מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

38

▪ פיתוח מודולים וכלים במערכת הממוחשבת לקידום תהליכי עבודה, כגון: הפקת דוחות סטטיסטיים ודוחות בקרה והתרעה, בקרות אוטומטיות, ביצוע הדרכות למשתמשים וכו'. ▪ נוכחות של נציג ציבור בכל התכנסות של ועדת האתיקה. ▪ הקפדה על לוחות זמנים כפי שנקבעו בסדרי הדין ובנהלי העבודה. קביעת כללים להארכת המועד לקבלת תגובת הנילון, וקביעת קווים מנחים לטווח זמן מקסימלי לדיון הוועדה בתלונה.

דוח ביקורת פנימית ,8/23 23.5.24 בתי הדין המשמעתי – מחוז דרום

במסגרת תוכנית העבודה של הביקורת לשנת 2023 , נערכה ביקורת בנושא מזכירות בתי הדין במחוז דרום. דוח הביקורת מתייחס לפעילות מזכירות בית הדין המשמעתי בשנים 5/2023 – 2020 (להלן: "תקופת הביקורת" .) הביקורת בנושא פעילות מזכירות בית הדין המשמעתי במחוז דרום בוצעה בסיוע מיקור חוץ ע"י משרד RSM שיף- הזנפרץ ושות', יעוץ, בקרה וניהול סיכונים, שנבחר במסגרת הליך מכרזי, ומסייע למבקר הלשכה בביקורת מגוון נושאים, בהתאם לתוכנית העבודה ובפיקוח מבקר הלשכה. הדוח כולל ממצאים והמלצות בדגש על הנושאים הבאים: הסדרת תהליכי עבודה בנוהל, ניהול תיקים של חברי בית הדין, מעקב אחר תיקי בד"מ, מערכות המיחשוב של המחוז ושימוש בהם, עמידה בלוחות זמנים בניהול תיק התביעה. בתחום הנהלים נמצא כי לא קיימת בנוהל התייחסות להוראות הרגולציה הרלבנטיות לסדרי הדין והפעולות הנדרשות לניהול התיקים, לרבות כללי מעקב ותיעוד במערכת המג'יק. בנושא הרכב בית הדין נמצא כי תהליך ניהול מעקב אחר מינויים וכהונתם של חברי בית הדין אינו ממוסד. לא מנוהל תיק אישי הכולל את המסמכים הנדרשים למינוי, אישור המינוי, מועד המינוי ומספר קדנציה, דבר המקשה על יישום הוראות הדין החלות על המינוי והכהונה. בנושא הגשת קובלנה לבית הדין , נמצא, כי בהעדר בקרות לאיתור והתרעה על תיקים שחורגים מהלו"ז המתחייב, לא היתה הקפדה מספקת על הגשת הקובלנה תוך 90 ימים ממועד החלטת הקובל, ועל שליחת הודעה לנקבל על הרכב בית הדין. בנושא זימון ודיון בבית הדין נמצא במדגם הביקורת כי משך הזמן שעבר בין מועד הגשת הקובלנה ומועד קביעת הדיון הראשון בבית הדין אינו סביר ונע בין 8 ל- 11 חודשים. בנושא הכרעת הדין וגזר הדין , לא הוקפד על מתן הכרעת הדין תוך 60 ימים ממועד סיום הדיון בתיק, ולא היתה הקפדה על מתן גזר הדין תוך 21 ימים ממועד הכרעת הדין. מבין ממצאי הביקורת שנערכה בבית הדין המשמעתי במחוז דרום, יש להדגיש את הדברים הבאים:

ניתנו המלצות בהתאם, ותגובות המחוז על דרך יישומן שולבו במקומות הרלוונטים.