מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

64

הקורא בתיק, אישורי מסירה לצדדים וכל מסמך אחר הקשור בתיק. הנחיות לטיפול בבקשות להארכות מועד. מעקב ממוכן אחר ניהול התלונה, בהתחשב ביכולות המערכת החדשה, לרבות קביעת לוחות הזמנים לקבלת התראות ותזכורות מהמערכת. ד . מומלץ לקבוע כי המחוז יבצע מעקב אחר תיקים שהועברו אל בית הדין , לרבות סריקת פסק הדין למערכת המג'יק, ציון פרטי התיק (מספר תיק קבילה, שם הקובל ומועד פסק הדין), וסטטוס התיק. ה . לעניין הפרוטוקול – ראה המלצה לסעיף .5.23 • החל מחודש יולי 2022 , כל תלונה ודוא"ל נפתחת ונשמרת במערכת הממוחשבת מרגע הגשת התלונה. תיקים פיזיים מתנהלים רק בקובלנות, ואין מקום להדפיס חומרים אלא כשהדבר נדרש. • באשר לקובלנות המתנהלות, מערכת המג'יק הישנה כללה אבחנה בין ניהול תלונות לניהול קובלנות, לא כך במערכת החדשה והועדה אינה מקבלת מענה טכנולוגי מתאים, הועדה סבורה כי במובן זה הפתרון של המערכת הישנה היה טוב יותר. הועדה מנהלת רישום באקסל של כל ההליכים המשמעתיים המתנהלים בבתי הדין, וגם מתעדת את ההליכים במערכת החדשה. א. מומלץ לקבוע נוהל תיעוד ולהקפיד על יישומו, כך שכל חומרי התיקים יהיו מתועדים במערכת ולא יהיו קיימים רק בדוא"ל אישי של הגורם שמנהל את התיק. ב. מומלץ לבחון היתכנות לפיתוח מודולים וכלים במערכת לייעול וקידום תהליכי העבודה בכלל ותהליכי העבודה מקוונים בפרט. בכלל זה: בחינת הסיבות לאיטיות המערכת בהעלאת קבצים, קביעת פורמטים מובנים למכתבים ושליחתם מהמערכת, בחינת עבר משמעתי של הנילון, הפקת דוחות סטטיסטיים מהמערכת בחתכים שונים בהתאם לצורך של המחוז ואפשרות לניהול תיק באופן מקוון. ג. מוצע לבחון במונחי עלות מול תועלת, האפשרות להסבת נתוני מערכת המג'יק הישנה אל מערכת המג'יק החדשה, כך שכל התיקים ינוהלו במערכת אחת. ד. מומלץ לבחון את הצורך בביצוע הדרכה נוספת לעובדים הרלוונטיים, לגבי האפשרויות הקיימות במערכת, על מנת להכשירם לעשות שימוש בפונקציות הקיימות ובכלל זה, באפשרות לבצע תזכורות ממוכנות, הפקת דוחות סטטיסטיים וכדומה, דבר שיסייע לבצע מעקב, לייעל תהליכי עבודה ויהיה פ חות חשוף לטעויות אנוש. ה. מומלץ לפעול ליצירת מכתבים מובנים במערכת ולמכן תהליך שליחתם. ו. מומלץ לקבוע בקרות אוטומטיות במערכת אשר יזניקו תיקים שעלו לדיון אך לא ניתנה בהם החלטה, להמשך מעקב. לאחר המעבר למערכת החדשה, נשלחו הודעות דוא"ל לגורמים הרלוונטיים בלשכה ובקשה לפתיחת הרשאות כפי שקיימות במערכת המג'יק של וועדת האתיקה הארצית, לצורך הוצאות דוחות מעודכנים ויותר מפורטים. המיילים נותרו ללא התייחסות. עם חילופי הגברי, וסיום תפקידו של מנכ"ל הלשכה הסוגיות הועלו בפני הנהלת הלשכה החדשה. ב . כיום במערכת המג'יק לא ניתן לרשום "איש צוות" ולסווג אצל מי מהרפרנטים נמצא התיק לכתיבת חוות דעת, אלא בהערה צדדית שלנו, שלא מאפשרת קבלת הנתונים לצורך הוצאת דוח רפרנטים, כמה תיקים נמצאים אצל כל רפרנט התייחסות המחוז: מערכת המג'יק התייחסות המחוז: א.