מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

37

עיקרי ההמלצות הן:

• לבצע מיפוי של כלל נהגי העבודה ולעגנם בנהלי עבודה לצורך שימור ידע ומיסוד נהגים קיימים. • לבחון האפשרות להסבת נתוני מערכת המג'יק הישנה אל מערכת המג'יק החדשה. • לבחון קיצור משך הטיפול בכל אחד מהשלבים בפרט החל מהגשת קובלנה ועד למתן החלטה. • לבחון אופן התמודדות של בית הדין מול ועדת האתיקה לצמצום לוחות זמנים להגשת קובלנה בהתאם להוראות הרגולציה.

• לשקול תיעוד ענישה על תנאי באופן שיהיה נגיש לכלל המחוזות בדומה להשעיה. • לקבוע תהליך בקרה לצורך וידוא כי כל ההחלטות בדבר השעיה מפורסמות.

יודגש, כי ההמלצות הינן רלוונטיות לכל הגורמים המעורבים בתהליכי העבודה הנוגעים למערך האתיקה והטיפול בתלונות. ועדת ביקורת הדוח בנושא בית הדין המשמעתי של מחוז תל אביב הועבר לוועדת הביקורת ביום 25.3.24 . הוא נדון ואושר ע"י הוועדה בישיבתה ביום .6.6.24

דוח ביקורת פנימית ,7/23 29.5.24 ועדת האתיקה – מחוז דרום

במסגרת תוכנית העבודה של הביקורת לשנת 2023 , נערכה ביקורת בנושא ועדת האתיקה במחוז דרום. הביקורת נערכה בחודשים מאי – דצמבר ,2023 ומתייחסת לשנים 2020 , 2022 ,2021 ומחצית הראשונה לשנת 2023 (להלן: "תקופת הביקורת" .) הדו"ח כולל, בנוסף לממצאים והמלצות הרלוונטיים לפעילות ועדת האתיקה, גם ממצאים והמלצות רוחביים הנוגעים למערכות מחשוב שבשימוש המחוז וכן השוואה לפעילות הלשכה באמצעות מחוזותיה האחרים. מבין ממצאי הביקורת, יש להדגיש את הדברים הבאים: • בתחום הנהלים נמצאו חוסרים בהנחיות אופרטיביות המסדירות את פעילות הוועדה, כמו גם היעדר כללים להארכות מועד; קביעת מועד מקסימלי לקיים דיון בתלונה בוועדה וכו'. • בתחום מערכות המידע , נמצא חוסר מיצוי של יכולות המערכת בניהול תיקים, אך מאידך נמצא, שאין במערכת מעקב ובקרה מספיקים אחר תיקים שטרם נדונו בוועדה, כמו גם מעקב לוח זמנים כולל, שאיבת נתונים וניהול אוטומטי של תזכורות, הפקת דוחות ניהוליים וכיו"ב. • בתחום מועדי הטיפול נמצאו חריגות מזמני הנוהל בנושאים שונים, כגון פתיחת תיק במערכת; תגובת הנילון ועד להחלטת הוועדה; מקרים של משך ארוך מהקבוע בכללי סדרי הדין, ועוד. ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות, שאינן בידי המחוז וחלקן ברמת המחוז – שיש להן נגיעה מערכתית. להלן עיקרי ההמלצות: ▪ הסדרה בנוהל העבודה המחוזי הנחיות אופרטיביות לפעילות הוועדה, כולל תיעוד וניהול ממוחשב ופיזי של המידע, קביעת לוחות זמנים ותזכורות מהמערכת הממוחשבת.