מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023
357
ממצאים א.
דיווח נוכחות
▪ העובדים מדווחים נוכחות באמצעות כרטיס עובד, מידי חודש ב 19 לחודש נשלחת הודעה לעובדים לפיה עליהם להשלים דיווחים חסרים במערכת הנוכחות ולהמציא לאישורים רלבנטיים (חופשה, מחלה, שעות נוספות, החזרי הוצאות וכיוצ"ב). ▪ דיווחי הנוכחות נבדקים ברמת מחוז על ידי כל מנכ"ל המחוז הרלוונטי ומאושרים בחתימתו. ▪ לביקורת הועברו דיווחי נוכחות לחודש מרץ 2022 חתומים על ידי מנכ"ל מחוז דרום ומנכ"ל מחוז צפון, ע"ג הדיווחים ניתן לראות הערות שנרשמו על ידי העובדים, ובהתאם לצורך צורף גם דיווח נוכחות מתוקן. ללא ממצאים חריגים במדגם הביקורת. ▪ מבירור הביקורת לעניין הבקרות השלובות בתהליך עולה, כי עבור עובדי לשכה ארצית ומחוז ירושלים, חשב השכר מפיק דוחות בקרה ובכלל זה, דוחות שעות נוספות, עבודה מהבית, דיווחים רטרואקטיביים ללא אישור מנהל ישיר וכו'. דוחות אלו נשלחים למנכ"ל הלשכה לאישור ובקרה נוספת. י חד עם זאת, נמסר כי אישור המנכ"ל לנתוני דוחות הבקרה אינו מהווה תנאי חובה להמשך התהליך ככל ולא התקבלה תגובה בפרק זמן קצוב. ▪ לביקורת הועבר תיעוד לדוח שעות נוספות ודוח עבודה הבית שהועברו למנכ"ל לשכה ארצית עבור חודש מרץ 2022 והערות שהתקבלו ממנכ"ל הלשכה לדוחות אלו. ב. הכנת השכר ▪ קבצי הנוכחות מיוצאים ממערכת הנוכחות ונשלחים לחילן לצורך קליטתם במערכת השכר על ידי לשכת השירות. ▪ בנוסף, חשב השכר מכין ומעביר ללשכת השירות קובץ אקסל עם פירוט עדכוני שכר ורכיבי שכר שאינם שוטפים כפי שמתקבלים ממנכ"לי המחוזות או בהתאם לנדרש, כגון זקיפות הטבה, סיומי העסקה ותשלום החזרי הוצאות. ▪ לביקורת הועבר קובץ עדכוני שכר ללשכת השירות בגין חודש מרץ 2022 . מעיון בקובץ עולה, כי הינו מכיל רשימה שמית של כלל העובדים לרבות מספרי עובדים, ובהתאם לרלבנטיות רכיבי השכר אותם יש לשלם לכל עובד שזכאי לכך. בתגובה נמסר כי הכללת כלל העובדים נועדה להבטיח שלמות הנתונים. ▪ מבדיקת הביקורת עולה, כי לא קיימת רשימת בקרות הנדרשות לצורך ווידוא את נכונות נתוני השכר כפי שמחושבים על ידי לשכת שירות וכי חשב השכר מפיק דוחות בקרה שונים בהתאם לשיקול דעתו (דווחי מחלה, שינוי שכר וכד'). ▪ ככל והנתונים נמצאים שגויים מועברות הערות לתיקון ללשכת השירות. לא התקבל תיעוד לדוחות הבקרה המופקים על ידי חשב השכר, לרבות בחינה/אישור כי כלל רכיבי השכר שהתבקשו בקובץ עדכוני שכר נקלטו כפי שהתבקש. ▪ לאחר בדיקת השכר ואישור חשב השכר, נשלחים נתוני השכר לרבות דוח הפרשים מחודש קודם למורשי החתימה לאישור. ▪ הדוחות המאושרים מועברים לחשב השכר לבדיקתו והעברת הנתונים ללשכת השירות. ▪ לשכת שירות מבצעת ריצת שכר ומפיקה קובץ תלושי שכר לבדיקה. ג. בקרות שכר
▪
לאחר אישור הנתונים מופק קובץ למס"ב.
Made with FlippingBook - professional solution for displaying marketing and sales documents online