מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023
211
התייחסות המחוז:
• התלונות כאמור נפתחות באופן אחיד ומסודר.
• החל מחודש יולי 2022 , כל תלונה נפתחת במערכת הממוחשבת, וכל המידע מתועד ונשמר במערכת הממוחשבת. היא שכל המידע יתועד במערכת הממוחשבת מרגע הגשת התלונה לרבות דוא"ל וכך הדברים מתנהלים בפועל. הועדה אינה מתנהלת עם תיקים פיזיים למעט בקובלנות, ואינה מוצאת מקום להדפיס את כל החומרים הנוגעים להליך הבירור אלא במקר ה שהדבר נדרש. • באשר לקובלנות המתנהלות, מערכת המג'יק הישנה כללה אבחנה בין ניהול תלונות לניהול קובלנות, לא כך במערכת החדשה והועדה אינה מקבלת מענה טכנולוגי מתאים, הועדה סבורה כי במובן זה הפתרון של המערכת הישנה היה טוב יותר. הועדה מנהלת רישום באקסל של כל ההליכים המשמעתיים המ תנהלים בבתי הדין, וגם מתעדת את ההליכים במערכת החדשה. • קביעת לוחות זמנים: כל תלונה מתבררת לגופה, ישנן בקשות ארכה/השלמות במהלך הבירור, והשלמות לאחר שחוות הדעת מגיעה לידי הפרקליט, יו"ר הועדה או הועדה עצמה שמאריכים את זמן בירור התלונה מערכת המג'יק א. מומלץ לקבוע נוהל תיעוד ולהקפיד על יישומו, כך שכל חומרי התיקים יהיו מתועדים במערכת ולא יהיו קיימים רק בדוא"ל אישי של הגורם שמנהל את התיק. הכל מתועד בתיק עצמו, ב. מומלץ לבחון היתכנות לפיתוח מודולים וכלים במערכת לייעול וקידום תהליכי העבודה בכלל ותהליכי העבודה מקוונים בפרט. בכלל זה: בחינת הסיבות לאיטיות המערכת בהעלאת קבצים, קביעת פורמטים מובנים למכתבים ושליחתם מהמערכת, בחינת עבר משמעתי של הנילון, הפקת דוחות סטטיסטי ים מהמערכת בחתכים שונים בהתאם לצורך של המחוז ואפשרות לניהול תיק באופן מקוון. ג. מוצע לבחון במונחי עלות מול תועלת, האפשרות להסבת נתוני מערכת המג'יק הישנה אל מערכת המג'יק החדשה, כך שכל התיקים ינוהלו במערכת אחת. ד. מומלץ לבחון את הצורך בביצוע הדרכה נוספת לעובדים הרלוונטיים, לגבי האפשרויות הקיימות במערכת, על מנת להכשירם לעשות שימוש בפונקציות הקיימות ובכלל זה, באפשרות לבצע תזכורות ממוכנות, הפקת דוחות סטטיסטיים וכדומה, דבר שיסייע לבצע מעקב, לייעל תהליכי עבודה ויהיה פ חות חשוף לטעויות אנוש. ה. מומלץ לפעול ליצירת מכתבים מובנים במערכת ולמכן תהליך שליחתם. ו. מומלץ לקבוע בקרות אוטומטיות במערכת אשר יזניקו תיקים שעלו לדיון אך לא ניתנה בהם החלטה, להמשך מעקב. •
התייחסות המחוז: ה.
כאמור, בפגישה של ממונה וועדת האתיקה, עם אנשי המחשוב הועלו בפניהם כל "הבעיות" הנ"ל, הכל נרשם, והועבר פורמט המכתבים מהמגיק הישן על מנת שיכולו להטמיע אותם במגיק החדש. נקודות לשיפור נרשמו ונאמר כי יטופל בהמשך.
Made with FlippingBook - professional solution for displaying marketing and sales documents online