מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

306

• שנת - 2020 עבור 19 פניות כמות הימים הממוצע ממועד פתיחת התיק ועד הגשת התלונה היה 48 ימים. בתגובה מסר המחוז לביקורת כי "מספרי התיקים החריגים שנפתחו באיחור הינם 53/2020 עד 82/2020 . תלונות שהוגשו בחודשים .3-4/2020 הסיבה לכך היא שהממונה על הוועדה הייתה בחל"ת ב של הסגר שהיה במדינה (התפשטות נגיף הקורונה)". • שנת - 2022 עבור 18 פניות כמות הימים הממוצע ממועד פתיחת התיק ועד הגשת התלונה היה 38 ימים. בתגובה נמסר לביקורת כי "חלק מהתיקים הנזכרים נפתחו ביחס לשאילתה שהוגשה ע"י עו"ד ולא מדובר בתלונה. בחלק מהמקרים נרשמה טעות סופר במועדים. בתיק אחד נשלח מכתב רשמי למלינה לאחר שנעשו מספר ניסיונות ליצור איתה קשר טלפוני. בארבע תיקים המתלוננת היא ועדת האתיקה בענייני פרסום והייתה התלבטות בין החברים לגבי אופי העבירה ומהותה". • שנת - 2023 תיק 17/23 כמות הימים ממועד הגשת התלונה ועד מועד פתיחת התיק הינו 128 ימים. לביקורת נמסר כי "המלין הגיש תלונה ביום 21/8/2022 שהייתה זהה לתלונה שהגיש בעבר נגד אותו נילון בתיק 18/2021 . הממונה על הוועדה לא פתחה תיק חדש ושמרה את כל המסמכים בתיק הישן ( 18/2021 ). ב 1/23 במסגרת שיחה של הממונה עם יו"ר הוועדה וחבר ועדה נוסף, הובהר לה שעליה לפתוח תיק חדש ולציין את הקשר לתיק הקודם. לפיכך, נפתח התיק כתיק חדש ב 1/2023 למרות שלמעשה הטיפול בו החל הרבה קודם". ה. לביקורת נמסר, כי המחוז אינו מפיק ממערכת המג'יק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה הכוללים, לדוגמה, מועדי מסירת הודעות לנילון, מועדי פניה לקבלת תגובה וכדומה. ניהול הפניות מבוצע באופן ידני בגליונות אקסל. הביקורת תציין, כי תגובת המחוז עולה בקנה אחד עם המלצות הביקורת הואיל ומחזקת את הצורך ומחדדת את היתרונות של דוחות בקרה מתוך המערכת למול קבצים המנוהלים באופן ידני וזאת בשל ריבוי הטעויות. המלצות א. נדרש לקבוע בקרות אשר יבטיחו עמידה בלוחות זמנים הנדרשים בטיפול בפניות. ב. מומלץ להפיק דוחות ניהוליים ודוחות בקרה מתוך המערכת אשר יאפשרו לבצע מעקב אחר עמידה בלוחות זמנים כפי שנקבעו לטיפול בפניות.

5.6 מדגם זמנים הביקורת דגמה 21 תלונות באופן אקראי. בדיקת הביקורת התייחסה לאופן הטיפול בפניה ואת לוחות הזמנים לטיפול בה, ובכלל זה:

מועד קבלת הפניה במחוז;

■

מועד שליחת מכתב הודעה על קבלת התלונה למתלונן; האם בוצעה בדיקה שהתלונה הוגשה בהתאם לכללים;

■

■

מועד הקמת התלונה במערכת המג'יק;

■

מועד שליחת מכתב לנילון, לקבלת תגובה ראשונית; מועד קבלת תגובה מהנילון (לרבות ארכות - אם היו);

■

■