מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

296

שמערכת המג'יק תומכת ביצוען. כך לדוגמה: מעקב אחר ניהול התיקים וגיולם מבוצע באופן ידני באמצעות קובץ אקסל ולא משתמשים במנגנון תזכורות אוטומטיות למועד קבלת תגובה מנילון ועוד. 2.4 לביקורת נמסרו דוגמאות לפתיחת פניות במערכת מג'יק. עבור כל פניה קיים דוח התקדמות ובו מפורטים בין היתר: תאריך קבלת התלונה, תאריך שבו נשלחה התלונה לנילון, התאריך שבו התקבלה תגובת הנילון, תאריך שבו הועבר התיק לחוות דעת, תאריך החלטת הועדה ושליחת ההחלטה לצדדים. 2.5 לצורך מעקב ופיקוח, מנוהלת רשימת תיקים בקובץ אקסל. אין התרעה של המערכת אחר תיקים שטרם נדונו. 2.6 מבדיקת הביקורת עולה, כי לא הוגדרו שדות חובה הנדרשים בניהול הפניה. כך לדוגמה שדה תאריך הפניה ושדה תאריך סגירת הפניה אינם שדות חובה. דהיינו, ניתן לפתוח תיק ללא הזנת תאריך קבלת הפניה במחוז וכן, ניתן לסגור תיקם (להעבירו לאחד מהסטטוסים הסגורים) ללא הזנת תאריך סגירה. 2.7 עוד עולה מבדיקת הביקורת, כי שימוש במערכת מג'יק במחוז הינו מוגבל הואיל ולא ניתן לבצע שליחת מיילים מהמערכת, לשאוב פרטי המתלונן והנילון, לסרוק מסמכים, לתעד מידע בשדות ייעודיים ולהפיק מכתבים מובנים ו/או טמפלטים. לביקורת נמסר, כי עובדי המחוז פנו בעבר בנושאים ה ללו וכן בנושאים רבים אחרים ליחידת המחשוב אולם הבעיות טרם טופלו. 2.8 הביקורת התרשמה, כי חלק מהקשיים שחווים עובדי המחוז נובעים מאי הכרות עם יכולות המערכת והכלים הקיים בה. 2.9 לביקורת נמסר כי "החל מיום הטמעת מערכת המג'יק בוועדת האתיקה מחוז דרום, כל התלונות אשר מוגשות לוועדה מתועדות במערכת ובתיקים הפיזיים, ובכלל זה כל התכתבות עם הצדדים באמצעות דוא"ל, כל המסמכים שהתקבלו מהצדדים, בקשות להארכת מועד ואישורן, אישורי מסירה לצדדים וכל מ סמך אחר הקשור בתיק למעט, חוות הדעת של הקורא בתיק שלא נסרקו עד היום, אלא נשמרו בקבצים נפרדים. מסמכים אלה ייסרקו אף הם למערכת בעקבות המלצת הביקורת". מגבלות המערכת 2.10 המערכת אינה מאפשרת לבצע מעקב חכם אחר התיקים ב"דחיפה" ( push ), כגון שליחה אוטומטית של תזכורות בדבר מועד שנקבע לקבלת תגובה מהנילון או כל תזכורת אחרת. בפועל, במחוז מרכז, בו מבוצע שימוש בתזכורות, הזנתן למערכת מבוצעת באופן ידני על ידי הגורם המבקש את המעקב (מה שפותח פתח לטעויות אנוש). 2.11 המערכת אינה מנהלת SLA ממוכן לגבי כלל לוחות הזמנים בתהליך, בפרט לעניין לוחות הזמנים לקבלת מענה מהנילון (אשר נמצאו כארוכים בשני המחוזות שנדגמו). 2.12 יודגש כי לא מבוצע מעקב ממוכן באמצעות תזכורות אוטומטיות, למרות שמערכת מג'יק תומכת בכך, ולא מופקים דוחות בקרה לאיתור פניות/תלונות שטרם הועברו לקובל על אף שחלף זמן שנקבע לכך. בתגובה נמסר כי "כל המידע שמור ומנוהל בתזכורות אאוטלוק המנוהלות על ידי הממונה על הועדה ובפיקוח של יו"ר הועדה והפרקליט". הביקורת תציין, כי שמירת מסמכים באאוטלוק אינה מהווה תחליף מספק לניהול ממוכן בתוך מערכת ניהול