מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

34

הדו"ח כלל בנוסף לממצאים והמלצות הרלוונטיים למחוז תל אביב, גם ממצאים והמלצות רוחביים הנוגעים לתהליכים מערכתיים הרלוונטיים לכלל המחוזות, וההתייחסות אליהם צריכה להינתן על ידי הגורמים המתאימים בלשכת עורכי הדין.

מתוך ממצאי הביקורת והמלצותיה, יש להדגיש את הדברים הבאים:

בתחום הנהלים נמצאו חוסרים בהנחיות פרקטיות בתחומים שונים, וביניהם: אופן פתיחת תלונה, לוחות זמנים לטיפול בה, השלמות נדרשות, כללי תיעוד המידע במערכת הממוחשבת, הנחיות להארכות מועד, נוהל ביצוע מעקב אחר ניהול התלונה ועוד.

בתחום מערכות המידע

• כאמור, ועדת האתיקה מתנהלת מול שתי מערכות מג'יק במקביל – המג'יק הישנה (לניהול התיקים שנפתחו עד 31/12/22 ) והמג'יק החדשה (לניהול התיקים שנפתחו החל מיום 1/1/23 ). הדבר עלול להוביל לאובדן מידע בין שתי המערכות וכן לקושי בשליפת המידע במידת הצורך. • עובדי ועדת האתיקה הביעו חוסר שביעות רצון בנוגע לתפקוד המערכת החדשה ובכלל זה: איטיות המערכת, היעדר פורמטים מובנים של מכתבים שנשלחים לצדדים להליך ויכולת לשליחתם מתוך המערכת, היעדר דוחות סטטיסטיים בחיתוכים שונים והיעדר האפשרות לניהול התיק באופן ממוכן. • המחוז אינו ממצה מספיק את יכולות המערכת, והבקרות על לוחות הזמנים לטיפול בפניות, מבוצעות באופן ידני, דבר הגוזל זמן וחשוף לטעויות אנוש.

בנושא הרכב ועדת האתיקה

• המחוז אינו מבצע בדיקה עצמאית של היעדר רישום פלילי ומסתמך לצורך הבדיקה על הצהרת עורך הדין, בשל היעדר סמכות חוקית לקבלת המידע. לצורך מציאת פתרון רוחבי, נדרשה לסוגייה היועצת המשפטית של הלשכה. בהתייחסותה היא מציינת כי נדרשת פניה עקרונית ליועץ המשפטי לממשלה, לקבלת זכות עיון במרשם הפלילי, עבור מועמדים לוועדה.

• בדיקת הרישום של עבר משמעתי , שמבוצעת גם מול מחוזות אחרים, אינה מתועדת.

• לעיתים מתקיים דיון ללא נציג ציבור עקב קושי בגיוס נציג ציבור נוסף , ועל מנת שלא לדחות התכנסות של הוועדה.

הפקת דוחות ניהוליים מהמערכת עלה כי על אף התראות חוזרות של הוועדה, עדיין לא ניתן להפיק דוחות ניהוליים ישירות מהמערכת. הבקרות מבוצעות באופן ידני, באופן הגוזל זמן וחשוף לטעויות אנוש. גם המעקב השוטף אחר הטיפול בתיקים מבוצע ידנית ולא באמצעות דוחות ממוכנים מהמערכת. בקרה וסטטיסטיקה בהיעדר דוחות ניהוליים מערכתיים, לא היה ניתן להציג סטטיסטיקה רחבה של לוחות זמנים לטיפול בפניות, מקבלת הפניה ועד לסיום הטיפול בה. מבדיקת מדגמית של משך טיפול בתלונות בשנים ,2021-2022 עלו