הלשכה • תיעוד לבדיקת ניכוי במקור טרם ביצוע כל אחד מהתשלומים שנדגמו.