מבקר לשכת עורכי הדין בישראל - דוח שנתי 2024

22

מחלה. .9 ל 3- עובדים נמצאו שיעורי הפרשה לפנסיה/קרן השתלמות שאינם בהלימה עם הקבוע בהסכם הקיבוצי. 10 . מתבצעת בקרה ידנית על דיווחי נוכחות של העובד , אך לא היתה הקפדה על תיעוד הגורם המבצע את הבקרה, לרבות לעניין אישור חישוב שעות נוספות ותיקונים ידניים. בעקבות הביקורת הוחל בהקפדה על חתימת הגורם המבקר. .11 עובדת אחת מדווחת נוכחות באמצעות קובץ אקסל ולא באמצעות כרטיס עובד ושעון הנוכחות. .12 הוצגו אסמכתאות לדיווחי נוכחות והיעדרות ע"י מנכ"לית המחוז. עם זאת, כללית, דיווחי נוכחות של עובדים במשרת אמון, מקשים על מעקב ופיקוח אחר ניצול ימי חופשה ומחלה ומאפשרות צבירה של יתרות העולות על מכסות הקבועות בחוק. הדבר מחייב הקפדה ע"י העובד עצמו . המלצות בדוח ניתנו המלצות מפורטות לתיקון הליקויים, אך חשוב לציין, כי חלק מהדברים כרוכים בפעולות מערכתיות , שיש לקבל באופן מערכתי ולהחיל על כלל המחוזות. להלן עיקרי ההמלצות והתייחסות המחוז. בגוף הדוח ניתנו לכל המלצה התייחסות המחוז. 1 . מומלץ לבחון במונחי עלות מול תועלת את הצורך ביצירת אחידות בין המחוזות ומעבר למערכות הנהוגות בכלל מחוזות הלשכה. 2 . מומלץ לגבש נוהל עבודה להליך הכנת השכר, כך שישקף את תהליך העבודה המיטבי הרצוי למחוז, יגדיר את לוחות הזמנים ויקבע את הבקרות שישולבו בתהליך על מנת להבטיח תשלום שכר במועד לאחר ביצוע כלל הבקרות הנדרשות. 3 . מומלץ להגדיר בקרות הנדרשות בתהליך הכנת השכר לרבות תדירות, היקף וגורמים מאשרים, כללי תיעוד, רשימות תיוג לרבות עבור נתונים שאינם כספיים )כגון צבירת ימי חופשה(. 4 . ככלל, מומלץ לתעד את כל הבקרות וכל האישורים בתהליך. 5 . מומלץ כי בדיקת מורשי החתימה לאישור השכר, תכלול בדיקת פערים ביחס לתקופות שכר קודמות וזאת ברמת העובד. 6 . מומלץ לבחון יישום עקרון הפרדת תפקידים בתהליך איסוף נתונים והכנת שכר ולהכניס, במידת הצורך, גורם נוסף שיזין את נתונים הנוכחות. .7 מומלץ לבחון את תקינות המשפטית של הסכם העסקה ותקינותו ביחס להוראות החוק בהתייחס לצבירת ימי חופשה. 8 . מומלץ לבדוק את הפער לכאורה, שנמצא בצבירת ימי מחלה, לתעד הבדיקה ולבחון דרכי הטיפול בחריגה. 9 . מומלץ להקפיד כי לדיווחי הנוכחות יצורפו כלל האישורים הרלבנטיים )לרבות חתימת העובד(, לצורך שלימות הבדיקה על ידי חשבת השכר ומנכ"לית המחוז. 10 . מומלץ להקפיד כי תיקונים ידניים על גבי דיווחי הנוכחות יוחתמו על ידי הגורם המאשר.