מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

32

רכש והתקשרויות עם ספקים 9/24 תמצית ממצאים

.1 בנוהל חסרה התייחסות לתהליכי הקמה וסיום התקשרות עם ספק; הערכ ה תקופתית של איכות ספקים; ו התקשרויות המחייבות הליך מכרז.

2 . לא צוין בנוהל האם הוראותיו חלות על כל המחוזות בנוסף ללשכה הארצית. 3 . לא קיים מאגר ספקים כלל ארצי לשימוש כל המחוזות. 4 . בפרוטוקול זכויות החתימה של המועצה הארצית לא צוין הרכב החתימות הנדרש. 5 . חסרו פרוטוקולים של ועדת המיכרזים. 6 . נמצאו מספר מיקרים של אי התאמה בין החודשים בחשבון העסקה לבין החודשים בחשבונית המס. 7 . נמצאו מספר מקרים של היעדר חתימת הרכז. 8 . נמצאו מקרים של היעדר אישור מפקח על התקדמות העבודה, היעדר חתימת רכז , והיעדר הזמנת רכש. 9 . לא תמיד ידוע מיהו הגורם המאשר את החשבונית לתשלום. 10 . ב מדגם הביקורת נמצאו חוסרים בהזמנות רכש, סעיף התקציבי , מסמכי הקמת ספק ותיעוד ניכוי במקור. תמצית המלצות 1 . לעגן בנוהל רכש והתקשרויות את הנושאים הבאים: הקמת ספקים במערכת, כולל דרישות תיעוד, הערכת ספקים, סיום התקשרויות, וסיווג הספק כלא פעיל במערכת. 2 . להוסיף לנוהל רכש והתקשרויות התייחסות להתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים המחייבים הליך מכרז, ו התייחסות לאורגנים בלשכה עליהם הוא חל . 3 . להביא לאישור המועצה הארצית את הרכב החתימות הנדרש לחתימות בשם הלשכה. 4 . להקפיד על תיעוד החלטות ועדת המכרזים, בין היתר בנושאים הבאים: עריכת מכרז / פטור ממכרז, בחירת ההצעה הזוכה. 5 . להקפיד על פרסום ההחלטה באתר האינטרנט של הלשכה בתוך 5 ימי עבודה. 6 . ככל ונדרשת חוות דעת משפטית ל פטור ממכרז, היא תימסר טרם התכנסותה של ועדת המכרזים. .7 יש להקפיד לחתום על הסכם התקשרות עם ספקים ונותני שירותים טרם קבלת השירות / הטובין . 8 . במכרזים בהם נדרש לבצע סיור קבלני לקבוע את מועד הסיור כך שיבוצע לאחר פרק זמן סביר ממועד פרסום המכרז. 9 . להקפיד כי התמורה בהסכם ההתקשרות עם הספק לא תעלה על התמורה המופיעה בהודעת הזכייה שנמסרה לספק. 10 . לשקול אפשרות מעבר לביצוע תשלומים לספקים ונותני שירותים באמצעות מס"ב, חלף תשלום באמצעות שיקים.