מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

241

לוועדה כלל) ועל מנת לבדוק את מספר התיקים הפתוחים, נדרש לבדוק עבור כל קוד סטטוס את התיקים הפתוחים בסטטוס זה. כפי שנמסר לביקורת מפרקליט הוועדה, עקב שיטת העבודה שהייתה קיימת, "התפספסו" מעל 200 תלונות אשר לא היה ידוע על קיומן היות וסווגו תחת קוד סטטוס שאינו ב שימוש ולכן טופלו באיחור. 4.9 . לביקורת נמסר, כי עם גילוי המקרה, בוצע מיפוי של כלל הסטטוסים הקיימים במערכת, על מנת לוודא כי אין תיקים פתוחים נוספים. 4.10 . מעקב אחר תיק שבו הוחלט על העמדה לדין: לביקורת נמסר כי בשלב העברת התיק לקבילה, התיק יסווג בסטטוס "בית דין" ולאחר מכן הוא יועבר לקביעת מועד לדיון בבית הדין. משלב החלטת הוועדה ועד להעברה לבית הדין יחלפו בממוצע כ- 40 יום (מבדיקה וחישוב ידני שנערך באופן פנימי ע" י פרקליט הוועדה, אשר בשל מגבלות המערכת לא ניתן לאמת) ובתוך כשבוע וחצי מקבלתו בבית הדין – ייקבע מועד לדיון (כאמור לא נתון אשר ניתן לאמת במגבלות הפקת נתונים מהמערכת). ועדת האתיקה אינה מבצעת ואינה מתעדת במג'יק את מצב התיק לאחר קבלת החלטה בוועדה ואין תיעוד במע רכת של פרטי הקובל, מספר התיק בבית הדין ומועד סגירתו בבית הדין. 4.11 . שינויים בעקבות החלפת התפקידים בוועדה: לביקורת נמסר, כי זמן ההמתנה לטיפול בפניות התקצר באופן משמעותי (כך למשל הוצג לביקורת, כי שאילתות נענות בתוך יום עבודה אחד) ואולם לא היה ניתן לאמת ולאשר את הנתון הואיל ולא ניתן לבצע שליפה של הנתונים מהמערכת. עוד נמסר, כי סטטיסטית אחוזי העמדה לדין בגין עבירות אתיקה, עלה פי 3 ואולם גם נתון זה לא היה ניתן לאמת ללא הנתונים. המלצות א. מומלץ להפיק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה מתוך המערכת, הן המערכת הישנה והן המערכת החדשה. ב. מומלץ לקבוע מערך בקרה אחר הניהול השוטף, באמצעות הדוחות הניהוליים שיתייחס לפחות לנושאים הבאים: מועד הפקת הדיווחים ותדירותם, הנושאים שייבדקו, הגורמים להם יועבר הדיווח ואופן מעקב אחר יישום ההמלצות ככל שיעלו. ג. על המחוז לוודא כי העובדים הרלוונטיים יקבלו הדרכה על מערכת בכלל ובנוגע להפקת דוחות, כפי שקיים במחוזות אחרים בפרט. ד. מומלץ למפות רשימת סטאטוסים של התיקים ולפעול לצמצומם כך שישקפו את מצב התיק, תוך חסימת שימוש בסטאטוסים ישנים. ה. מומלץ לתעד במערכת המג'יק מידע הנוגע לתיקים המועברים לבית הדין, כגון: פרטי הקובל, מספר התיק בבית הדין ומועד סגירתו בבית הדין. התייחסות המחוז: יו"ר הועדה הסכים כי לביקורת יינתנו כל ההרשאות הנדרשות במערכת המג'יק והביקורת לא עשתה שימוש בהרשאות שניתנו לה. ( הערת הביקורת: הביקורת מבקשת להדגיש כי לא ניתן לבצע שימוש בהרשאות מרחוק ! הביקורת הגיעה פיזית למחוז כדי להתחבר למערכת אך הואיל והמערכת איטית מאוד (לקח כ- 20 דקות להדפיס חומרים של תיק אחד!), בסיכום עם פרקליט הוועדה הוחלט כדי לייעל את התהליך, החומרים יוכנו על ידם וכך אכן בוצע בפועל . לא ברורה הרלוונטיות של ההערה להמלצות בסעיף זה) .