מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

21

תמצית המלצות

1 . מומלץ לבצע מעקב מסודר אחר שביעות רצון של הטיפול.

2 . יש צורך לעגן בכללים, היעדר ועדות חריגים מחוזיות, ולהסתפק בוועדה ארצית.

3 . מומלץ לבדוק את הצעת הממונה הארצית לשינוי בכללים, ולפעול ליישומה במקומות הנדרשים.

4 . מומלץ לבחון שדרוג של מערכת המיחשוב, להגדיר בה דוחות בקרה ולאפשר הפקת דוחות באקסל לצרכי עיבוד נתונים. לדעת הביקורת, יש להגדיר את מטרות הדוחות האלה – אם יש בהם צורך או תועלת – ולהפיק אותם בהתאם. 5 . מומלץ לרכז את מערכת ההוראות, ההנחיות והתוכניות לנוהל מקיף של המערכת. עד אז ליצור נהלים נקודתיים, כגון מקרים דחופים. 6 . מומלץ לתת מענה למגבלות תיעוד שנוצרו עם המעבר לתחנות ייעוץ טלפוניות, כמו גם מילוי הטופס באופן מקוון ותצהיר עו"ד בכפוף למגבלות ביטחון מידע.

7 . מומלץ לבחון את נחיצותה הנוכחית של חברת שכר מצווה בע"מ, ולקבל החלטות בהתאם.

8 . מומלץ לבדוק את צרכי ההדרכה של מתנדבי הייעוץ והייצוג ולבצע בהתאם.

שכר ומשאבי אנוש – מחוז חיפה 2/24 עיקרי ממצאים

.1 בניגוד לשאר המחוזות שמשתמשים לבקרת שכר ונוכחות, בתוכנות "הרמוני" ו"חילן", מחוז חיפה משתמש בתוכנת "לומן מד עת" לדיווח הנוכחות וב"שקלולית חלונות". יש מקום לבדוק , חסכון, יעילות ויתרון לגודל בשימוש במערכות זהות בכל מחוזות הלשכה. 2 . לא קיימים נהלי עבודה המעגנים את תהליך הכנה, חישוב ואישור השכר, לרבות הבקרות הנדרשות בו. .3 לא קיימת רשימת תיוג, או כל רשימה אחרת, המפרטת את הבקרות הנדרשות בכל שלבי תהליך איסוף נתוני נוכחות והכנת שכר .4 לביקורת הועבר תיעוד לאישור דיווחי הנוכחות על ידי המנכ"לית, כפי שמתחייב בתהליך העבודה. .5 הנתונים המועברים למורשי החתימה לצורך בקרה ואישור המשכורות, לא כוללים מספרי השוואה לחודש שכר קודם ובכך לא ניתן לבצע בקרה לזיהוי חריגים. .6 תהליך איסוף נתוני הנוכחות, בדיקתם והזנתם וכן תהליך הכנת השכר על בסיס הנתונים הללו מבוצע על ידי אותו גורם. מצב זה מהווה פגיעה ביישום עקרון הפרדת תפקידים ובכך עלול להיות חשוף לטעויות ואי סדרים. .7 הסכם העסקה אישי של עובדת אחת אינו תואם, לכאורה, את הוראות החוק לעניין צבירה מקסימלית של ימי חופשה ומאפשר לעובדת לצבור עד 120 ימים בשנה, בעוד החוק מ גביל את ה צבירה ל מכסה של שנתיים לכל היותר )בפועל צבירה של עובדת זו עומדת על 123.5 ימים לעומת 39 שמותיר החוק(. .8 יתרה צבורה של ימי מחלה של עובדת אחת עולה על 90 ימים, כפי שהוגדרו בחוק, ועומדת על 576 ימי