מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

226

8 נהלי עבודה ממצאים הביקורת קיבלה נוהל רכש והתקשרויות להתקשרות של לשכת עורכי הדין, לצורך ביצוע רכש טובין, מוצר, עבודה או שירות שלא בהליך ביצוע מכרז . הנוהל מתייחס לנושאים הבאים : • התקשרויות עם ספקים ונותני שירותים והדרישות בתהליך ההתקשרות , כגון: מסמכים נדרשים . • מדרג סמכויות לאישור התקשרויות בהתאם לסכום ההתקשרות. • הפרדת תפקידים בין הגורמים המאשרים קבלן טובין / שירות גורם מזמין + רכז רכש והתקשרויות ) לבין בגורם המאשר את התשלום( עפ" י זכויות חתימה של הלשכה. • התקשרות דחופה. מעיון בנוהל עולה כי לא קיימת התייחסות לנושאים הבאים : • תהליך הקמת ספק במערכת, לרבות קבלת מסמכים נדרשים )כגון: אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי במקור, פרטי חשבון בנק(. • תהליך סיום התקשרות עם ספקים וסיווגם במערכת כלא פעילים. • הערכת ספקים תקופתית לבחינת איכותם, עמידה בלוחות זמנים ושביעות רצון כללית. • התקשרויות עם ספקים ונותני שירותים המחייבות הליך מכרז. לא צוין בנוהל האם הוראותיו חלות על כל המחוזות בנוסף ללשכה הארצית. בנוסף, נמסר לביקורת כי לא קיים מאגר ספקים כלל ארצי המשמש את כל המחוזות, כך שניתן יהיה להתקשר רק עם ספקים הכלולים במאגר. המלצות א . לעגן בנוהל רכש והתקשרויות את הנושאים הבאים : הקמת ספקים במערכת , כולל דרישות למסמכים ואישורים , הערכת ספקים , סיום התקשרויות עם ספקים , הכולל תיעוד וסיווג הספק כלא פעיל במערכת . ב . להוסיף לנוהל רכש והתקשרויות התייחסות להתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים המחייבים הליך מכרז . ג . להוסיף לנוהל רכש והתקשרויות התייחסות לאורגנים בלשכה עליהם הוא חל כגון : הלשכה הארצית בלבד , כל המחוזות ד. לשקול הקמת מאגר ספקים ארצי אשר ישמש את כל המחוזות , כך שלא ניתן יהיה להתקשר עם ספקים אשר אינם כלולים ברשימה .9. זכויות חתימה ממצאים ב מסמך מיום 9/8/2023 מאת היועצים המשפטיים של הלשכה, בו צוינו מורשי החתימה של הלשכה כדלקמן: בהתאם להחלטת המועצה הארצית של לשכת עורכי הדין בישיבתה מיום 31.7.23 הוחלט לשנות את מורשי החתימה מטעמה של הלשכה, כך שחתימת אחד ממורשי החתימה המנויים בקבוצה א' יחד עם חתימת אחד ממורשי החתימה המנויים בקבוצה ב' בצירוף חותמת הלשכה יחייבו את הלשכה לכל דבר ועניין: קבוצה א: לא יפורט.