מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

99

לביקורת נמסר, כי בכל מקרה של אי התאמה בין נתוני המערכת לנתוני התשלום, המערכת תדחה את רישום התשלום, על אף שבוצעה הגבייה בפועל באתר/ביישומון. התשלום יופיע בדוח שגויים והוא ישויך ידנית על ידי אחראית גבייה, ככל ומדובר באי התאמה שאינה נוגעת למהות התשלום או לשגי אה בסכום ששולם. במקרה של כפילות/אי התאמה/טעות בשנת התלום תבוצע דחיה ידנית של התשלום והוא יטופל באופן ידני מול החברה. ג. תשלום מרוכז: הביקורת דגמה את קליטת התשלום בגין משרד "סאמי אבו ורדה" עבור 15 עורכי דין. לבקשת המשרד, אחראית גבייה הפיקה מהמערכת את דרישת התשלום, עבור עורכי הדין של המשרד, המשרד ביצע את התשלום (הסכום הכולל) והדוח הוזן למערכת המג'יק עבור כל עורך דין, לפי מספר רישיון. אחר אית הגבייה ביצעה דגימה על מנת לוודא, כי הקובץ נקלט. יצוין, כי הבקרה המדגמית אינה מתועדת. ד. קליטת תשלומים שבוצעו באמצעות שוברים בבנק הדואר: הביקורת דגמה את קליטת קובץ מספר 1114 בתאריך 21/11/22 . התהליך כלל הזדהות במערכת באמצעות שם משתמש וסיסמה. הקובץ כלל 2 תשלומים תקינים (אשר נקלטו באופן תקין למערכת בצורה אוטומטית) ועוד 22 "שגויים" אשר נקלטו ידנית על ידי אחראית גבייה – דגמנו מתוכם שני שגויים: ד. 1 . עבור מספר רישיון 59721 נבדק ונמצא, כי סיבת השגיאה הינה שעורכת הדין שילמה באותו התשלום את דמי החבר לשנים 2021-2022-2023 . ככל נראה המערכת לא תומכת בקליטת מספר סכומים לתשלום בבת אחת. ד. 2 . עבור מספר רישיון 62917 – נבדק ונמצא, כי השגיאה היא בתשלום עבור שנת 2022 (שכבר שולמה), ככל הנראה עורך הדין שילם באמצעות שובר ישן שהיה ברשותו. אחראית גבייה בצעה שינוי ידני וקלטה את התשלום עבור שנת .2023 לשאלת הביקורת, האם כמות שגויים רבה ביחס לכמות התשלומים (כ- 90% ) מאפיינת את תהליך העבודה מול בנק הדואר, נמסר כי תהליך זה מרובה במקרים שגויים. בקרות תקופתיות המבוצעות על ידי החשב: אחת לרבעון מבוצעת קליטת תנועות יומיות ומופק דוח אקסל ממערכת הסליקה (פלא קארד). בנוסף, בעת הישיבה הרבעונית על התקציב, נערכת בדיקת סבירות – מופק דוח הכנסות ממערכת המג'יק ודוח הכנסות מהנהלת חשבונות לאותה תקופה, ומבוצעת בדיקת סבירות (שיש הלימה בין הנתונים). חריגים: בתחילת שנת 2022 היתה תקיפת סייבר על האתר ולכן הלשכה העדיפה להפיל את האתר, כך שלא היה ניתן לשלם באזור האישי אלא ביישומון בלבד.

13.5

13.6

המלצה מומלץ לבחון את ההיקף השגויים בתשלומים המתקבלים באמצעות בנק הדואר ודרכי צמצומם.

14 . הטיפול בחובות ואיחורים בתשלום א. רקע

14.1 חשיבות ביצוע הגבייה והטיפול בחובות נובע מעקרון השוויון, כל חברי הלשכה משלמים דמי חבר זהים (בהתאם לקבוצת ההשתייכות שלהם). הואיל וגובה דמי החבר נגזר, בין היתר, מהתקציב הבנוי מההכנסות, אי ביצוע תשלום דמי החבר עלול להשפיע על השירותים אותם מעניקה הלשכה ו/או גובה דמי החבר שייגבו בשנים הבאות וייקר אותם.