מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

269

המלצה לבחון ביצוע מיפוי של כלל נהגי העבודה הקיימים במחוז ולשקול עיגונם בנהלי עבודה וזאת במסגרת ולצורך שימור ידע ומיסוד הנהגים הקיימים. התייחסות בית הדין: בהמשך להתייחסות הדו"ח לנוהג הלא כתוב במקרה של שיהוי ( 90 יום להחלטה האם להגיש או שלא להגיש כתב קובלנה) וכן לעניין שיבוץ דיינים – דיין חדש וותיק. יש לשים לב להבדל בין נוהג ובין נוהלים – נוהלים הם מסמך פורמאלי שעבר תיקוף ויש לו חשיבות לא רק בעצם קיומו אלא גם בהקפדה על כך שהתנאים בו מלאים. לצד זאת, קיימת חובה לפרסמם. יש נוהגים שאנו משתדלים לקיימם. קבלת ההמלצה להסדרה של נוהג שיבוץ דיינים בנוהל משמעה קבילת שיקול הדעת של יו"ר בית הדין בקביעת הרכבים או לחילופין צורך בנימוק החלטתו לשבץ הרכב כזה או אחר (המורכב לצורך העניין מדיינים ותיקים בלבד). כנ"ל הנוהג לעניין 90 יום – פירוש הסדרת הנוהג בנוהל הינו כניסה לטריטוריה בה אי קיום הנוהג יחייב את מזכירות בית הדין למתן הסברים לרבות התמודדות עם טענות של אכיפה בררנית וכדומה . מערכת המג'יק רקע 2.1 כאמור לעיל, בית הדין עושה שימוש במערכת ממוחשבת, באמצעותה מנוהלים ומתועדים תיקי האתיקה – מערכת המג'יק. כאמור לעיל, החל מחודש ינואר 2023 בית הדין עבר לשימוש במערכת המג'יק החדשה. הואיל ולא ניתן היה לבצע הסבת הנתונים מהמערכת הישנה למערכת החדשה, כל התיקים החדשים לשנת 2023 נפתחו במערכת המג'יק החדשה וכל התיקים הקיימים (פתוחים וסגורים) נותרו במערכת המג'יק הישנה. 2.3 נכון להיום, בית הדין עובד מול שתי המערכות במקביל: התיקים הפתוחים, שנפתחו לפני 2023 , מנוהלים במערכת הישנה, עד לסגירתם. התיקים החדשים שנפתחו החל משנת 2023 מנוהלים במערכת המג'יק החדשה. 2.4 לשאלת הביקורת לעניין הסיבות אשר מנעו הסבת נתוני מערכת הישנה למערכת החדשה לא התקבל הסבר. הביקורת מצביעה על סיכון הטמון בהתנהלות מול שתי המערכות לפיו המידע השמור במערכת המג'יק הישנה לא יישמר באופן הנדרש או שיעלה קושי לשליפתו במידת הצורך. המלצה לבחון האפשרות להסבת נתוני מערכת המג'יק הישנה אל מערכת המג'יק החדש. ממצאים 2.2

2 .

התייחסות בית הדין: ראשית, יש לציין שמלבד מערכות המג'יק המהוות כלי עבודה לבית הדין, כל חומרי התיקים נשמרים בתיקיות בשרת הלשכה וכל חומרי התיק סרוקים. סריקת התיקים לרבות המוצגים בהם נועדה ליתן