מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

63

בשל מגבלות החוק, המחוז אינו מבצע בדיקה עצמאית של היעדר רישום פלילי ומסתמך לצורך הבדיקה בהצהרת עורך הדין. לעניין בדיקת עבר משמעתי, על אף שמבוצעת בדיקת הרישום המשמעתי גם מול מחוזות אחרים, הדבר אינו מתועד. לעניין השתתפות נציג ציבור בקוורום ועדת האתיקה, עקב קושי בגיוס נציג ציבור נוסף, ועל מנת שלא לדחות התכנסות של הוועדה, לעיתים מתקיים דיון ללא נציג ציבור. התייחסות המחוז: השינוי ב הרכב וועדת האתיקה מצריך שינוי חקיקה ואיננו אפשרי , מה גם שיש לו השפעות רוחביות בדבר זהות האדם אשר רשאי לצפות במידע ושימוש בו מול גורמי חוץ . ד. הפקת דוחות ניהוליים מהמערכת: לא ניתן להפיק דוחות ניהוליים ישירות מהמערכת והבקרות מבוצעות באופן ידני, דבר אשר כאמור לעיל, גוזל זמן וחשוף לטעויות אנוש. גם המעקב השוטף אחר הטיפול בתיקים מבוצע ידנית ולא באמצעות דוחות ממוכנים מהמערכת. התייחסות המחוז: בזמנו לא הייתה הרשאה לפתיחת דוחות, היום ישנה הרשאה ודוחות מסוימים יוצאים בקלות, עדיין קיימת חסימה להוספת שמות למערכת. פניות למחשוב בנושא טרם טופלו. לא ניתן להפיק דוחות על פי שמות רפרנטים, אלא לפי מס' תיקים, מס' שאילתות , תיקים שעברו למחוזות אחרים וכו'.. ה. טיפול בתלונות: הואיל ולא היה ניתן לקבל מהמחוז דוחות ניהול מערכתיים, לא היה ניתן להציג סטטיסטיקה רחבה של לוחות זמנים לטיפול בפניות, מקבלת הפניה ועד לסיום הטיפול בה. מבדיקת מדגמית של משך טיפול בתלונות לשנים ,2021-2022 עלו לוחות זמנים ארוכים והתמשכות תהליכים , הן בשלב העברת הפניה לנילון לקבלת התייחסותו, הן בשלב קבלת תגובתו והן בשלב העברתה לוועדה ודיון בה. מדגימת תיקים משנת 2023 ניכר שיפור משמעותי בלוחות הזמנים שבטיפול בפניה, אולם עדיין ניכרו לוחות זמנים ארוכים בשלב קבלת חוות דעת, לקראת הגשתה לוועדה לדיון. התייחסות המחוז: הטיפול בתיקים מתבצע בהתאם לנוהל תעדוף הטיפול בתלונות, שמתייחס ל אופי העבירה המיוחסת, דחיפות הטיפול וכו'. ליפכך יתכן והדוח יכיל רשימת תיקים שטיפול בהם מהר יותר מאחרים .

ריכוז ההמלצות והתייחסות המחוז

בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות, שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות המחוז:

נהלי עבודה מומלץ להסדיר בנוהל העבודה המחוזי הנחיות אופרטיביות שיסדירו:

א. פתיחת תלונה במערכת הממוחשבת, לרבות תלונות עם חוסרים. ב. קביעת לוחות זמנים לפתיחת תלונה במערכת ולטיפול בה (בהלימה להוראות הרגולציה ולנוהל העבודה הארצי), ג. אופן הטיפול בהשלמות הנדרשות מהמתלונן ו/או בתלונה מתקבלת שלא בהתאם לדרישות, כללי תיעוד המידע במערכת הממוחשבת ובתיקים פיזיים, לרבות התכתבויות עם הצדדים באמצעות דוא"ל, כל המכתבים לצדדים, כל המסמכים שהתקבלו מהצדדים, בקשות להארכת מועד ואישורן, חוות הדעת של