מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

256

המלצה מומלץ כי פרוטוקולים יכללו רישום תמציתי של נושאי הדין, חוות דעת ועמדות עקרוניות כמתחייב מנוהל עבודה.

התייחסות יו"ר ועדת האתיקה מחוז תל אביב: כל חוות הדעת המלאות נשלחות לחברי הועדה והן חלק מהנספחים לפרוטוקול, הועדה לא מוצאת מקום לכך שיתומצתו חוות הדעת, הן בשל מגבלות כוח אדם ותקציב, והן בשל פגיעה באיכות יכולת קבלת ההחלטה של חברי הועדה. ההמלצה ביחס לסוגיות עקרוניות שאינן קשורות להעמדה לדין כגון גילוי דעת או נהלים מתקבלת. מתבצע רישום פרטני כאשר ההחלטה ביחס תיק פלוני איננה פה אחד וישנה מחלוקת בין חברי הוועדה. הביקורת בדקה קיומו של תיעוד במערכת המג'יק לגבי כלל הפעילות בתיק - ממועד הגשת התלונה על ידי המתלונן ועד לקבלת החלטה על ידי וועדת האתיקה ו/או פס"ד של בית הדין. 4.37 כאמור בסעיף 4.4 לעיל, פתיחת התיק במערכת מג'יק מבוצעת עם קבלת טופס התלונה על ידי המתלונן. 4.38 לביקורת נמסר, כי עד למועד יולי 2022 , לא בוצע תיעוד של כלל המסמכים והאסמכתאות באמצעות מערכת המג'יק. כך למשל, התכתבויות עם נילון שבוצעו באמצעות דוא"ל, לא תועדו במג'יק. כפי שעלה מדברי פרקליט הוועדה, אשר תיאר מצב שבו במועד הגעה לדיון בבית הדין הוא הופתע לגלות כי קודמתו בתפקיד התכתבה עם נילון ואף הצליחו להגיע להסכמות בתיק, אך הואיל והדבר לא תועד במג'יק, לא היה ניתן לדעת על כך בטרם הדיון. 4.39 לביקורת נמסר כי, החל מיולי 2022 כל האסמכתאות וכל המסמכים הנוגעים לתיק, נדרשים בתיעוד בתוך מערכת המג'יק ובכלל זה התכתבויות דוא"ל, השלמות המתקבלות מהנילון או מהמתלונן, חוות הדעת בתיק וכל מסמך רלוונטי אחר. 4.40 יחד עם זאת, המערכת אינה חוסמת את האפשרות להזין סטטוס "סגור" בתלונות שעדיין מתנהלות, אין שדות שהוגדרו כשדות חובה למילוי בעת פתיחת תלונה (למשל תאריך פתיחה), ולא מתועד גורם שביצע עדכון סטטוס ותאריך סטטוס אחרון. המלצה א. מומלץ לקבוע במערכת שדות חובה למילוי, כגון: תאריך פתיחת תלונה, תאריך סגירת תלונה, סטטוס תלונה ושדות נוספים שיוגדרו כשדות חובה על ידי הוועדה. התייחסות המחוז: ביחס לשדות נוספות במערכת המלצת הביקורת מתקבלת, אלא שיישומה אינו תלוי בוועדה. הועדה אינה מקבלת מענה טכנולוגי הולם מזה שנה לבעיות בסיסיות במערכת. תיעוד במערכת המג'יק: 4.36