מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

232

נחסמה גישה לחלק מהמסמכים הנדרשים לצורך העבודה השוטפת של הוועדה. כך למשל נחסמה הגישה לתיבת הדואר האלקטרוני של פרקליטת הוועדה וכתוצאה מכך נפגעה היכולת לדעת סטאטוס מעודכן בתיקים מסוימים. יודגש, כי בשל העובדה שמרבית המסמכים נשמרו בתיבת הדואר האלקטרוני של הפרקליטה היוצאת ולא במערכת מג'יק, במשך תקופה ארוכה לא הייתה לוועדה גישה לחומרי התיקים. קשיים בעבודה במערכת החדשה 1.7 . בשיחות עם בעלי התפקידים במחוז, הוצפו טענות רבות בהתייחס לעבודה במערכת החדשה. להלן סוגיות הדורשות התייחסות: הערות מחלקת הקבילה והאתיקה כפי שנמסרו לביקורת 1.8 . המערכת החדשה אינה תומכת בצרכי מחלקת הקבילה לעניין המסמכים שבהם נעשה שימוש, שלבי הטיפול בתלונה בשלב שלאחר החלטת ועדת האתיקה ולפני העברתה לבית הדין. נמסר לביקורת, כי למעשה המודול של המחלקה בוטל והצוות עושה שימוש במודולים של אתיקה ושל בית הדין, בנפרד, דבר המק שה על העבודה השוטפת. 1.9 . לביקורת נמסר, כי פעולת תיעוד מסמכים בתיק במערכת (לרבות התכתבות בדוא"ל) אורכת זמן רב. לביקורת הודגם ניסיון תיעוד מסמך אשר ארך דקות ארוכות כאשר בזמן זה לא ניתן לבצע פעולות אחרות במחשב (יציאה ממסך המסמך מביאה להצגת הודעת שגיאה בהעלאת המסמך). הביקורת מדגישה שוב את החשיבות הרבה של תיעוד כלל המסמכים בתלונה, לאור הכשל שנצפה בחילופי התפקידים במחוז, אשר גרם לחוסר יכולת לגשת למידע זה במשך תקופה ארוכה. 1.10 . במערכת החדשה לא נשמרו מכתבים מובנים ונכון להיום, כל מכתב מוכן באופן ידני בהתאמה לכל מקרה. מצב זה גורם להעדר אחידות ובזבוז משאבים. 1.11 . המערכת החדשה אינה תומכת באפשרות בדיקת עבר משמעתי. 1.12 . המערכת לא מאפשרת שליפת מידע סטטיסטי. 1.13 . מכתבים אשר היו נשלחים באופן אוטומטי ישירות מהמערכת, כעת נדרש לשלוח באופן ידני. 1.14 . יצוין, כי התקיימה הדרכה על המערכת לצוות הקבילה והאתיקה, אך לא ניתנו פתרונות לבעיות שהוצפו. 1.15 . על אף שמדובר במערכת חדשה, היא אינה מאפשרת לנהל את התיק באופן מקוון, כך שניתן להגיש תלונה ומסמכים ישירות וכן לצפות בסטטוס התיק, לרבות בהחלטות בו. היעדר אחידות באופן השימוש במערכת ואי שימוש בכל יכולות המערכת 1.16 . המחוז אינו מבצע מעקב ממוחשב אחר תיק, על אף שיכולת זו של המערכת החדשה, הוצגה לביקורת במחוזות אחרים. המעקב מבוצע באופן ידני אשר מאופיין ביעילות פחותה וחשוף לטעויות והשמטות. 1.17 . דוגמה נוספת היא היכולת להפיק דוחות (באקסל) מתוך המערכת, לצורכי סטטיסטיקה, בקרה עצמית וביקורת. החל מחודש יולי 2022 , המחוז מבצע רישומי מעקב ידניים על מנת להציג דוחות סטטיסטיים בפני הנהלת המחוז, על אף שיכולות שליפת נתונים ודוחות מהמערכת, הוצגו לביקורת במחוזות אחרים. יודגש, כי בכל מקרה לא ניתן לשלוף מהמערכת דוחות המתייחסים לכל התיקים שנפתחו עד ינואר 2023 , הואיל והם נפתחו במערכת הישנה.