מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

231

התייחסות המחוז: א. החל מחודש יולי 2022 , כל תלונה נפתחת במערכת הממוחשבת, וכל המידע מתועד ונשמר במערכת הממוחשבת. היא שכל המידע יתועד במערכת הממוחשבת מרגע הגשת התלונה לרבות דוא"ל וכך הדברים מתנהלים בפועל. הועדה אינה מתנהלת עם תיקים פיזיים למעט בקובלנות, ואינה מוצאת מקום להדפיס את כל החומרים הנוגעים להליך הבירור אלא במקרה שהדבר נדרש. ב. באשר לקובלנות המתנהלות, מערכת המג'יק הישנה כללה אבחנה בין ניהול תלונות לניהול קובלנות, לא כך במערכת החדשה והועדה אינה מקבלת מענה טכנולוגי מתאים, הועדה סבורה כי במובן זה הפתרון של המערכת הישנה היה טוב יותר. הועדה מנהלת רישום באקסל של כל ההליכים המשמעתיים המתנהלים בבתי הדין, וגם מתעדת את ההליכים במערכת החדשה.

לדעת הביקורת, ההשלכות של העדר נהלים ואי ניהול תקין גרמו למספר רב של בעיות בשנים האחרונות. לאור זאת, חשוב להסדיר את תהליכי עבודה בנהלים.

חלק ב': מערכות המידע הנמצאות בשימוש

1 . מערכת המג'יק רקע

1.1 . לשכת עורכי הדין עושה שימוש במערכת ממוחשבת, באמצעותה מנוהל ומתועד הטיפול בתלונות המוגשות לוועדת האתיקה – מערכת המג'יק. המערכת כוללת מודולים נוספים בהם עושה שימוש הלשכה לנושאים אחרים שבאחריותה (כגון התמחות והסמכה ועוד). 1.2 . כאמור בסעיף 6 , נוהל עבודה של הלשכה אינו מתייחס כלל לאופן התיעוד של המסמכים הן במערכת מג'יק והן בתיק התלונה הפיסי. 1.3 . החל מחודש ינואר 2023 ועדת האתיקה עברה לשימוש במערכת המג'יק החדשה. הואיל ולא ניתן היה לבצע הסבת הנתונים מהמערכת הישנה למערכת החדשה, כל התיקים החדשים לשנת 2023 נפתחו במערכת המג'יק החדשה וכל התיקים שנפתחו טרם מועד זה (פתוחים וסגורים) נותרו במערכת המג'יק הישנה. 1.4 . נכון לחודש ספטמבר 2023 , תיקים של ועדת האתיקה מנוהלים בשתי המערכות במקביל: התיקים שנפתחו לפני ינואר 2023 , מנוהלים במערכת הישנה, עד לסגירתם. התיקים החדשים שנפתחו החל מינואר 2023 מנוהלים במערכת המג'יק החדשה. 1.5 . לשאלת הביקורת לעניין הסיבות אשר מנעו הסבת נתוני מערכת הישנה למערכת החדשה לא התקבל הסבר. הביקורת מצביעה על סיכון הטמון בהתנהלות מול שתי המערכות בו זמנית לפיו המידע השמור במערכת המג'יק הישנה לא יישמר באופן הנדרש או שיעלה קושי בשליפתו במידת הצורך וכן על סיכו ן שחלק מהתיקים הישנים לא יטופלו ולא ייסגרו. 1.6 . כפי שצוין בסעיף 4 לעיל, בחודש יולי 2022 נערך שינוי ארגוני בוועדת האתיקה של מחוז תל א ביב אולם בשל נסיבות סיום התפקידים, לא בוצעה חפיפה בין פרקליטת הוועדה היוצאת, לפרקליט הנכנס ולא הוכן מסמך חפיפה מסודר. כמו- כן, הפרקליט הנכנס, תיאר מצב שבו ממצאים קשיים במעבר בין המערכות