מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023
233
1.18 . דוגמה נוספת, עלתה במקרה שבו נדגם פרוטוקול מדיון בוועדת האתיקה, בו אחד מחברי הועדה הצהיר כי נמצא בניגוד עניינים, ובלעדיו לא היה קוורום, ולכן לא היה ניתן לדון באותו תיק. הואיל והמערכת אינה שולחת התראות בגין אותו תיק שלא נדון, המקרה דרש מפרקליט הוועדה לנהל בי צוע מעקב ידני לגבי התיק, אשר עלה לוועדה אך בפועל לא נדון, והעברתו לוועדה הבאה. כאמור, תהליכים ידניים כמו זה המוצג, עשויים להביא למקרים שנופלים "בין הכיסאות" ומתפספסים. המלצות א. לקבוע נוהל תיעוד ולהקפיד על יישומו, כך שכל חומרי התיקים יהיו מתועדים במערכת ולא יהיו קיימים רק בדוא"ל אישי של הגורם שמנהל את התיק. ב. מומלץ לבחון היתכנות לפיתוח מודולים וכלים במערכת לייעול וקידום תהליכי העבודה בכלל ותהליכי העבודה מקוונים בפרט. בכלל זה: בחינת הסיבות לאיטיות המערכת בהעלאת קבצים, קביעת פורמטים מובנים למכתבים ושליחתם מהמערכת, בחינת עבר משמעתי של הנילון, הפקת דוחות סטטיסטיים מהמערכת בחתכים שונים בהתאם לצורך של המחוז ואפשרות לניהול תיק באופן מקוון. ג. מוצע לבחון במונחי עלות מול תועלת, האפשרות להסבת נתוני מערכת המג'יק הישנה אל מערכת המג'יק החדשה, כך שכל התיקים ינוהלו במערכת אחת. ד. מומלץ לבחון את הצורך בביצוע הדרכה נוספת לעובדים הרלוונטיים, לגבי האפשרויות הקיימות במערכת, על מנת להכשירם לעשות שימוש בפונקציות הקיימות ובכלל זה, באפשרות לבצע תזכורות ממוכנות, הפקת דוחות סטטיסטיים וכדומה, דבר שיסייע לבצע מעקב, לייעל תהליכי עבודה ויהיה פחות חשוף לטעויות אנוש. ה. מומלץ לפעול ליצירת מכתבים מובנים במערכת ולמכן תהליך שליחתם. ו. מומלץ לקבוע בקרות אוטומטיות במערכת אשר יזניקו תיקים שעלו לדיון אך לא ניתנה בהם החלטה, להמשך מעקב. התייחסות המחוז: א. לעניין המג'יק החדש – היוזמה לעבור למערכת המג'יק החדש הייתה של יו"ר הועדה עם כניסתו לתפקיד. ב . לאחר המעבר למערכת החדשה, נשלחו הודעות דוא"ל לגורמים הרלוונטיים בלשכה ובקשה לפתיחת הרשאות כפי שקיימות במערכת המג'יק של וועדת האתיקה הארצית, לצורך הוצאות דוחות מעודכנים ויותר מפורטים. יצוין כי המיילים נותרו ללא התייחסות. עם חילופי הגברי, וסיום תפקידו של מנכ"ל הל שכה הסוגיות הועלו בפני הנהלת הלשכה החדשה. ג . כיום במערכת המג'יק לא ניתן לרשום "איש צוות" ולסווג אצל מי מהרפרנטים נמצא התיק לכתיבת חוות דעת, ניתן לעשות זאת בהערה צדדית שלנו, שלא מאפשרת קבלת הנתונים לצורך הוצאת דוח רפרנטים, כמה תיקים נמצאים אצל כל רפרנט וממתי. ההמלצות לפיתוח מודולים מתקבלות אלא שכאמור צוות הועדה אינו זוכה למענה טכנולוגי בסיסי מזה שנה מאז שהמערכת נכנסה לפעילות
Made with FlippingBook - professional solution for displaying marketing and sales documents online