מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2023

95

11.9 שלב חמישי: קבלת ריג'קטים כחלק מהגדרת תהליך העבודה, חברת הדפוס "אגן" נדרשת להעביר ללשכה, במהלך חודש אוגוסט "קובץ חזרות". הקובץ כולל את התרשומת לגבי מכתבים שנשלחו אך לא הגיעו ליעדם (דואר חוזר). קובץ זה נקלט במערכות הלשכה, לצורך תיעוד ואינדיקציה למוקדי השירות בלשכה. הביקורת קיבלה את קובץ הריג'קטים מחברת "אגן", לשנת 2022 . הקובץ כולל 4,850 רשומות. מתוכם ל- 4,390 מעודכנת במערכת כתובת דוא"ל עדכנית. יודגש, כי לא ניתן לבצע ניתוח של אחוז ההחזרות הואיל ולביקורת לא הועבר קובץ שוברי דמי חבר לשנת .2022 11.10 שלב שישי: הטיפול בריג'קטים הטיפול בכל הודעת גבייה שחזרה, מתועד בתיק של אותו חייב. עם כניסה לתיק, תקפוץ למשתמש באופן אוטומטי הודעה על כך שדבר הדואר חזר. בשיחה עם האחראית על עדכון פרטים אישיים, נמסר כי לא מבוצעות פעולות אקטיביות לעדכון פרטים אישיים עבור עורכי דין שהדואר בגינם חזר. עדכון הכתובת מבוצע רק עבור עורכי דין אשר פונים ללשכה מיוזמתם על מנת לעדכן את הכתובת וזאת הואיל ולטענת הלשכה, לעיתים דואר חוזר מס יבות אחרות הקשורות להתנהלות של דואר ישראל . נמסר, כי לא ניתן לבצע ממשק אוטומטי לרשות האוכלוסין לעדכון פרטי כתובת דואר, הואיל ועורכי הדין יכולים לבחור האם לקבל את הדואר לכתובת המגורים או לכתובת משרדם. עוד בהתייחס לכך, נמסר כי "עו"ד יודעים שעליהם לשלם כל שנה דמי חבר ובדרך כלל מיוזמתם מעדכנים את הכתובת באזור האישי באפליקציה או באתר הלשכה."

מדגם:

עבור חמשת המקרים המפורטים להלן, הביקורת ביקשה לקבל: תיעוד לקיום ההתראה בדבר חזרת הדואר בתיק הספציפי של החבר וכן תיעוד לטיפול בתיקון הנתונים ככל שישנו (שינוי כתובת למשל, או כל פעולה אחרת אם וככל שבוצעה לגביו). מס"ד מועד עדכון אחרון של כתובת החבר האם תוקנה הכתובת

הכתובת הידועה האחרונה של עורך הדין עודכנה בשנת 2019

לא

1

כן

הכתובת עודכנה לאחרונה בינו' 2023

2

לא

3 הכתובת עודכנה לאחרונה במאי 2015

לא ביצעה עדכון כתובת מהסמכתה ביוני 2018

לא

4

הכתובת עודכנה לאחרונה באו' 2014 לא

5

כפי שעולה מהמדגם, בגין 4 חברים (מתוך 5 ) לא עודכנה כתובת למשלוח דואר לאחר שדבר הדואר בגינם חזר. 11.11 טיפול בחובות: במהלך השנה נשלחות תזכורות לעורכי דין אשר לא הסדירו את התשלום. ראה בהרחבה בסעיף 10 להלן. 11.12 הנחות ופטורים: מתן הנחות מתבצע על ידי ועדת פטורים והנחות. לביקורת נמסר כי "לפני כשנה וחצי בוצע רה-ארגון